Collectivités territoriales : Comment faire du suivi de l’exécution budgétaire un outil de collaboration entre la DAF et les services ?

Le suivi de l’exécution budgétaire est un levier indispensable pour piloter l’action publique. Dans les collectivités territoriales, il permet aux services de mieux suivre et maîtriser leur budget. Il permet aussi de produire des indicateurs à destination des élus et de la direction.

Dans de nombreuses collectivités, cette mission est généralement portée par la direction des affaires financières (DAF) qui s’en occupe seule. Faute d’outils adaptés, il faut souvent passer par des tableaux Excel, de multiples extractions, des ressaisies, etc. Des processus chronophages, qui compliquent une collaboration efficace entre la DAF et les services.

Mais les choses évoluent. De nouvelles solutions logicielles viennent changer la donne. C’est le cas de Manty Décision, une solution de pilotage décisionnel qui se connecte aux logiciels métier pour piloter les collectivités avec des tableaux de bord personnalisables. Cette solution permet à la direction des finances de garder le contrôle tout en permettant aux services concernés d’observer les décisions prises et leurs impacts. Résultat : un accès plus direct à l’information budgétaire pour les services, plus de réactivité, et une gestion plus transverse.

Comment cette approche transforme-t-elle le quotidien des directions financières et des services opérationnels ? Et en quoi Manty Décision contribue à installer un pilotage budgétaire plus collaboratif dans les administrations publiques ? C’est ce qu’explique cet article.
‍

Suivi de l’exécution budgétaire dans les collectivités : une organisation encore très centralisée

Dans de nombreuses collectivités, le pilotage budgétaire repose encore sur une organisation très centralisée. La DAF porte l’essentiel de la charge : production de tableaux de bord, suivi de l’exécution budgétaire, préparation des arbitrages… Les services, eux, restent souvent en attente d’informations partielles et descendantes.

Les échanges se font le plus souvent par fichiers Excel, transmis de façon ponctuelle. Ces demandes sont souvent répétitives, avec les services qui sollicitent régulièrement la DAF pour extraire des données précises via Excel. Ces documents sont longs à produire, peu interopérables et parfois difficiles à interpréter pour les services non spécialistes.

Cette répétitivité génère une charge chronophage importante pour la DAF, qui doit consacrer beaucoup de temps à ces extractions manuelles, au détriment d’autres missions à plus forte valeur ajoutée.

Cette organisation entraîne une vision fragmentée de la réalité budgétaire, un manque de réactivité face aux imprévus, et une forte dépendance à la DAF, ce qui complique considérablement le suivi de l’exécution budgétaire..

Un fonctionnement aussi centralisé peut parfois limiter la fluidité de la gestion financière dans les collectivités. Et les risques liés à cette situation sont multiples : ralentissement du cycle de décision, forte mobilisation de la DAF sur des tâches répétitives, complication de la diffusion des enjeux budgétaires auprès des services…
‍
Pour une collectivité qui manque de données, il peut être difficile de suivre régulièrement le taux de réalisation pour le budget ou identifier en amont les risques que ce soit sur un retard de mandatement ou sur un dépassement du budget.

Des solutions peuvent faciliter un accès plus fluide et instantané à l'information financière. Ils aident les collectivités à mieux répondre à leurs besoins de pilotage partagé.

‍

Collectivités territoriales : vers une exécution budgétaire partagée et fluide

De nouvelles solutions placées au service des administrations publiques permettent désormais de partager l’accès aux données financières de manière structurée, fiable et sécurisée. C’est le cas de Manty Décision.

À lire également, notre article 3 manières de suivre les indicateurs financiers de votre collectivité avec Manty Décision

‍

‍

Pourquoi automatiser le suivi de l’exécution budgétaire dans les services ?

Pensé pour la fonction publique, Manty Décision s’intègre dans l’environnement numérique existant sans nécessiter une refonte du système d’information. Il offre un accès direct aux données financières actualisées, sans dépendre de la production manuelle de tableaux par la DAF.

Les utilisateurs (DGS, DAF, élus, chefs de service) accèdent à des données adaptées à leur niveau de responsabilité, favorisant un pilotage financier partagé.

Cette modularité permet à la DAF d’assurer un pilotage global tout en donnant aux services les moyens de suivre au quotidien l’exécution de leur budget, en lien avec leur activité. Cela encourage le partage de la donnée pour orienter chaque décision. Manty Décision génère automatiquement les tableaux de bord à partir des logiciels de gestion financière existants (Ciril, Berger-Levrault, Grand Angle, etc.).

Tout en conservant une vision globale, la DAF peut déléguer une partie du suivi aux chefs de service, qui accèdent à une version actualisée des données adaptée à leur périmètre et rôle. Ce fonctionnement ouvre la voie à un suivi plus opérationnel et aligné aux besoins du terrain.
‍

En effet, les services ont besoin d’outils qui leur permettent de suivre au jour le jour la gestion de leurs crédits. Ils doivent être en mesure :

• De connaître le reste à consommer sur une ligne budgétaire,
  
  
• De vérifier si un engagement a bien été validé,
  
  
• Ou d’anticiper une demande de décision modificatrice dans le cas où il est évident que le budget alloué sera dépassé.
  
  

En instaurant un suivi partagé, disponible à tout moment pour tous les acteurs, ce besoin de réactivité et de pilotage de proximité optimise les cycles budgétaires longs, traditionnellement portés par la DAF (mensuels, trimestriels, etc.).
‍

La force de Manty Décision réside donc dans sa capacité à automatiser et fiabiliser l’ensemble de la chaîne de suivi budgétaire. Les services passent moins de temps à produire des reportings pour leur supérieur : l’information est accessible en continu, sans attente.

‍

Des indicateurs dynamiques pour des analyses transverses

Dans ce contexte, le reporting est un résultat du suivi de l’exécution budgétaire.

Grâce à l'accès direct aux données, à tout moment, il est possible d’extraire les indicateurs les plus pertinents pour produire un rapport sur mesure.

Par exemple, on peut facilement construire une analyse transverse qui implique trois services dans une action commune, ou générer un tableau de suivi budgétaire pour une réunion stratégique.

Les données sont disponibles, à jour, et prêtes à être utilisées. Le reporting n’est plus une production figée, mais une lecture ciblée de la réalité budgétaire, à des fins de communication ou de pilotage.

Manty Décision : fonctionnalités clés pour un suivi budgétaire collaboratif

Parmi les fonctionnalités clés de Manty Décision, on retrouve :

• La centralisation automatique des données financières : Connexion directe aux logiciels métiers pour regrouper les données et éviter les ressaisies manuelles dans de multiples fichiers Excel.
  
  
• La création de tableaux de bord personnalisés : Visualisation en temps réel de l’exécution budgétaire, des engagements, des soldes, et suivi des indicateurs financiers clés comme les restes à réaliser ou l’autofinancement. Il est possible de créer entièrement un tableau de bord financier à partir de zéro, en choisissant et configurant les indicateurs qui correspondent le mieux à des besoins particuliers. Pour gagner du temps, il est aussi possible de s’appuyer sur des modèles de tableaux de bords déjà utilisés par d'autres collectivités, présents sur la plateforme.
  
  
• L’analyse dynamique et partagée : Grâce à un moteur de requêtes intuitif, les utilisateurs peuvent créer leurs propres indicateurs, croiser les résultats selon divers axes (chapitre, service, nature, programme…) et générer des visualisations claires (graphes, cartes, exports Excel…).
  
  
• La préparation simplifiée des documents budgétaires : Outil d’aide à la rédaction du ROB, du budget primitif, du compte administratif, etc. Avec des modèles de tableaux de bord et d'indicateurs qui servent de base pour la création des reportings financiers.
  ‍

Manty Décision automatise de nombreuses tâches et permet ainsi aux équipes de se recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Le tout soutenu par des données fiables et traçables.

Ces données peuvent être utilisées instantanément pour répondre aux demandes des élus, de la direction générale, ou des citoyens, dans une logique de transparence ou de reporting d'activité.

Grâce à cette solution, les collectivités territoriales gagnent un temps précieux et limitent fortement les risques d’erreurs.
‍

En donnant aux services un accès simplifié à des données fiable et actualisées, cette solution de pilotage financier permet :

• Un meilleur accès direct à l’information pour les services
• Une circulation d’information plus fluide
• Une plus grande autonomie dans le suivi de l’exécution budgétaire
• La création rapide de reportings financiers accessibles à tout moment et ajustables selon le destinataire.
  ‍

Cette approche allège la charge de travail de la DAF et contribue à structurer une gestion plus fluide et plus collaborative.

‍

Suivi d'exécution budgétaire collaborative : quels bénéfices pour les collectivités ?

En repensant l’organisation du pilotage financier autour de la donnée partagée, Manty Décision offre des bénéfices majeurs :

• Une vision consolidée et partagée des finances
  
  
• Des décisions budgétaires plus rapides et mieux informées
  
  
• Une montée en compétences des agents sur les données financières
  
  
• Une meilleure circulation de l’information entre la DAF et les services
  
  
• Une communication simplifiée sur les données financières, y compris vers les directions et les élus

Dans un contexte où les exigences de transparence, de réactivité et de maîtrise budgétaire se renforcent, les collectivités territoriales peuvent tirer parti de solutions qui accompagnent l’évolution de leurs pratiques.
‍

Manty Décision ne se contente pas d’automatiser les rapports financiers : il permet de répartir intelligemment les responsabilités, de renforcer la collaboration entre les services et la DAF, et d’installer une gestion plus fluide, plus efficace et plus moderne.

Avec Manty Décision, les collectivités installent une culture du pilotage partagé. Chaque acteur joue pleinement son rôle, avec des données fiables et accessibles. Le reporting financier cesse d’être une contrainte pour devenir un véritable outil de gestion collaborative.