Framework : identifier les indicateurs de pilotage à suivre pour ma collectivité en 6 étapes

Il n’est pas toujours évident, en tant que directeur ou chef de service d’une administration publique, d’identifier les indicateurs de pilotage pertinents à suivre. Si les centres et associations de gestion font un travail remarquable depuis plusieurs années pour diffuser des outils et ressources à destination des collectivités territoriales, il faut néanmoins reconnaître que la littérature sur ce sujet n’est pas aussi abondante que pour le secteur privé. Nombreuses sont les administrations encore démunies face à la mise en œuvre de tableaux de bord et d’indicateurs décisionnels.

Pourquoi suivre des indicateurs chiffrés ?

1. En suivant de près ces indicateurs, vous améliorerez le pilotage de votre collectivité, avec une prise de décision optimisée basée sur la donnée.
2. Vous aurez plus rapidement la réponse à vos questions et celles de votre service.
3. De plus, si ces indicateurs sont partagés et automatiquement mis à jour, vous pourrez vous libérer ou libérer vos agents d’une charge de travail non négligeable. Ainsi, les collaborateurs ayant à suivre des indicateurs peuvent y accéder eux-mêmes en complète autonomie. Une charge qui se chiffre très vite à plusieurs dizaines de milliers d’euros par an en temps de travail. Collaborateurs de la direction financière, contrôleurs de gestion ou encore équipes RH peuvent passer jusqu'à 50% de leur temps à extraire, traiter et présenter les données pour faire face aux questions des autres directions.

Cet article vous livre une trame de questions utiles pour l’instauration d’une démarche de pilotage au sein de votre organisation, de votre direction ou de votre service.

Les étapes énoncées dans cet article peuvent également être vues comme un cadre de réflexion, première étape vers la mise en place d’un système informatique d’aide à la décision, regroupant les indicateurs que vous aurez définis dans des tableaux de bord, facilement accessibles aux agents et décideurs de votre collectivité. Vous pourrez télécharger le framework en fin d’article.

Pour un conseil personnalisé adapté aux besoins de votre collectivité, demandez à être rappelé par un de nos chargés d'affaires

1. Définir en amont des objectifs chiffrés pour mon activité

Si les objectifs fixés par votre hiérarchie ne sont pas toujours chiffrés, il peut être pertinent de déterminer en amont pour votre entité les objectifs clés et chiffrés à atteindre suite à la mise en place de ces tableaux de bord. Ainsi, lors de la consultation d’un indicateur, vous visualiserez plus facilement le niveau d’atteinte de cet objectif et serez plus apte à prendre des décisions pour corriger le tir ou maintenir le cap, que ce soit au niveau de votre service ou de la Direction Générale.

Exemples d’indicateurs :

• Une réduction de 3% des dépenses
• Réduction de 10 jours des délais de paiement des factures
• Une augmentation de 10% de la part des demandes réalisées directement sur le site internet ou l’application de la Ville plutôt qu’au guichet ou par téléphone

A lire également, notre article Exploitation des données : 6 points à surveiller dans ma collectivité

2. Lister les principaux enjeux auxquels mon entité est confrontée  

Faire une liste exhaustive, et si besoin, demander l’avis de la Direction Générale pour avoir une vision plus globale.

Exemples d’enjeux qui nécessitent une attention particulière :

• Un taux d’absentéisme plus haut que la moyenne de ma collectivité
• Une charge de travail obligeant les agents à réaliser trop souvent des heures supplémentaires
• Des difficultés de prévision de mon activité très fluctuante (ex : services de maintien à domicile)
• Une réorganisation des services

A lire également, notre article Pilotage : les enjeux spécifiques liés à la mutualisation des services communaux

3. Lister les questions les plus récurrentes posées par ma direction et les élus. Et inversement, lister les questions que je pose le plus régulièrement à mes agents

Si vous n’avez pas réussi, ou seulement en partie, à répondre aux deux questions précédentes, les objectifs et enjeux se cachent généralement dans les questions les plus régulièrement soulevées en réunion de service, en co-direction, par mail, ou même à la machine à café !

Établissez deux listes et tentez d’être exhaustif, en listant toutes les questions qui reviennent au moins une fois par an.

A lire également : Pourquoi mettre en place un dialogue de gestion dans votre collectivité

4. Lister les moments de la semaine, du mois ou de l’année où vous avez le plus besoin d'accéder aux données de vos systèmes d’information

Si l’idée de suivre l’effet de Noria vous réjouit déjà, il existe peut-être avant d’autres indicateurs plus prioritaires, que vous suivez déjà tout au long de l’année, sans peut-être encore en avoir pris conscience ?

Prendre du recul sur les “temps forts” qui rythment votre activité peut être une étape judicieuse pour identifier des indicateurs de pilotage.

Par exemple, il peut s’agir :

• Des différentes étapes de la préparation budgétaire
• Des comités de directions mensuels
• De la préparation des conseils municipaux ou territoriaux
• De réunions publiques trimestrielles

A lire également : Les 5 meilleures pratiques de préparation budgétaire

5. Lister les sources de données sur lesquelles s'appuie votre entité

Lister les sources de données. Si vous travaillez dans un service ou une direction, vous aurez 1 à 3 sources la plupart du temps. Si vous faites partie de la Direction Générale, vous devrez sans doute composer avec des dizaines de sources si vous souhaitez une vue holistique de votre territoire.

Toutes ces sources ne seront pas utiles à la mise en place de pilotage, certaines par contre sont une mine d'or ! Après avoir échangé avec des centaines de collectivités à ce sujet, il ressort quelques bases particulièrement riches :

• Les logiciels de gestion financière et des ressources humaines, la matrice de base pour toute collectivité
• Les logiciels de services techniques, des services à la population et du social, pour les communes et intercommunalités
• Les logiciels sur le volet social, pour les départements

NB : Il arrive régulièrement que certains indicateurs ne puissent être construits en raison d’absence de données, ou de données fiables sur lesquelles s’appuyer. Les causes peuvent être multiples : l'absence de champ disponible dans le système d'information (comme les ETPs dans la majorité des logiciels de gestion RH), l'absence de saisie des données dans le système d’information, ou le remplissage d’informations erronées  (mauvais champs, erreurs de saisies, etc.).

Il est ainsi important de corréler la mise en place d'indicateurs de pilotage au sein de votre entité avec les sources de données disponibles (tableurs Excel, logiciel comptable, logiciel de paie, etc.).

A lire également : Collectivités, pourquoi il est urgent de mettre en place un Data Lake ?

6. Bilan : Lister et hiérarchiser les indicateurs pertinents à créer, en interrogeant pour chacun la qualité des données

Il est nécessaire de hiérarchiser vos indicateurs afin que l’information reste lisible et propice à la prise de décision. Il peut à ce titre être pertinent, avant même de lister les indicateurs que vous souhaitez piloter, de vous fixer un nombre limité d'indicateurs à suivre (par exemple 10).

Lié à l'étape précédente, indiquez pour chaque indicateur la ou les sources de données dans lesquelles aller chercher l'information. Si la donnée n'est stockée nulle part ou que les données ne sont pas fiables, peut-être faudra-t-il alors abandonner cet indicateur ou mettre en œuvre les actions correctives pour l'obtenir (fiabilisation/retraitement automatique des données, changement des processus de saisie dans les systèmes d'information, etc.).

Pour évaluer la qualité de vos données et identifier les mesures correctionnelles à apporter, il peut être judicieux de procéder à un audit de vos systèmes d’information. Adressez-vous à votre DSI pour savoir quelle est la meilleure manière de procéder.

Une fois cette dernière réflexion effectuée, vous devriez avoir entre 5 et 15 indicateurs clés, hiérarchisés, et réalistes (la donnée permettant de calculer tel indicateur existe dans une de vos sources).

Enfin, ce cadre de réflexion peut être ensuite utilisé par toutes les autres directions de votre collectivité, pour en amont définir un cadre global d'indicateurs de pilotage, et pouvoir passer au déploiement d'une Solution d'Aide à la Décision (SIAD-SAD) ou de Business Intelligence (BI).

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de ses solutions, lisez notre Petit guide de l’informatique décisionnelle à l’usage des collectivités territoriales

7. (Optionnel) Mettre en place les indicateurs au sein de tableaux de bord et les partager avec les collaborateurs concernés

Pour rendre plus facile et efficiente la consultation de ces indicateurs et le pilotage de votre activité, il peut être pertinent de construire un ou plusieurs tableaux de bord dans lesquels répartir vos indicateurs.

Plusieurs solutions sont possibles :

Solution 1 : Excel

La construction d'un tableau de bord au sein d'un tableur Excel. Cette solution peut paraitre la plus économique, mais est également la plus coûteuse en temps pour votre direction. Elle nécessite de mobiliser vos agents tous les mois ou trimestres sur des tâches de traitement des données chronophages, car les données ne se mettent pas à jour automatiquement.

Solution 2 : passer par un intégrateur et une solution de Business Intelligence

L'installation d'une solution de visualisation de données (on parle en anglais de Business Intelligence ou Dataviz) ainsi qu'un extracteur par un intégrateur (Capgemini, Accenture..). Inconvénients : formation couteuse des agents, consultants non spécialistes des indicateurs de pilotage, et temps de mise en place supérieur à 1 an.  

Solution 3 : solution tout-en-un comme Manty

La mise en œuvre d'une solution d'extraction de données et de visualisation "tout-en-un", spécialisée dans les collectivités territoriales comme Manty. Solution qui intègre déjà les tableaux de bords et indicateurs les plus utilisés, et permet la mise en place d'indicateurs sur-mesure, accompagné par des consultants experts du secteur public.

Pour en savoir plus sur les solutions existant sur le marché, lisez notre Livre blanc de la comparaison des solutions décisionnelles pour collectivités territoriales.

Notre dernier conseil

Une fois vos indicateurs et tableaux de bord en place, continuez d’avoir un regard critique sur leur pertinence, en mesurant par exemple leur usage, ou en notant les informations qu’il vous manque pour les faire évoluer au fil du temps.

Téléchargez notre trame méthodologique en PDF

Si vous avez aimé cet article, n'hésitez pas à découvrir notre solution Manty Décision, ou à contacter un chargé d'affaires pour en parler de vive voix, et voir comment Manty peut améliorer et accélérer le pilotage de votre collectivité.

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