Tableau de bord RH « Revue des services pour les prévisions de masse salariale » : une solution pour anticiper, objectiver et décider

Chaque année, dans les collectivités territoriales, la préparation budgétaire mobilise à la fois les équipes financières et les ressources humaines (RH).

Les directions des ressources humaines (DRH) doivent évaluer les besoins de l’ensemble des services afin de déterminer le montant de masse salariale nécessaire au bon fonctionnement de la collectivité. Un exercice particulièrement délicat.

En effet : les DRH n’ont qu’une visibilité partielle sur les réalités de terrain. Pourtant, les besoins RH sont directement liés aux projets, aux activités et aux contraintes propres à chaque service.

Dans ce contexte, il est essentiel que les responsables de service soient impliqués dans l’analyse et l’argumentation des besoins RH.

C’est pour faciliter ce “partage de la fonction RH” que Manty a conçu le tableau de bord "Revue des services pour les prévisions de masse salariale".

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Objectiver les échanges entre RH et services

Dans la plupart des collectivités, des échanges entre DRH et services sont déjà organisés dans le cadre plus ou moins formel de la procédure de préparation budgétaire.

Le tableau de bord Revue des services pour les prévisions de masse salariale a donc une double vocation :

• D’une part, il structure la démarche collaborative et outille les collectivités en mettant à leur disposition des indicateurs adaptés,
  
  
• D’autre part, il instaure ou consolide les bases d’un dialogue de gestion dans lequel s’inscrit cette démarche.
  

Accessible dans Manty Décision, le tableau de bord "Revue des services" devient encore plus puissant lorsqu’il est couplé à Manty Prospective RH. Ensemble, les deux solutions constituent un outil d'aide à la décision pour les prévisions de masse salariale de la collectivité.

Cliquez ici pour consulter le tableau de bord interactif "Revue des services pour les prévisions de masse salariale" !

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Manty Décision et Prospective RH : du constat à la décision RH

Le tableau de bord “Revue des services” s’appuie sur la complémentarité de deux solutions RH de Manty :

• Manty Décision est votre base d’analyse RH. Les données de votre SIRH sont centralisées pour être structurées et visualisables sous forme de tableaux de bord synthétiques. C’est grâce à la visualisation des données et à l’utilisation du tableau de bord qu’il est possible d’analyser la consommation budgétaire de chaque service en temps réel. Cette lecture fine permet d’identifier les causes de sous ou surconsommation et d’optimiser la répartition des crédits pour les exercices à venir.
  
  
• Manty Prospective RH est votre solution de simulation et de projection de la masse salariale. Elle permet de construire des hypothèses de recrutements, de départs, de remplacements, d'astreintes ou d’heures supplémentaires tout en chiffrant immédiatement leurs impacts sur la masse salariale.
  

Les besoins sont identifiés dans Manty Décision, puis chiffrés dans Manty Prospective RH. Ainsi, vous pouvez construire des prévisions de masse salariale cohérentes avec la réalité des services.

Ces deux solutions utilisées de façon complémentaire permettent de baser vos discussions sur des données objectives, analyser et formaliser les besoins exprimés, mais aussi évaluer les incidences financières de ces besoins.

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Revue des services : un tableau structuré autour de données clés

Le tableau de bord comprend une vingtaine d'indicateurs regroupés sur trois thématiques : masse salariale, effectifs et absentéisme.

Chaque indicateur vise à :

• Dresser un état des lieux du réalisé de l'année écoulée,
• Échanger sur la situation observée et mettre en lien les dépenses et les évolutions constatées avec les besoins qui les ont motivés,
• Quantifier les prévisions et les argumenter en fonction de l'évolution des besoins prévus sur l'année à venir.

Pour chaque indicateur, des graphiques ou des tableaux sont générés à partir des données de votre SIRH, accompagnés de conseils pour animer vos échanges avec les services.

Les principaux groupes d’indicateurs à suivre sont :

• Heures supplémentaires et complémentaires
• Astreintes
• Personnels horaires et vacataires
• Contractuels saisonniers et remplaçants
• Effectifs permanents
• Âge des agents
• Absentéisme

Heures supplémentaires et complémentaires

Souvent révélatrices d’une surcharge ponctuelle ou d’un sous-effectif structurel, les heures supplémentaires peuvent être analysées sur plusieurs années ou par mois. Le tableau permet d’en discuter les causes, les pics récurrents et d’apprécier la pertinence de leur reconduction.

Astreintes

En fonction des missions de la collectivité, les astreintes peuvent représenter une charge conséquente. Le tableau de bord permet d’en suivre le coût, la répartition dans l’année, et d’identifier les marges de manœuvre.

Personnels horaires et vacataires

Ces collaborateurs sont souvent mobilisés lors de pics d’activité : événements, vacances scolaires, périodes estivales… Le tableau permet d’objectiver les liens entre dépenses et activité réelle, pour ajuster les prévisions sur l’année à venir.

Contractuels saisonniers et remplaçants

Ces deux catégories participent à absorber temporairement une surcharge de travail ou à remplacer des absents. Le tableau permet de :

• Suivre leur évolution dans le temps
  
  
• Croiser les données avec l’absentéisme et les heures supplémentaires
  
  
• Et argumenter les hypothèses de reconduction ou d’ajustement
  
  

Effectifs permanents

Quelle est l’évolution des effectifs titulaires ? Quels sont les postes vacants ? Depuis quand ? Quels sont les départs prévus dans les mois à venir, et quelles incidences auront-ils sur le fonctionnement du service ? Ces informations sont essentielles pour ajuster la stratégie de recrutement et mesurer leur impact sur la masse salariale.

Il est aussi important de faire le point sur les différents contractuels qui arrivent à la fin de leur contrat. Faut-il prévoir une reconduction du contrat, leur proposer un CDI ou alors ne pas les renouveler ? Quelles seront les incidences financières de ces choix ?

Âge des agents

Le vieillissement des effectifs permet d’anticiper les départs à la retraite. Ces données servent de base pour engager une réflexion sur les remplacements et les évolutions organisationnelles à moyen terme.

Absentéisme

En lien avec les autres indicateurs, l’absentéisme est analysé sous l'angle des incidences qu'il va avoir sur la masse salariale du service. Il permet d’identifier les ajustements nécessaires : remplacement, heures supplémentaires, réorganisation interne…

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Comment utiliser le tableau de bord « Revue des services » ?

Le tableau de bord « Revue des services » est accessible dans votre espace Manty Décision. Il peut être activé et personnalisé sur simple demande à votre interlocuteur Manty.

Les données issues de votre SIRH sont mises à jour quotidiennement. Lors de vos réunions avec les services, il vous suffit d’ouvrir le tableau, d'analyser les graphiques et d'échanger avec les managers afin de parvenir à un recueil de leurs besoins argumentés.

Après avoir compilé les besoins des services, vous pouvez saisir les hypothèses correspondantes dans Manty Prospective RH. Les résultats obtenus vous permettront d'en apprécier la soutenabilité financière et de procéder à des ajustements éventuels après arbitrage en fonction des orientations et priorités de votre collectivité.

Nos équipes vous accompagnent dans la prise en main de ce tableau de bord et sa personnalisation selon vos priorités (filtrage par direction, regroupement de services…).

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Avec le tableau de bord « Revue des services pour les prévisions de masse salariale », Manty propose une réponse simple et concrète à un enjeu central des ressources humaines publiques : donner du sens aux chiffres pour mieux piloter l’humain. Parce que chaque agent compte, et que chaque euro de masse salariale doit être anticipé, justifié, expliqué.

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