DRH d'une collectivité : quels indicateurs et tableaux de bord suivre ?

Mon travail quotidien en tant que Directeur.trice des Ressources Humaines est à la croisée de tous les services de ma collectivité.

Il est de mon devoir d'assurer une bonne répartition et gestion des effectifs, de m'assurer d'une égalité et d'une équité entre les agents, de suivre les évolutions des absences, de la masse salariale, des plans de formation, des avancements de carrière (...). Je dois anticiper, contrôler, rectifier.

Mais face à un tel panel de responsabilités, quels indicateurs prioritaires suivre ?

Optimisation des effectifs

A la tête des Ressources Humaines, mon rôle principal est avant tout de gérer mes effectifs. Je dois m'assurer que ma collectivité bénéficie de suffisamment d'agents afin de fonctionner de façon optimale.

Une vision d'ensemble du nombre d'agents, une répartition entre les permanents ou non permanents, entre des contractuels ou des titulaires, ou encore la répartition de ces agents en fonction des différents services, me permet d'avoir une vue d'ensemble de l'organisation de ma collectivité.

Je peux ainsi présenter cette répartition globale à mes élus, remplir aisément mon Rapport Social Unique ou encore illustrer des présentations de la vie de ma collectivité.

Découvrez notre tableau de bord démo suivi des effectifs

Cependant, en plus de cette vision d'ensemble, il est primordial pour moi de suivre certains indicateurs complémentaires afin de m'assurer que cette répartition des agents est pertinente et optimale.

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Le suivi des heures complémentaires et supplémentaires est entre autres d'une importance cruciale. Par exemple, en suivant le nombre d'heures supplémentaires et complémentaires effectuées dans chacun des services, et en différenciant ces données (année par année et mois par mois), je peux identifier des besoins spécifiques de main d'oeuvre.

Je peux ainsi prendre la décision d'ouvrir des postes permanents, ou encore de recruter des saisonniers sur les mois nécessaires dans certains services. J'adapte ainsi mes effectifs et optimise les coûts de fonctionnement.

Suivi des carrières & GPEEC

Comme je suis responsable du suivi carrière de mes agents, je veille grâce aux données RH à ce que chacun puisse bénéficier de formations pertinentes et avancements mérités.

Je suis donc attentivement les avancements de grades et d'échelons des agents de ma collectivité, pour donner à chacun sa chance de performer, et rétribuer les mérites et l'ancienneté de tous.

Aussi, grâce à des données précises sur les âges de mes agents, je peux anticiper les départs à la retraite, et les compétences à renforcer dans ma collectivité.

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Le suivi des taux de rotation et de fidélisation des agents sont aussi des indicateurs très intéressants pour mieux appréhender les mouvements de personnel au sein de la collectivité et réfléchir à leurs motivations de départ.

Pour découvrir le travail effectué par Manty et Mouvital’ autour de la GPEEC, consultez cet article co-écrit avec Laurence Huberty !

Maîtrise de la masse salariale

Il est également important en tant que DRH de suivre attentivement ma masse salariale et mes dépenses du Chapitre 012. Je suis ces indicateurs aussi bien de façon globale que par service.

Avoir une vision financière claire et détaillée est primordiale pour ma prise de décision. Je peux ainsi suivre attentivement mon budget et optimiser mes coûts.

Par exemple, avant d'accepter une création de postes, je m'assure bien évidement que l'enveloppe budgétaire des services concernés peut suivre cette décision ! Le cas échéant, je demande à mes chefs de service d'ajuster leur timing, d'anticiper le coût de cette main d'œuvre supplémentaire, et de rédiger en conséquence leurs argumentaires de demande de budget.

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Aussi, grâce à ma vision précise, je peux anticiper le glissement vieillesse technicité de mes effectifs et réaliser une prospective de mes coûts associés.

Des indicateurs pertinents me font alors gagner un temps considérable lorsque je réponds aux demandes des services, et me permettent de prendre des décisions informées, basées sur la donnée.

Suivre précisément mes dépenses (les salaires de base, les primes, les charges, les cotisations ...) me permet également d'illustrer et de justifier rapidement mes demandes lors des réunions d'arbitrages budgétaires.

Analyse des absences

Pour être indispensables, mes indicateurs doivent me permettre de visualiser rapidement le nombre d'agents ayant été absents sur une période donnée, le nombre de jours non travaillés que ces absences représentent et également la répartition de ces absences par catégorie, du statut ou de la filière.

Pour une vue d'ensemble de ma collectivité, il est primordial de pouvoir visualiser ces absences en fonction des périodes de l'année ou encore par service.

Découvrez notre tableau de bord démo suivi de l'absentéisme

Je peux aussi suivre les indicateurs du coût de l'absentéisme afin de mieux appréhender son poids sur les finances de ma collectivité. Dans un tableau de bord spécifique, je le retrouve ventilé par mois, année, catégorie ou service.

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En tant que DRH, l'enjeu d'accéder à de telles informations est grand.

Je peux ainsi diffuser une information précise et rapide à la Direction des Finances, afin par exemple d'augmenter l'enveloppe des Provisions Risques et Charges.

Je dois également être capable de présenter rapidement un état des lieux à ma Direction Générale lorsqu'elle le demande. Aussi, ces informations doivent être fiables, facilement disponibles et accessibles, afin de compléter efficacement mon Rapport Social Unique.

Je m'adapte au contexte Covid-19

En cette période de crise sanitaire, je dois faire un état des lieux des absences dans la collectivité à mes Élus.

Grâce à mes indicateurs actualisés et pertinents, je visualise en un coût d'oeil la répartition des absences par catégorie.

Je présente les graphiques suivants à mes élus. Ils représentent les absences dues au Covid-19 en terme de nombre d'agents et d'heures de travail.

Parité & égalité

La Fonction Publique se doit de montrer l'exemple : j'illustre l'égalité ou l'inégalité Femme-Homme dans notre collectivité grâce à mes indicateurs : répartition homme / femme dans la masse salariale globale, évolution des effectifs masculins et féminins, répartis par catégorie hiérarchique.

Découvrez notre tableau de bord démo Rapport d'égalité Femmes-Hommes

Grâce à ces indicateurs, je peux faire évoluer la réflexion et l'orientation de la politique RH pour plus de parité et d'égalité.

Enfin, il existe bien d'autres indicateurs-clé RH à suivre, vous pourrez obtenir une liste plus complète sur notre site.

Si vous avez aimé cet article et souhaitez mettre en place ces indicateurs et tableaux de bord dans votre collectivité, n'hésitez pas à découvrir notre solution Manty Décision. Vous pouvez aussi contacter un chargé d'affaires pour en parler de vive voix, et voir comment Manty peut améliorer et accélérer le pilotage RH de votre collectivité.

Julia Lacolle

Consultante secteur public

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