Exploitation des données : 6 points à surveiller dans ma collectivité

Les collectivités rassemblent de grandes quantités de données : sur les agents publics, sur la population, sur les budgets et leur exécution, sur l'infrastructure, l'activité, les flux et mouvements locaux (...).

Toutes ces données sont une source inépuisable de savoir et leur utilité est grande. Il s'agit là de réels piliers dans la rédaction de rapports, le partage d'informations et la prise de décision au sein de la collectivité.

Ces dernières années, avec la floraison des outils informatiques en tout genre, l'utilisation de ces données pour le pilotage des politiques publiques est devenue un enjeu primordial.

Mais quels sont les enjeux liés à l'exploitation des données dans les collectivités territoriales ?

1 - Accéder rapidement aux données

La première problématique que rencontrent les collectivités est la suivante : de nombreuses données sont générées par l'activité quotidienne des services, ou sont rentrées par des agents dans des logiciels métiers, différents pour chaque périmètre.

À chaque fois qu'un décideur, directeur ou chef de service a besoin de visualiser un indicateur, des agents vont alors devoir se connecter sur ces logiciels métiers. Par exemple :

• "j'ai besoin du taux d'absentéisme par service"
• "les montants réalisés et mandatés par mon service par rapport aux enveloppes budgétaires"

Ces agents vont sélectionner de multiples champs qu'ils ne peuvent pas toujours filtrer comme ils le souhaitent, et vont devoir extraire une multitude de données croisées, puis les traiter et consolider.

Ces extractions et retraitements sont extrêmement lourds et peuvent prendre un nombre d'heures considérable avant d'être finalisés et que l'information soit utilisable.

Il n'est pas rare qu'un directeur attende 3 semaines pour obtenir un simple indicateur. Ce processus chronophage doit ensuite être répliqué pour chaque requête, et il peut en avoir des dizaines chaque mois pour chaque service.

Il est donc primordial pour les collectivités d'avoir un accès rapide à leurs données, pour pouvoir agir vite et économiser le temps des agents responsables des exports et traitements de données.

A lire sur le même sujet : le Petit guide de l'informatique décisionnelle à destination des collectivités territoriales

2 - Accéder aux données les plus récentes

Le second problème rencontré est celui de l'actualisation des données. Les décideurs vont vouloir obtenir ces indicateurs à intervalles réguliers.

Chaque export, permettant ensuite de construire des indicateurs, se doit d'avoir les données les plus récentes possibles. Ces processus d'exports fastidieux doivent donc être répliqués indéfiniment.

• Tous les lundis le DGS a besoin des données financières de la collectivité.
• Le service RH suit la masse salariale une fois par mois.
• Le DAF va souhaiter suivre toutes les 2 semaines la consommation budgétaire de chacune des Directions.
• Les chefs de services vont avoir besoin une fois par mois d'accéder au suivi des absences de leur équipe.
• La Direction des Ressources Humaines doit extraire et utiliser chaque année une multitude de données pour la construction de son bilan social (...)

À lire sur le même sujet : DAF d'une collectivité territoriale : quels indicateurs suivre ?

D'autres indicateurs se suivent même au quotidien :  

• Le délai de traitement des factures par les directeurs et chefs de services,
• Le suivi des interventions au sein des Services Techniques,
• Le nombre de présences d'enfants en crèche au sein de la Direction Petite Enfance, pour estimer le nombre d'agents nécessaires à chaque plage horaire de chaque jour de la semaine (...)

Chacune de ces requêtes se doit donc d'être actualisée au jour près, à chacun de ces moments précis, pour chacune des directions. Les exports et retraitements se font alors sans fin.

3 - Centraliser les données

Les différentes collectivités françaises, quelques soient leur taille ou leurs domaines de compétences, utilisent une myriade de logiciels métiers différents.

Les logiciels utilisés diffèrent aussi pour chaque périmètre. Une collectivité aura par exemple un premier logiciel pour les Ressources Humaines (Adelyce, Astre RH, Cegid), un second pour les Finances (Civil Finance, Sedit Finance), un troisième pour la gestion Petite Enfance (concerto, Agora+, Teamnet...) et encore un autre pour tout ce qui relève des Services Techniques. Les plus grosses collectivités comme les métropoles, départements et régions, peuvent avoir des dizaines de logiciels différents.

Les bases de ces logiciels contiennent une multitude de données de tous types. Mis ensemble, ces larges volumes d'information sont de véritables mines d'or pour les décideurs.  

En effet, mettre en relation ces différentes sources dans un même tableau de bord permet d'avoir une vision d'ensemble de la collectivité. Ainsi, on peut mieux analyser et comprendre l'activité et les ressources disponibles et ainsi prendre des décisions et agir rapidement.

À lire sur le même sujet : 6 exemples de tableaux de bord pour piloter votre collectivité

Enfin, pour aller plus loin on peut également croiser les données de plusieurs logiciels dans un même indicateur. On peut par exemple croiser les données financières avec celles des ressources humaines et du logiciel petite enfance, pour calculer précisément le coût d'une place en crèche. Les données RH pour le coût du personnel, les données Financières pour évaluer le coût du bâtiment et des infrastructures attenantes, et les données du logiciel Petite Enfance pour les réservations et présences des enfants suivant les plages horaires.

Cette mise en relation de toutes les données permet à terme de créer des indicateurs encore plus précis, et de permettre un pilotage des politiques publiques efficace et transparent.

Les administrations ont donc un réel besoin de décloisonner ces informations stockées dans les différentes bases.  

A lire sur le même sujet : notre Livre blanc de la comparaison des solutions décisionnelles pour collectivités territoriales

4 - Visualiser des données

Un décideur n'a pas de temps à perdre. Lorsqu'il consomme une information, cela doit être rapide à lire, intuitif et facilement compréhensible. Un DGS ou un DGA n'aura certainement pas le temps d'analyser un document Excel de 3000 lignes répertoriant les dépenses des derniers mois. Encore moins de comparer les montants mandatés par chapitre avec les montants budgétés définitifs votés dans la commune.

C'est pourquoi il est primordial d'avoir des visualisations claires et parlantes. La construction d'indicateurs joue ici un rôle clef dans cette visualisation en remplaçant les historiques tableaux Excel à rallonge par des diagrammes, courbes et jauges colorées, permettant en un coup d'œil d'analyser les tendances et évolutions.

Aussi, un décideur va vouloir visualiser pour mieux comparer : plusieurs lieux, plusieurs gestionnaires, plusieurs services. Un diagramme en bâtons permettra de rendre l'indicateur compréhensible, et réaliser instantanément par exemple que la hausse des dépenses d'un service  est trop rapide (N versus N-1), comparée à celle des autres services.

À lire sur le même sujet : DRH d'une collectivité : quels indicateurs suivre ?

5 - Personnaliser l'accès aux données

Dans une collectivité, personnaliser l'accès aux données est crucial dans un soucis de sécurité.

En effet, les données sensibles ne doivent pas être accessibles à toute la collectivité. Par exemple, seuls la/le DGS et la/le DRH peuvent accéder aux détails des salaires de chaque agent, sans avoir besoin d'anonymiser ces informations.

Aussi, même quand les données utilisées ne relèvent pas du domaine du sensible, une personnalisation de cet accès est nécessaire afin que chaque utilisateur puisse uniquement accéder aux données suivant son niveau d'accréditation. Les agents ont généralement besoin d'accéder aux informations de leur propre périmètre. Le reste - données des autres services & des autres logiciels - sera bloqué.

Par exemple un.e DGA va avoir besoin uniquement d'une vision de ses propres services. En revanche, un.e DGS va vouloir accéder aux données globales de la collectivité, pour visualiser en un coup d'oeil les tendances générales. Ce.tte DGS devra également avoir un accès au détail de chacun des services si besoin.

6 - Partager et diffuser l'information

Quel que soit le format choisi pour analyser les données en leur possession, les directeurs et chefs de services ont besoin de pouvoir diffuser aisément l'information.

Par exemple, le/la DAF doit pouvoir fournir des rapports d'activité précis et détaillés au DGS, et diffuser des visualisations chiffrées de la collectivité à son élu aux Finances.

Un Directeur va vouloir diffuser et partager des informations actualisées et précises à ses chefs de service, pour qu'ils puissent suivre en détails leurs indicateurs. Comme par exemple les absences, leur consommation budgétaire ou encore leurs propres délais de traitement des factures.

La diffusion d'informations peut alors passer par le partage de tableaux de bord, et permet de faire gagner beaucoup de temps aux directeurs.

Ainsi plus besoin d'exporter des données, de préparer un rapport ou même un mail avec des informations à une autre direction. Vous leur donnez simplement les droits d'accès à un tableau de bord, qu'ils peuvent venir consulter dès que cela s'avère nécessaire.

L'information circule alors librement et de façon transparente au sein de la collectivité. Elle n'est plus difficile à obtenir, ce qui occasionne des économies de temps pour les agents, et donc de l'argent in fine pour la collectivité.

C'est déjà la fin de cet article. Vous êtes maintenant conscients des enjeux data dans les collectivités territoriales, et connaissez les bonnes pratiques à mettre en place pour gagner du temps, éviter les frustrations et prendre des décisions efficientes grâce à la donnée !

Si vous avez aimé cet article, n'hésitez pas à découvrir notre solution Manty Décision, ou à contacter un chargé d'affaires pour en parler de vive voix, et voir comment Manty peut améliorer et accélérer le pilotage de votre collectivité.

‍