Comment suivre les grands projets d’une collectivité avec Manty Décision ?

‍Les projets d’aménagement, de rénovation ou de construction dans une collectivité sont généralement des projets conséquents, se déroulant sur plusieurs années et impliquant une variété d’agents, d’élus et de partenaires. Afin de les suivre, les collectivités territoriales utilisent une variété d’outils tels qu’Excel ou des logiciels de gestion de projet spécialisés. Certaines collectivités utilisant Manty Décision ont exprimé le besoin de disposer, sur la plateforme, d’un tableau de bord leur permettant de suivre leurs projets. Focus sur leur démarche !

Pourquoi suivre les grands projets d’une collectivité territoriale dans Manty Décision ?

Le tableau de bord “Suivi des grands projets” dans Manty Décision ne remplace pas les logiciels spécialisés et ultra complets de gestion de projet. Son objectif principal est de rassembler, dans un même endroit, les informations de base nécessaires à la gestion et l’avancement des projets, pour les cadres territoriaux comme pour les élus. 

En effet, la conduite du projet nécessite de contrôler l’atteinte des objectifs, le respect des délais, noter les problèmes ayant pu être rencontrés, suivre les demandes de financement, etc. Ces informations donnent une vision globale et précise du projet à tous les acteurs.

Il peut constituer un support de discussion ou un document de référence pour les revues de projet ou les comités de pilotage, car il contient des informations telles que les étapes du projet, les échéances, les équipes mobilisées, etc.

Le suivi de projet par le tableau de bord présente plusieurs avantages. 

• Tout d’abord, les informations provenant de logiciels métiers sont automatiquement et quotidiennement mises à jour et les données provenant de fichiers CSV peuvent être standardisées et importées automatiquement à une certaine fréquence. 
• L’utilisation d’une plateforme comme Manty simplifie le travail de la personne qui créé et partage le tableau, mais également de celle qui reçoit un document lisible et clair. 
• Enfin, le tableau de bord est modulable et peut être adapté aux besoins de chaque collectivité ! Il peut servir de support de réunion lors de comité de pilotage par exemple. La direction financière peut l'utiliser pour suivre les crédits de paiement associés à chaque AP. Partagé avec les gestionnaires ou services, il leur permet de suivre plus simplement et avec plus d’autonomie les opérations des AP qui les concernent. La direction générale et les élus peuvent l’utiliser pour communiquer sur l’avancement des différents projets de la collectivité auprès des administrés.

Que trouve-t-on dans le tableau de bord “Suivi des grands projets” ?

Le tableau de bord modèle que nous avons créé est inspiré de celui de Lionel Fassora, Directeur des finances, de l’évaluation et de la gestion locative, à la communauté d'agglomération Grand Périgueux.

Découvrez l'interview de Lionel Fassora sur l'institution d'une culture de gestion et de pilotage auprès des services avec Manty Décision.

Dans ce tableau “Suivi des grands projets”, vous trouverez des informations permettant un suivi financier du projet - provenant du logiciel financier et du module AP/CP de la collectivité - ainsi que des données qualitatives provenant principalement de saisies manuelles et documents Excel.

Découvrez notre tableau de bord “Suivi des grands projets” sur la plateforme de démonstration Manty Décision.

Parmi les données pouvant être extraites du module AP/CP du logiciel financier de la collectivité, nous avons choisi quatre indicateurs permettant le suivi financier des projets :

• Le montant budgété total.
• Le montant mandaté de l’AP sur l’année en cours. Le choix de la jauge pour représenter l’indicateur permet de voir en un coup d’œil le ratio d’avancement du mandatement sur l’exercice en cours par rapport à ce qui avait été budgété.
• Le montant réalisé de l’AP qui permet de visualiser rapidement la progression globale du projet.
• Suivi de l’AP (retro) permettant de visualiser et de comparer le montant réalisé pour chaque exercice budgétaire.

Grâce à la fonctionnalité “bloc de texte” permettant d’insérer du texte, une image, un tableau, il est également facile d’ajouter des données “qualitatives” telles que :

• Le calendrier technique et financier ; 
• Les arbitrages à effectuer ;
• Les délibérations à prévoir ;
• La répartition des sources de financement des différents projets de la collectivité ;
• Le montant espéré des financements externes, leur provenance et leur statut (demandé, obtenu, etc.). Cela permet de suivre où en sont les appels à projets auxquels a pu participer la collectivité territoriale.
• La liste des acteurs impliqués tels que le chef de projet, le comité de pilotage, le comité technique, etc.
• Un planning prévisionnel du projet - comprenant les différentes étapes, leurs dates et leur statut - par service ou agent
• Un récapitulatif des faits qui ont marqué le projet tels qu’un retard par exemple. On pourra trouver l’événement, sa date et son impact prévisionnel
• Un descriptif du projet : son contexte, ses enjeux et ses risques

Conclusion

La conduite de projets au sein des collectivités territoriales peut être facilitée par l’utilisation d’outils donnant à voir les données de manière simple et concise. Certaines collectivités utilisant Manty Décision ont choisi de tirer parti des avantages de l’outil de visualisation de données pour suivre leurs projets. Elles ont mis en place un ou des tableaux de bord regroupant tous les projets ou se focalisant sur un projet spécifique en fonction de leurs besoins.

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Vous souhaitez discuter de vive voix du suivi de projets dans Manty ? Prenez rendez-vous avec un de nos chargés d’affaire secteur public pour une démonstration : https://www.manty.eu/rdvdemodecision 

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Vous souhaitez en savoir plus sur les possibilités de pilotage des AP/CP offertes par Manty ? Consultez notre article Piloter les AP/CP avec Manty.

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