Les 5 meilleures pratiques de préparation budgétaire

Se succèdent ainsi, tout au long de l'année, de nombreuses phases de construction du budget jusqu'à son exécution : le cadrage du budget par le Maire et l'élu adjoint aux finances, les propositions des services, l'arbitrage du budget, son vote en conseil municipal ou territorial, puis son exécution et ses modifications et enfin sa clôture par le compte administratif.

Si son caractère obligatoire, récurrent d'une année à l'autre, et fondamental peut laisser penser qu'au fur et à mesure des années, l'expertise des collectivités permettrait d'aboutir à un processus fluide et apaisé, la réalité est cependant souvent différente.

Les informations nécessaires sont difficilement accessibles, stockées dans de nombreux logiciels et documents éparses. Une fois identifiées, ces informations demandent des tâches longues et fastidieuses de retraitement et de reporting par les agents, autant par les directions métiers que par la direction des finances.

On estime ainsi à environ 500 jours-homme le seul travail d'élaboration budgétaire pour une collectivité de plus de 40 000 habitants.

Outre la quantité de travail, ce processus est également souvent une source d'anxiété et de tensions dans les collectivités. Enfin, la dernière source de difficulté concerne la lisibilité politique du budget pour les élus, dans la mesure où ce dernier reste un document comptable difficile à appréhender.

Face à ces constats, nous avons recensé les 5 bonnes pratiques de préparation budgétaire, pour vous permettre de mieux allouer votre temps et prendre de meilleures décisions.

Sommaire

1. Mettre en place une plateforme unique et collaborative du budget
2. Encourager les directions à centrer leur argumentaire sur l'optimisation des dépenses de fonctionnement
3. Harmoniser les argumentaires de budget entre les directions
4. Construire un tableau de bord budgétaire avec des indicateurs consolidés
5. S'appuyer sur des outils de prospective financière

Bonus : Associer systématiquement les imputations budgétaires aux politiques publiques et aux fonctions qu’elles servent

1. Mettre en place une plateforme unique et collaborative du budget

La mise en œuvre d'une plateforme unique et collaborative constitue la solution la plus complète aux problèmes identifiés plus haut. Elle comprend plusieurs avantages :

• La fin de la triple saisie sur tableur, dans votre logiciel de traitement de texte, et dans vos logiciels métier. Les informations sont saisies une fois et accessibles en un seul et même lieu.
• Les demandes sont saisies directement sur la plateforme au niveau des directions métiers, de manière décentralisée. Ces demandes peuvent être notifiées à la direction des Finances par un système d'alertes.
• Les services peuvent communiquer directement avec la Direction des Finances, en commentant par exemple directement leurs      demandes et argumentaires ou en leur assignant des actions à réaliser.
• Les argumentaires, construits à partir des informations présentes dans la plateforme centralisée, reposent sur des saisies à jour.

L'entreprise OpenGov aux Etats-Unis est la pionnière dans ce domaine. Elle estime une réduction de 50% du temps de préparation budgétaire en moyenne par les administrations publiques utilisant sa solution.

La solution Manty Budget permet elle une réduction de 140h de travail en moyenne pour le DAF, et 200 jours-homme pour son équipe sur la phase de préparation budgétaire. Pour en savoir plus, visitez la page suivante ou planifiez une démonstration live.

Si votre administration n'est pas encore prête ou n'a pas les moyens d'acquérir un logiciel clé en main, une première étape peut être de mettre en place une application de travail collaborative afin de centraliser des informations, réduire le nombre de mails envoyés, et fluidifier la communication entre la direction des finances et les directions métier (Sharepoint, OneDrive ...).

2. Encourager les directions à centrer leur argumentaire sur l'optimisation des dépenses de fonctionnement

Les Directions Financières demandent aux services, notamment lors de la préparation du budget de fonctionnement, de faire une proposition budgétaire et d’en expliquer les nouveaux éléments dans un argumentaire, de manière libre.

Le risque de cette méthode est que les services proposent systématiquement de renouveler les dépenses de l’année précédente, sans soucis d’économies ou d’optimisation.

Il peut alors être pertinent de demander aux services de formuler leurs propositions de manière à optimiser les dépenses par rapport à l’année précédente. L'argumentaire peut alors prendre cette forme :

1. Les nouvelles dépenses ou augmentations contraintes
2. Les optimisations proposées relatives aux dépenses de fonctionnement
3. Les optimisations proposées relatives à la masse salariale
4. Les optimisations proposées relatives aux recettes

3. Harmoniser les argumentaires de budget entre les directions

Plusieurs directions financières proposent aux directions un "modèle" d'argumentaire afin d'harmoniser les propositions de budget au sein de la collectivité. Les bénéfices sont multiples :

• Guider et aligner les directions dans la préparation de leur budget et l'expression de leurs demandes, en rappelant les objectifs de la collectivité, par exemple en termes de maitrise des dépenses de fonctionnement.
• Faire gagner du temps de rédaction aux directions.
• Améliorer la lisibilité des propositions budgétaires pour la direction des finances et le Maire/Président lors de la phase d'arbitrage.

4. Construire un tableau de bord budgétaire avec des indicateurs consolidés

La grande majorité des collectivités que nous accompagnons ont mis en place des tableaux de bord de suivi de leur exécution budgétaire, pour suivre leur exécution tout au long de l'année mais également pour préparer le budget N+1. Ces tableaux sont accessibles à l'ensemble des directrices et directeurs, afin de les guider dans leurs propositions et la construction de leurs argumentaires.

Quelques exemples d'indicateurs parmi les plus fréquemment suivis :

• Comparaisons des trois derniers exercices en termes de consommation, mois par mois, des crédits d'investissement et de      fonctionnement
• Taux de réalisation des dépenses et recettes, en fonctionnement et en investissement des trois derniers exercices, par service gestionnaire, chapitre, nature, fonction ou tout autre dimension d'analyse renseignée dans les logiciels de gestion financière
• Comparatif des montants réalisé et budgétés des derniers exercices afin d'identifier les lignes de crédits prévus mais non utilisés
• Comparaison des montants cadrés et demandés par les services

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5. S'appuyer sur des outils de prospective financière

L'objectif de la prospective est de mesurer l’impact des investissements pluriannuels sur la santé financière à long terme d'une organisation.

Elle permet aux décideurs publics de mieux maitriser leurs ressources mais également de mettre en œuvre sereinement les actions politiques tout au long d'un mandat, dans un contexte financier de plus en plus contraint.

Outre les plans pluriannuels d'investissement (PPI), le recours aux AP/CP (Autorisations de Programme/ Crédits de paiement) s'est largement démocratisé dans les collectivités ces dernières années.

Ces PPI peuvent être accompagnés de modèles financiers prenant en compte toutes les contraintes externes : les augmentations de taux de fiscalité, des hypothèses sur les taux d'inflation, ou encore l'augmentation de la population.

Il existe plusieurs outils de prospective financière, certains sont intégrés aux logiciels métier finance mais basiques, d'autres comme Manty sont externes, se connectant aux données du logiciel finance (Sedit de Berger Levrault, Ciril, GFI Astre, JVS-Mairistem ...).

Bonus : Associer systématiquement les imputations budgétaires aux politiques publiques et aux fonctions qu’elles servent  

Associer les lignes budgétaires à des projets ou des politiques publiques facilite la préparation à tous les niveaux :

• Pour les directions métiers : celles-ci n’ont pas l’habitude de manier la nomenclature comptable. A l’inverse, une conception par projet leur permet de préparer leur budget d’une manière qui correspond à l’organisation de leur activité.
• Pour la direction financière et les cellules comptables : la ventilation comptable des propositions est réalisée à la fin de la préparation, ce qui évite de travailler sur des propositions qui seront finalement refusées. Ce processus permet également de mieux prendre en compte le PPI dès le début de la préparation.
• Pour les élus, qui arbitrent les propositions en fonction de leurs priorités politiques et en prenant en compte la situation financière de la collectivité. Les lignes comptables sont regroupées par politiques publiques cohérentes, et les projets peuvent être envisagés dans leur globalité.

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Cette liste est maintenant terminée. Outre les bonnes pratiques à mettre en place avec les équipes, l'acquisition de logiciels spécialisés collaboratifs est maintenant un incontournable pour vous faire gagner du temps et mieux distribuer les ressources budgétaires.

Si cet article vous a plu et vous souhaitez en savoir plus : abonnez-vous au Club de Pilotage des collectivités, ou jetez un coup d'oeil à nos articles Préparer sereinement le budget de sa collectivité en mode projet ou Le retour d'expérience de Montigny-le-Bretonneux, première commune à adopter Manty Budget !

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Lucie-Anna Oddon

Consultante secteur public

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