Comment piloter les AP/CP avec Manty ?

‍De plus en plus utilisées par les directeurs des finances de collectivités locales, les AP/CP sont un outil financier extrêmement utile pour piloter les grands projets d’investissement pluriannuels (généralement entre quatre et six ans). Qu’il soit fait sur Excel ou dans un module spécifique du logiciel comptable de la collectivité, le pilotage des AP/CP présente certaines complexités pour les directeurs financiers. Tour de table des utilisations de Manty qui vont vous simplifier le suivi. 

Les avantages et difficultés des AP/CP

Les AP/CP sont un outil financier exécutant le plan pluriannuel d’investissement, et permettant de prévoir les dépenses et les recettes des projets conséquents sur plusieurs années.

Pour revoir les bases sur les AP/CP, consultez notre fiche financière sur le sujet.

Les APCP présentent deux grands avantages :

• La répartition de l’enveloppe en CP permet à la collectivité de mobiliser le financement au fur et à mesure de l’exécution du projet, et de ne pas nécessiter l’entièreté des fonds dès le lancement.

• Les APCP permettent d’améliorer la transparence financière des collectivités qui sont encouragées à mettre en place des outils de suivi et d’évaluation de leurs investissements. Par exemple, certaines dispositions contenues dans la loi NOTRe obligent les collectivités (à partir d’une certaine strate) à prévoir des études d’impact des opérations d’investissement sur les dépenses de fonctionnement.

Pour suivre les AP/CP, les directeurs financiers utilisent des tableurs Excel ou un module spécifique dans le logiciel financier. Quelle que soit la méthode utilisée, l’utilisation des AP/CP est généralement assez compliquée : 

• La méthode implique souvent de nombreux retraitements sur Excel.
• Le tableau de synthèse n’est pas toujours mis à jour automatiquement alors que les montants des AP et des CP sont susceptibles d’être révisés ou rééchelonnés régulièrement.
• Il peut être complexe de mettre en valeur les informations sur les AP/CP - renseignées dans le module du logiciel financier - lorsque celui-ci n’est pas utilisé à son plein potentiel.

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AP/CP : ce que propose Manty pour répondre aux difficultés rencontrées par les collectivités 

Les DAF utilisant les AP/CP et Manty dans leur collectivité nous ont fait part de leur envie d’avoir un espace sur la plateforme répondant à quatre besoins particuliers : 

• Suivre aisément l’état d’avancement global des AP/AE ;
• Suivre aisément l’état d’avancement annuel des AP/AE ;
• Suivre aisément l'état d'avancement de la préparation budgétaire sur chacune des AP ;
• Pouvoir anticiper l’organisation des réunions pour revoter les AP ou les CP.

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Il existait déjà dans Manty Budget, un espace réservé à la direction financière d’une collectivité, lui permettant de coordonner et de guider l'élaboration du budget. À la suite du recueil de ces besoins, nous avons lancé la conception et le développement par nos équipes techniques d’une nouvelle fonctionnalité : la vue APs/AEs, qui fut livré début novembre. Au sein de cet “espace DAF”, les équipes financières peuvent désormais retrouver un onglet spécifique leur permettant de suivre les AP-AE de leur structure.

L’onglet comprend deux tableaux de suivi : un pour les autorisations de programme et un pour les autorisations d’engagement. Il est possible de suivre à la fois les dépenses et les recettes des APs et des AEs.

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L’onglet permet de visualiser les recettes, car elles constituent un élément de suivi important des autorisations de programme. En général, les grands projets ne sont pas uniquement financés par la collectivité, mais également par le département, la Région ou encore l’État. Suivre les recettes permet donc d’avoir une vision claire du montant que la collectivité doit réellement mobiliser !

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Prenons l’exemple d’une collectivité souhaitant construire une école maternelle pour 15 millions d’euros sur cinq ans. Pour financer l’autorisation de programme, la collectivité peut bénéficier d’aides, de subventions, etc. lui permettant de n’avoir à emprunter qu’une partie des 15 millions d’euros de l’AP et non pas la totalité.

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Les données qui apparaissent dans l'onglet APs/AEs proviennent du logiciel financier et du module de préparation budgétaire Manty Budget. Leur synchronisation quotidienne permet aux DAF d’avoir en permanence accès à de l’information actualisée.

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Suivre l’état d'avancement global des AP/AE 

Les AP AE existent et sont exécutées sur plusieurs années, il était donc critique que les DAF aient accès à un tableau de synthèse leur permettant de suivre leur avancement global. Dit d’une autre façon, la vue agrégée sur l’outil Manty des différentes AP et des CP sur de nombreuses années (jusqu’à 5 ans dans le passé et 10 dans le futur) leur offre une vision globale du respect des échéanciers et de l’avancement des projets.

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Le tableau en question contient bien évidemment la liste de toutes les autorisations de programme développées dans la collectivité. Une AP pouvant être reliée à une ou plusieurs opérations, le détail par opérations de chaque AP est également accessible facilement via cette vue.

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L'état d'avancement global des APs/AEs peut être suivi grâce à la synthèse se trouvant dans la première partie du tableau. On retrouve 3 indicateurs :

• Le montant de l’AP
• Le pourcentage de réalisation
• Le total réalisé

Cette partie du tableau permet également aux DAF d’avoir des chiffres, toujours disponibles et à portée de main, pour préparer et même présenter les réunions d’avancement du PPI ou des grands projets avec les élus par exemple. 

Suivre l’état d'avancement annuel des AP/AE

Durant l’année, il est primordial que le directeur financier puisse suivre l’évolution du montant réalisé par rapport à l’échéancier annuel. Cela lui permet de s’assurer que les crédits de paiement sont bien utilisés et que les projets ne prennent pas de retard ! 

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Dans Manty Budget, vous pouvez retrouver l’échéancier de l’AP, réparti par crédit de paiement. Pour chaque année, le DAF a accès à 4 indicateurs :

• le montant prévisionnel du CP ;
• le montant réalisé ; 
• Le budgété total ;
• Le pourcentage de réalisation.

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Les décisions prises pour modifier les AP/CP telles que la révision, durant l’exercice, du montant prévisionnel du CP de l’année N sont prises en compte dans les chiffres visibles sur la plateforme.

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Suivre la préparation budgétaire sur chaque AP

Durant la phase de proposition des services, la phase d’arbitrage et de budget supplémentaire, le DAF peut vérifier en temps réel que les montants proposés, saisis pour chaque opération, correspondent aux montants prévisionnels du CP. 

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Il peut également afficher le détail de chaque opération pour suivre l’avancement de la préparation budgétaire sur chacune d’entre elles.

• Il peut voir quels services doivent saisir ;
• Il peut visualiser les balances de l’opération par année ;
• Il peut ajouter ou modifier les inscriptions.

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Anticiper le vote visant à modifier les AP ou les échéanciers

Dans le cas où le montant budgété ou les montants réalisés de l'année précédente ne correspondent pas aux échéanciers des AP, il faut revoter l’échelonnement ou le montant global des AP.

Prenons l’exemple d’une AP dont le CP 2023 est prévu à 1,5 million d’euros. Lors de la proposition des services, le montant proposé est 1,25 million. Le montant prévu sera revoté afin qu’il soit aligné sur le montant proposé et la différence sera soit rééchelonnée sur les CP des années suivantes, soit déduite du montant total de l’AP. 

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Un système de code couleur est mis en place sur les chiffres afin de permettre aux DAF de remarquer aisément, lors de la préparation budgétaire, si les montants proposés ne sont pas alignés sur le montant réalisé et nécessite d’être revotés. Si ce n’est pas le cas, ils apparaissent en orange et a contrario, le vert signale que les montants correspondent.

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Suivre les grands projets et sensibiliser les agents avec Manty Décision

Certains directeurs financiers de collectivités ou contrôleurs de gestion utilisent également des tableaux de bord pour suivre leurs AP/CP. 

C’est notamment un des cas d’usages de Manty Décision, notre solution de visualisation de données et pilotage stratégique. En effet, les connecteurs Manty pour logiciels comptables remontent les données d’AP/CP dans les différents modules. Cela permet de créer des tableaux de suivi et de pouvoir les partager avec des agents qui n’auraient pas accès à l’espace DAF. À noter : les collectivités n’ayant pas Manty Budget peuvent également utiliser les tableaux de bord de Manty Décision pour suivre leurs AP/CP, mais ils ne seront pas reliés à leur préparation budgétaire.

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Un tableau de suivi global des AP/CP

Comme nous l’avons vu plus haut, il est important pour la direction financière - et en particulier le DAF - de suivre l’évolution de l’ensemble des AP et de rendre visible l’information sur les engagements de crédits.

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Au sein du tableau de bord global AP/CP, il est critique de suivre des indicateurs agrégés tels que le :

• Nombre d’AP en fonction de la date de début
• Nombre d’AP en fonction de la date de fin

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Mais également des indicateurs provenant d’une extraction brute des données du module AP/CP du logiciel financier tels que :

• Les montants de l’AP : total, mandaté, engagé 
• Le pourcentage réalisé
• Le montant des dépenses affectées
• Le montant prévisionnel des dépenses de l’AP
• L’échéancier des AP
• Les affectations par AP.

Pilotage par AP

Afin de suivre l’avancement des AP individuellement, il suffit aux collectivités de créer un tableau avec les indicateurs qu’elles souhaitent suivre et de le filtrer par le code de l’AP qui les intéresse. Quelques indicateurs clés :

• Les montants de l’AP (réalisé, engagé, prévisionnel des dépenses)
• Les taux de l’AP (réalisation, mandatement)
• Le taux de mandatement des CP de l’exercice ;
• L’échéancier de l’AP ;
• La liste des affectations
• La liste des opérations
• La liste des dépenses mandatées sur le CP de l’exercice en cours

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Tableau de suivi des AP/CP à destination des services

Enfin, il est également possible de visualiser plusieurs AP sur un même tableau de bord, partagé entre la direction financière et les services, en le filtrant sur plusieurs codes d’AP. 

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En effet, certains services - comme les services techniques - sont très impliqués dans la réalisation des projets pluriannuels, car intervenant sur les nombreux projets de construction de leur collectivité. Les services préparent et exécutent souvent leur budget sans avoir une bonne compréhension des AP CP qui les concernent, ce qui peut entraîner des écarts dans les prévisions au BP ou en cours d’année. Pour ces services, il est critique de suivre les autorisations de programme dont ils ont la charge. Comment ? En utilisant un tableau de bord filtré sur leur service et recensant leurs différentes AP et leur évolution, ces services peuvent vérifier leur utilisation des CP durant l’année. La réalisation des CP, l’exécution pluriannuelle des dépenses et des recettes est alors améliorée. 

D’autres indicateurs que nous préconisons de suivre :

• Le montant prévisionnel et budgété total ventilé par exercice budgétaire et AP
• Le montant engagé des CP ventilé par opération et par gestionnaire
• Recettes engagées sur le montant prévisionnel de l’AP
• Recettes titrées sur le montant prévisionnel de l’AP
• Recettes titrées sur le budgété du CP

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Et in fine, ce tableau permet d’informer et de sensibiliser les services à la mise en œuvre et au suivi des engagements pris par la collectivité, pour une transparence totale.

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Conclusion

En règle générale, il est compliqué et chronophage, pour la direction financière de piloter et suivre les AP-CP, tant il y a de traitements à faire sur Excel.

Manty tire parti des données d’AP/CP de votre logiciel comptable pour vous aider à piloter les grands projets pluriannuels, en : 

• automatisant leur collecte et leur présentation de façon pluriannuelle pour la direction financière, lors de l’exécution (Manty Décision) comme de la préparation budgétaire (Manty Budget)
• en sensibilisant les services à la gestion pluriannuelle des finances et des projets.

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Enfin, l’onglet AP/CP dans Manty Budget est la première étape vers un outil de prospective financière complète. Nous travaillons actuellement sur la roadmap du module pour prioriser les fonctionnalités à ajouter sur 2023. N’hésitez pas à nous faire un message avec vos suggestions de fonctionnalités qui vous changeraient la vie !

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Pour en savoir plus sur les possibilités de pilotage des AP/CP, tant sur Manty Décision que sur Manty Budget, contactez-nous pour une démo.

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