Budget primitif : la base d’une préparation budgétaire réussie

Dans les collectivités territoriales, l’élaboration du budget primitif (BP) est la première étape de la préparation budgétaire. Si l’exercice est jugé complexe et fastidieux, il pose pourtant les bases d’une bonne gestion budgétaire locale. En effet, le BP détermine les autorisations de dépenses et recettes pour l’année à venir. Il structure aussi l’action publique.

Que ce soit sur Excel ou dans un logiciel comptable, dans de nombreuses collectivités, les méthodes de saisie restent souvent dispersées et fragmentées. Dans la saisie du BP, cela se traduit par plusieurs versions des fichiers, modifiées en fonction des contributions de chacun. Ce manque de centralisation entraîne des risques d’erreurs de lecture, d’arbitrage et de compréhension des saisies. D’incessants allers-retours dans le partage et la mise à jour des fichiers de saisie viennent encore alourdir la procédure.

Face à ce constat, une solution de préparation budgétaire innovante propose de centraliser les informations nécessaires à la bonne conduite du budget, tout en offrant des tableaux de visualisation qui facilitent les comparaisons pluriannuelles.

Manty Budget assure aux collectivités la construction d’un budget primitif au plus proche de la réalité des besoins et accompagne les collectivités tout au long de la préparation budgétaire. Pourquoi et surtout comment en faire bénéficier votre collectivité ? Découvrez-le dans cet article.

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Moderniser la préparation du Budget Primitif pour minimiser les risques

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Le BP est la première version du budget voté par la collectivité pour un exercice budgétaire. Il est préparé en amont du début de l’année budgétaire et repose sur des hypothèses, des projections, et bien souvent des incertitudes.

Pour les collectivités, un outil budgétaire collaboratif permet de synthétiser les saisies actuelles et précédentes de manière ergonomique. Ainsi, les crédits alloués, les écarts entre prévisions et réalisations, et autres informations nécessaires à la préparation du BP sont plus faciles à suivre. Il devient plus simple d’anticiper clairement les besoins futurs.

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À lire sur le même sujet : Qu'est-ce que le budget primitif d'une collectivité ?

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À l’inverse, créer un BP à l’aide d’Excel ou d’un logiciel comptable s’avère plus compliqué.

Et pour cause, la pratique donne lieu à :

• Des fichiers de saisie mal préparés suite à des historiques extraits manuellement du système financier. Souvent longues, ces manipulations peuvent entraîner des fichiers incomplets, surtout sans outil dédié à la préparation budgétaire.  Les services viennent ensuite saisir dans ces fichiers, ce qui accroît encore le risque d’erreurs liées à de mauvais formats ou une mauvaise compréhension des consignes.

• Peu de lisibilité sur les arbitrages. Difficile d’identifier clairement qui a demandé quoi, ce qui a été retenu ou ce qui a été coupé. Des doublons peuvent être créés et il n’est pas rare que les arbitrages se perdent dans des échanges de mails ou des lignes de tableur. Résultat ? Un cruel manque d'historique centralisé et de traçabilité entre les services, la direction des finances,et les élus.
  

• Une multiplication des fichiers et des versions qui induit que des dizaines de fichiers Excel circulent entre services, rendant les documents difficiles à distinguer les uns des autres. Les problèmes de fusion des données et de perte d’informations sont également courants dans cette configuration.

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Dans les cas les plus critiques, cela peut avoir de sérieuses conséquences, tant sur le plan juridique, qu’administratif et politique.

En 2007, la Cour administrative d'appel de Lyon a jugé que la commune de Charvieu-Chavagneux avait adopté un budget primitif irrégulier. Le préfet a saisi la chambre régionale des comptes, qui a rendu un avis sur la base duquel le préfet a réglé le budget et l'a rendu exécutoire. La commune a ainsi été dessaisie de ses pouvoirs budgétaires jusqu'au terme de la procédure.

C’est pour éviter ce type de situation que Manty a mis au point Manty Budget, une solution collaborative qui fluidifie et centralise la préparation budgétaire.

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Manty Budget un outil de saisie budgétaire créé avec les collectivités, pour les collectivités

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Manty Budget ayant été développé en collaboration avec des directeurs financiers (DAF) de collectivités territoriales, l’outil est parfaitement conçu pour répondre aux spécificités du métier. Il correspond aux besoins de chaque phase du processus de préparation budgétaire.

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La solution offre une interface centralisée où la direction financière et les autres parties prenantes de la préparation budgétaire collaborent de manière simple. Ainsi, dès la phase de saisie du Budget Primitif, Manty Budget permet à chaque service d'organiser efficacement sa saisie dans son périmètre. 

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En parallèle, la direction des finances peut pré-analyser en temps réel les saisies effectuées avant même l'arbitrage.

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De plus, l’outil favorise les échanges entre la direction des finances et les différents services qui peuvent interagir directement via la plateforme pour poser des questions. Chaque interaction est notifiée grâce à une fonctionnalité de mention.

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L’objectif ? Éviter au maximum les facteurs d’erreurs pour que votre BP soit le plus juste possible.

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L’autre point fort de Manty Budget réside dans l’intégration d’un tableau qui indique le respect du cadrage par service et par chapitre. Les montants à ne pas dépasser étant fixés par la DAF, cette option permet d’identifier rapidement, de façon graphique, si les montants sont respectés ou non.

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Manty Budget permet donc :

• Une saisie centralisée et sécurisée : La saisie budgétaire s’effectue directement dans le module, par ligne de crédit, avec une organisation claire par projets et opérations. Cela évite les erreurs et garantit une traçabilité complète des modifications.

• Une visibilité claire et synthétique : Il devient facile d’avoir une vision globale et / ou détaillée sans jamais se perdre dans une multitude de tableaux excel

• Une collaboration simplifiée : Tous les acteurs concernés peuvent consulter, modifier et valider les données en temps réel, limitant ainsi les erreurs de transmission. Pour plus de transparence, la plateforme permet aussi des échanges directs entre les différents services via des commentaires, des notifications et des accès partagés.

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• Visualisation détaillée et multi-niveaux : Du budget global aux lignes détaillées, en passant par les budgets par service, projet ou catégorie d’inscriptions, les utilisateurs ont accès à plusieurs niveaux de lecture. Une granularité essentielle pour anticiper les besoins et ajuster les arbitrages.

• Comparaison pluriannuelle : Les tableaux intègrent les données des budgets des années antérieures, permettant ainsi de mesurer les évolutions, d’identifier les écarts et de mieux justifier les propositions budgétaires.

• Gain de temps significatif : En centralisant la saisie et automatisant la consolidation, Manty Budget réduit considérablement le temps passé à collecter, vérifier et consolider les données budgétaires.

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Un budget primitif plus juste

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In fine, Manty Budget est un levier pour construire un budget plus réaliste et aligné avec les capacités d’action de la collectivité. Il permet de :

• Mieux comprendre les enjeux budgétaires au sein de l’organisation
• Mieux allouer les ressources de la collectivité
• Et réduire les écarts entre les prévisions et la réalité

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Le budget primitif est un acte fondamental pour les collectivités territoriales, il s'appuie sur des données précises, des analyses solides, et une construction cohérente. Grâce à une saisie budgétaire centralisée, Manty Budget vous permet de préparer votre BP et le reste des phases budgétaires en toute confiance, grâce au caractère collaboratif de l’outil, et sa capacité à remonter les informations de façon automatique et quotidienne. Les collectivités disposent d’un outil efficace pour comparer leurs données selon les années et mettre au point un budget qui reflète réellement leurs priorités.