Le partage de la fonction RH, un prérequis à la performance

Élément essentiel de la performance d’une collectivité territoriale, le partage de la fonction RH souffre de quelques écueils rendant difficile sa mise en œuvre effective. Les moyens et les organisations déployés pour accompagner cette mutation de la gestion des ressources humaines ne sont souvent pas suffisants, engendrant notamment une confusion autour des responsabilités de chacun et des difficultés à désiloter et diffuser l’information.

Dans cet article, nous allons explorer quelques pistes de réflexion sur le partage des informations RH, au niveau des collectivités comme de leurs prestataires, ainsi que de bonnes pratiques observées en collectivité.

Partager l'information pour partager les responsabilités

Au fil du temps et des réformes, la gestion des ressources humaines a évolué, ne reposant plus uniquement sur la Direction des ressources humaines, mais désormais sur chaque niveau hiérarchique de l’organisation. Elle a été partagée entre la DRH, la direction, les encadrants, et même les agents.

Ainsi, la réforme de la formation professionnelle de 2007 (loi du 19 février 2007) voulait-elle rendre l'agent "acteur" de son évolution professionnelle et de son déroulement de carrière. Cette même réforme entendait faire évoluer le rôle du manager. Ce dernier ne devait plus reposer uniquement sur des missions de "commandement" et de contrôle, mais s'ouvrir sur des missions d'accompagnement et de conseil dans le développement des compétences et l'évolution professionnelle de ses collaborateurs. En d'autres termes, le manager devait devenir un véritable relais de la Direction des ressources humaines dans le management des compétences des agents de la collectivité.

Cette volonté de faire évoluer le rôle du management et de le rendre plus acteur et responsable de la gestion des ressources humaines s'est confirmée au fil des réformes : réforme du régime indemnitaire (RIFSEEP instauré par un décret du 20 mai 2014), mise en place de l'entretien professionnel par le décret du 16 décembre 2014, loi de transformation de la fonction publique du 6 août 2019, etc.

Toutes ces réformes ont en commun de faire des pratiques managériales et de leur évolution un levier et un enjeu majeurs de la modernisation et de la performance des organisations.

Pour permettre à tous les acteurs de la chaîne managériale de jouer pleinement leur rôle dans la GRH et de contribuer à cette performance, il est primordial de leur fournir les informations nécessaires, et donc de partager les données RH. Cependant, de nombreuses collectivités peinent à repenser en profondeur les missions de la DRH et à engager un dialogue et une transmission d’informations entre les acteurs impliqués. 

Recueillir les données RH et les partager : l’exemple des tableaux de bord

Les enjeux liés à l’exploitation des données RH 

Le partage des données RH est un sujet délicat pour les organisations qui rencontrent deux défis majeurs liés à la data : 

• Choisir les données à partager ainsi que leurs destinataires. En effet, il est critique pour les collectivités de garantir la protection des informations personnelles et sensibles contenues dans les SIRH lors du partage. Complexe à mettre en place pour les collectivités ne disposant pas d’outils adaptés, la gestion des droits d’accès aux données est régulièrement la source de ralentissements ou blocages du partage de la fonction RH. 
• Utiliser efficacement les données. Les administrations publiques, amplement préoccupées par leurs tâches quotidiennes et les urgences, n’ont généralement pas le temps de retraiter et d’analyser l’ensemble des données collectées. De plus, les agents traitant ces données ne sont pas forcément experts data, mais possèdent plutôt une expertise RH ou métiers. Enfin, les données ne sont pas accessibles immédiatement et nécessitent un lourd investissement en traitement et de calculs pour parvenir à des indicateurs pertinents. 

La solution : mettre en place des indicateurs et tableaux de bord à destination de l’ensemble des acteurs de la GRH

Pour rendre les informations aisément accessibles à tous les acteurs de la chaîne managériale et répondre aux enjeux mentionnés précédemment, la collectivité peut mettre en place des tableaux de bord RH.  

Mais alors, quelles données RH diffuse-t-on dans ces tableaux de bord ? À qui ? De quelle manière ?

Pour découvrir comment identifier les indicateurs de pilotage à suivre dans votre collectivité, consultez notre article !

La première chose à faire est de définir avec précision quels sont les besoins et objectifs de chacun de ces acteurs pour identifier les données qui leur seront nécessaires. 

• La direction des ressources humaines a accès à l’ensemble du SIRH et notamment aux données nominatives. Elle peut donc créer et suivre des indicateurs précis sur des enjeux RH de la collectivité comme le suivi de la masse salariale ou l’absentéisme. Un tableau de suivi plus général lui permet de visualiser les grands indicateurs RH en un clin d’œil. Elle peut également mettre en place des tableaux partagés avec d’autres acteurs comme la direction ou les managers qui serviront de support lors de réunions.

Pour découvrir les principaux indicateurs à suivre par les DRH, consultez notre article sur le sujet !

• La direction générale des services a besoin d’avoir une vue globale de la situation de la collectivité, tout en ayant des indicateurs précis sur des sujets incontournables comme le suivi de la masse salariale ou de l’absentéisme. 

• L’accès des managers ou encadrants aux données du SIRH est filtré précisément sur leur périmètre et ne leur permet pas de visualiser les informations confidentielles dont ils n’ont pas besoin pour mener à bien leur rôle dans la GRH. Le tableau de bord RH d’un manager lui offre une vue globale des informations RH de son service, le rend plus autonome et lui permet d’appuyer ses décisions sur des données fiables.

Les tableaux de bord sont accessibles et diffusés sous différents formats en fonction des objectifs de chacun. Pour effectuer un suivi fréquent ou approfondi, il est intéressant de consulter les indicateurs directement sur l’outil de visualisation de données. Ainsi, l’agent bénéficie de plus de souplesse, il peut accéder aux tableaux à sa guise, entrer dans le détail des données, etc. Pour un suivi moins fréquent ou plus global, il est parfois pertinent d'opter pour un envoi des tableaux de bord sous forme de rapport, par mail, au format PDF et à une fréquence déterminée (chaque semaine, chaque mois, etc).

Une fois les informations partagées aux managers et la direction, comment les engager dans la GRH ?

Mettre en place processus et dispositifs pour associer les managers à la GRH

La collectivité peut mettre en place certains dispositifs pour développer le dialogue entre les services, au-delà du simple partage d’informations. Nous pouvons citer ici deux exemples : les revues de personnel et les revues mensuelles.

Les revues de personnel

Outil crucial de la GRH, la revue de personnel permet à la collectivité de faire le point sur le capital humain dont elle dispose. Cet échange annuel d’informations, entre la direction des ressources humaines et chaque service, permet d’aborder des sujets comme les départs en retraites, les souhaits de mobilité, la détection de potentiels d’évolution, etc.

Directrice des ressources humaines dans une commune de 30 000 habitants, une utilisatrice de Manty Décision a créé et partagé un tableau de bord RH personnalisé à chaque service de la collectivité. Celui-ci lui permet, en amont de la revue de personnel, d’analyser les données RH d’un service et de faire un état des lieux de certaines thématiques comme la masse salariale, l’absentéisme, le turnover, etc. Pendant la réunion, le tableau est utilisé comme support. 

Au sein de ce tableau, certains indicateurs sont particulièrement intéressants à analyser comme la pyramide des âges, l’évolution du nombre d’absences et d’agents absents, les taux de fidélisation et de rotation, etc.

Les revues de gestion

La DRH de l’administration mentionnée précédemment a également participé au projet de revue de gestion de sa collectivité. En effet, l’administration souhaitait faire un point sur l’activité des services et sur l’utilisation de ses ressources, mais également profiter de cette occasion pour créer un référentiel commun, fondé sur des indicateurs homogènes dans l’ensemble des services. Dans la partie dédiée aux ressources humaines, les indicateurs choisis concernent des sujets RH souvent prioritaires tels que le suivi de la masse salariale, des heures supplémentaires et de l’absentéisme. 

Pour consacrer moins de temps au traitement des données, des tableaux de bord automatisés ont été créés dans Manty Décision. Ceux-ci sont utilisés comme support à chaque revue, mais sont également envoyés par mail pour diffuser plus largement ces informations en interne. 

‍

Pour en savoir plus sur la méthodologie des revues de gestion avec Manty Décision et le connecteur Excel, consultez notre article ! 

Mettre en place des outils collaboratifs pour que les outils de GRH soient également des outils managériaux

Une condition sine qua non du partage de la fonction RH est le choix des outils RH. En effet, en choisissant des outils uniquement conçus pour les DRH et ne favorisant pas le partage d’informations, la collectivité mettra difficilement en place les méthodes présentées plus tôt et peinera à impliquer l’ensemble des acteurs.

Elle a donc tout intérêt à choisir une solution décisionnelle collaborative telle que Manty Décision. Connectée aux bases de données du SIRH, elle permet d’automatiser les calculs et la mise à jour des indicateurs tout en réduisant le nombre d’erreurs, mais également de paramétrer des droits d’accès pour chacun et de personnaliser les informations reçues en fonction de leurs objectifs. Ainsi, tous les managers, même ceux ayant peu de connaissances en ressources humaines, bénéficient de rapports RH clairs et actualisés sur leur service qui les accompagneront dans leurs prises de décision.

Mais il est également pertinent pour elle de se doter d'outils tels que MouviTal’ qui faciliteront l'implication des managers dans la gestion des compétences de leurs collaborateurs.

MouviTal’ est une solution informatique de gestion des compétences et de management des ressources humaines. Elle repose sur 3 référentiels (métiers, compétences et formation) en lien les uns avec les autres autour desquels sont développés des modules de GRH. Cette solution offre une parfaite visibilité sur les métiers et postes de la collectivité ainsi que sur les compétences nécessaires pour les exercer.

L’un des objectifs de cet outil est de favoriser le partage de la fonction RH en permettant aux managers d’être des relais de la Direction des ressources humaines en matière de management des compétences. Quelques illustrations :

• Les fiches de poste ne sont plus un outil RH mais deviennent réellement un outil managérial, un outil de communication entre managers et collaborateurs. Les compétences nécessaires sont décrites avec précision et peuvent être commentées, facilitant ainsi leur évaluation et l’identification de formations adaptées. La gestion des fiches de poste est par ailleurs totalement dématérialisée et un work-flow permet à toute la chaîne managériale d’être sollicitée lors des modifications ou créations de fiches, la validation définitive revenant à la DRH.

• Les entretiens professionnels sont également totalement dématérialisés et permettent aux 2 acteurs principaux (collaborateurs et managers) de mettre en lumière de façon claire et objective des besoins de compétences lors de l’évaluation et d’identifier également des actions à mettre en œuvre pour réduire les écarts constatés.

• D’autres modules permettent aux collectivités de mettre en place une véritable démarche de GPEEC et de favoriser la mobilité interne.

Les éditeurs de logiciels ont donc un rôle à jouer dans le partage de la fonction RH. Ils peuvent développer des logiciels avec plus de fonctionnalités collaboratives, ou nouer des partenariats afin de créer des synergies et de l’interopérabilité entre logiciels.

Pour découvrir le travail effectué par Manty et Mouvital’ autour de la GPEEC, consultez cet article co-écrit avec Laurence Huberty !

Conclusion

Le partage de la fonction RH, s’il est de plus en plus mis en avant comme une condition de performance pour les organisations, reste encore dans les faits, difficile à mettre en œuvre.

Il existe aujourd'hui des solutions décisionnelles comme Manty Décision qui permettent à tous les acteurs d’avoir accès aux informations qui leur sont nécessaires pour jouer leur rôle et prendre en charge leur part de responsabilité en matière de de GRH. Ce partage de l’information s’effectue en toute sécurité, sans risque de compromettre la confidentialité de ces informations qui peuvent être sensibles.

Par ailleurs, il existe des outils de gestion partagés des RH, tels que MouviTal’ qui permettent aux collectivités d’associer tous leurs acteurs comme elles l’entendent en leur donnant accès aux modules et fonctionnalités nécessaires à leur implication dans la gestion et le développement des compétences. Les outils RH deviennent ainsi des outils managériaux intuitifs et simples d’utilisation.

Vous souhaitez créer des indicateurs et partager l’information RH avec plus de facilité, tout en assurant la sécurité des données de vos agents, découvrez Manty Décision pour les ressources humaines !

Pour mieux engager vos managers dans la GRH, découvrez MouviTal’ l’outil de gestion des compétences et de management des RH !

‍

Article co-rédigé par Aloïce Triviaux-Frenet et Laurence Huberty