Se succèdent ainsi, tout au long de l'année, de nombreuses phases de construction du budget jusqu'à son exécution : le cadrage du budget par le Maire et l'élu adjoint aux finances, les propositions des services, l'arbitrage du budget, son vote en conseil municipal ou territorial, puis son exécution et ses modifications et enfin sa clôture par le compte administratif.
Si son caractère obligatoire, récurrent d'une année à l'autre, et fondamental peut laisser penser qu'au fur et à mesure des années, l'expertise des collectivités permettrait d'aboutir à un processus fluide et apaisé, la réalité est cependant souvent différente.
Les informations nécessaires sont difficilement accessibles, stockées dans de nombreux logiciels et documents éparses. Une fois identifiées, ces informations demandent des tâches longues et fastidieuses de retraitement et de reporting par les agents, autant par les directions métiers que par la direction des finances.
On estime ainsi à environ 500 jours-homme le seul travail d'élaboration budgétaire pour une collectivité de plus de 40 000 habitants.
Outre la quantité de travail, ce processus est également souvent une source d'anxiété et de tensions dans les collectivités. Enfin, la dernière source de difficulté concerne la lisibilité politique du budget pour les élus, dans la mesure où ce dernier reste un document comptable difficile à appréhender.
Face à ces constats, nous avons recensé les 5 bonnes pratiques de préparation budgétaire, pour vous permettre de mieux allouer votre temps et prendre de meilleures décisions.
La mise en œuvre d'une plateforme unique et collaborative constitue la solution la plus complète aux problèmes identifiés plus haut. Elle comprend plusieurs avantages :
L'entreprise OpenGov aux Etats-Unis est la pionnière dans ce domaine. Elle estime une réduction de 50% du temps de préparation budgétaire en moyenne par les administrations publiques utilisant sa solution.
La solution Manty Budget permet elle une réduction de 140h de travail en moyenne pour le DAF, et 200 jours-homme pour son équipe sur la phase de préparation budgétaire. Pour en savoir plus, visitez la page suivante ou planifiez une démonstration live.
Si votre administration n'est pas encore prête ou n'a pas les moyens d'acquérir un logiciel clé en main, une première étape peut être de mettre en place une application de travail collaborative afin de centraliser des informations, réduire le nombre de mails envoyés, et fluidifier la communication entre la direction des finances et les directions métier (Sharepoint, OneDrive ...).
Les Directions Financières demandent aux services, notamment lors de la préparation du budget de fonctionnement, de faire une proposition budgétaire et d’en expliquer les nouveaux éléments dans un argumentaire, de manière libre.
Le risque de cette méthode est que les services proposent systématiquement de renouveler les dépenses de l’année précédente, sans soucis d’économies ou d’optimisation.
Il peut alors être pertinent de demander aux services de formuler leurs propositions de manière à optimiser les dépenses par rapport à l’année précédente. L'argumentaire peut alors prendre cette forme :
Plusieurs directions financières proposent aux directions un "modèle" d'argumentaire afin d'harmoniser les propositions de budget au sein de la collectivité. Les bénéfices sont multiples :
La grande majorité des collectivités que nous accompagnons ont mis en place des tableaux de bord de suivi de leur exécution budgétaire, pour suivre leur exécution tout au long de l'année mais également pour préparer le budget N+1. Ces tableaux sont accessibles à l'ensemble des directrices et directeurs, afin de les guider dans leurs propositions et la construction de leurs argumentaires.
Quelques exemples d'indicateurs parmi les plus fréquemment suivis :
L'objectif de la prospective est de mesurer l’impact des investissements pluriannuels sur la santé financière à long terme d'une organisation.
Elle permet aux décideurs publics de mieux maitriser leurs ressources mais également de mettre en œuvre sereinement les actions politiques tout au long d'un mandat, dans un contexte financier de plus en plus contraint.
Outre les plans pluriannuels d'investissement (PPI), le recours aux AP/CP (Autorisations de Programme/ Crédits de paiement) s'est largement démocratisé dans les collectivités ces dernières années.
Ces PPI peuvent être accompagnés de modèles financiers prenant en compte toutes les contraintes externes : les augmentations de taux de fiscalité, des hypothèses sur les taux d'inflation, ou encore l'augmentation de la population.
Il existe plusieurs outils de prospective financière, certains sont intégrés aux logiciels métier finance mais basiques, d'autres comme Manty sont externes, se connectant aux données du logiciel finance (Sedit de Berger Levrault, Ciril, GFI Astre, JVS-Mairistem ...).
Associer les lignes budgétaires à des projets ou des politiques publiques facilite la préparation à tous les niveaux :
Cette liste est maintenant terminée. Outre les bonnes pratiques à mettre en place avec les équipes, l'acquisition de logiciels spécialisés collaboratifs est maintenant un incontournable pour vous faire gagner du temps et mieux distribuer les ressources budgétaires.
Si cet article vous a plu et vous souhaitez en savoir plus : abonnez-vous au Club de Pilotage des collectivités, ou jetez un coup d'oeil à nos articles Préparer sereinement le budget de sa collectivité en mode projet ou Le retour d'expérience de Montigny-le-Bretonneux, première commune à adopter Manty Budget !
Lucie-Anna Oddon
Consultante secteur public