Comment analyser et améliorer le délai global de paiement (DGP) d’une collectivité avec une solution décisionnelle ?

‍Afin d’éviter les pénalités financières infligées aux collectivités qui ne respectent pas le délai de paiement des marchés publics de trente jours, celles-ci sont encouragées à mettre en place un suivi attentif du cycle de facturation. Indispensable, mais chronophage, ce suivi se fait à partir des données contenues dans le logiciel comptable de la collectivité et habituellement sur Excel. Mais il peut également être effectué dans Manty Décision comme l’ont fait plusieurs des structures qui l’utilisent. Zoom sur la pratique !

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Que trouve-t-on dans un tableau de suivi de la facturation ? 

Pour améliorer leur délai global de paiement (régulièrement supérieur à 30 jours), plusieurs des collectivités utilisatrices de Manty Décision (sur le périmètre financier) ont mis en place un tableau de suivi des factures sur la plateforme. Celui-ci répond à cinq besoins : 

• Suivre facilement le délai global de mandatement et le délai global de paiement de leurs factures ;
• Identifier aisément les factures ayant les délais les plus longs afin de les traiter prioritairement ;
• Mettre en évidence des tendances dans le cycle de facturation.
• Déterminer la cause exacte des délais particulièrement longs en se basant sur des données chiffrées plutôt qu'un ressenti. 
• Responsabiliser les services.

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Sur la base des besoins que les collectivités ont fait remonter, nous avons créé un tableau de bord modèle permettant de suivre les grands indicateurs de la facturation. Celui-ci permet d’avoir plusieurs niveaux de détails disponibles ou non en fonction des droits de l’utilisateur.

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Découvrez le tableau de bord "Suivi des factures et marchés" disponible sur la plateforme de démonstration de Manty Décision !

Dans ce tableau de suivi, vous pouvez tout d’abord retrouver des indicateurs généraux permettant à la collectivité d’avoir une idée globale de l’état d’avancement de ses factures tels que :

• Le nombre de factures reçues ;
• Le nombre de factures mandatées ;
• Le nombre de factures non mandatées ;
• Le nombre de factures payées ;
• Le délai moyen de paiement ;
• Le délai moyen de mandatement.

Il est également primordial de suivre des indicateurs plus précis afin de répondre aux besoins spécifiques que nous avons mentionnés plus haut tels que : faciliter la priorisation des factures au long délai, identifier les tendances et les points de tension dans le processus de suivi de facturation. Les indicateurs cruciaux à suivre sont :

• Le nombre de factures non mandatées par statut (transmises aux services, dans le circuit de signature, etc.).
• Le nombre de factures non mandatées par date de réception. Cet indicateur facilite l’identification et la priorisation des factures ayant un délai de paiement proche de l’échéance ou supérieur à 30 jours.
• La durée moyenne de traitement ou de paiement des factures par année. Ces deux indicateurs permettent de suivre l’évolution pluriannuelle du délai et de mesurer l’impact des actions mises en place par la collectivité.
• La durée moyenne de traitement des factures en fonction de leur date de réception ou de paiement. Cet indicateur peut mettre en avant des délais plus longs sur certaines périodes.
• Le nombre de factures payées chaque mois.
• Une liste des factures sans date de mandatement.
• Une liste des factures ventilée par statut, par gestionnaire et par mois. 

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Exemples d’utilisations du tableau de suivi de la facturation

Penchons-nous sur notre premier exemple. Une communauté de communes cliente a mis en place le tableau de bord de suivi des factures, car son délai global de paiement était souvent supérieur à 30 jours. En ventilant les indicateurs par direction, l’agent en charge du suivi des factures s’est rendu compte que le nombre de factures réceptionnées et payées par le service Cuisine centrale était bien supérieur à celui des autres services - plusieurs factures étaient reçues chaque jour du même prestataire. L’agent s’est alors rendu compte, après s’être renseigné auprès du service, que le fournisseur éditait une facture pour chaque livraison. La collectivité a modifié la fréquence de réception des factures d’une par livraison à une par mois. En juste un mois, le service Cuisine centrale a fluidifié son cycle de traitement des factures et a retrouvé un délai de paiement règlementaire !

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Prenons maintenant l’exemple d’une ville dont le processus de suivi de la facturation n’était pas adapté à son fonctionnement. Les factures de la collectivité étaient souvent payées après le délai de 30 jours et le retard s’accumulait fortement au point où 80 % des factures traitées en novembre et décembre étaient dues à un retard accumulé. Plusieurs raisons à cela : de nombreuses erreurs sur les factures et un cycle de validation impliquant plusieurs personnes qui n’étaient pas forcément notifiées lorsqu’elles avaient une action à faire. La mise en place du tableau de suivi des factures a permis de : 

• faciliter la priorisation et le traitement des factures urgentes ;
• d’accélérer le cycle de validation des factures ;
• d’éviter les pénalités financières ;
• et d’améliorer l’image de la collectivité auprès des prestataires.

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Conclusion

Comme nous venons de le voir, creuser la donnée permet d’aller plus loin dans la compréhension des problèmes pouvant survenir dans le cycle de facturation. Et bien que le suivi puisse être effectué de différentes manières, l’utilisation d’un tableau de bord connecté au logiciel financier, avec des visualisations impactantes et dont la mise à jour est automatique, présente de nombreux avantages.

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Vous souhaitez discuter de votre cycle de facturation et des enjeux d’utilisation de la donnée sur le périmètre financier ? Prenez rendez-vous avec un de nos responsables grands comptes.

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Le tableau de bord Factures est l’un des 14 tableaux disponibles sur notre offre Essentiel. Pour en savoir plus sur cette nouvelle offre et découvrir les tableaux de bord inclus, consultez la page dédiée à la solution.

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Si vous avez un projet de visualisation de données ambitieux et souhaitez partir de zéro pour vos tableaux de bord, découvrez Manty Décision.