Incontournables dans tous les secteurs d’activité, les tableaux de bord décisionnels sont composés d’indicateurs permettant une vision en temps réel ou en différé des ressources et de l’activité d’une organisation.
Les avancées technologiques ont permis d’exploiter de manière plus efficiente les données stockées dans les systèmes d’information et à partir de ces données, de produire des indicateurs graphiques accessibles à tous.
Quels sont les tableaux de bord à suivre par les administrations publiques territoriales en France ?
Cet article présente 6 tableaux de bord pertinents à suivre et parmi les plus fréquemment suivis pour piloter l’action publique territoriale.
Chargées de piloter et coordonner l’ensemble de l’activité des services, il est généralement pertinent que la Direction Générale des Services et les Directions Générales aient accès à leurs propres indicateurs au sein d’un tableau de bord qui leur est destiné.
Ce tableau de bord doit être suffisamment concis, pour être consulté rapidement le matin en arrivant ou avant un rendez-vous, tout en étant exhaustif, pour permettre une vision globale des ressources RH et financières, et de l’activité. Lorsqu’une donnée attire l’attention d’un.e directeur.trice général.e, l’objectif est qu’il ou elle se tourne ensuite vers les directions concernées afin de leur demander une analyse et des éléments de compréhension plus approfondis.
Il doit également être constitué des indicateurs liés aux enjeux clés de la collectivité, comme par exemple l’absentéisme ou les dépenses d’investissement.
Les indicateurs pertinents à suivre :
Découvrez notre tableau de bord démo Direction générale
Il est également pertinent que l’échelon décisionnel des directions ‘fonctionnelles’ (DST, DEJ, DAF, DRH, DSI, …) puisse accéder facilement à des tableaux de bord de pilotage de leurs ressources RH et financières.
Les indicateurs RH pertinents sont par exemple :
Les indicateurs financiers pertinents sont par exemple :
Découvrez notre tableau de bord démo Direction des Ressources Humaines
Mettez en place un suivi efficace des finances et RH avec ces 6 tableaux de bord pour votre collectivité. Découvrir Manty Décision.
La clôture budgétaire ne peut pas être le seul moment où les directions se rendent compte de leur exécution budgétaire sur l’année écoulée.
Les directions des finances ou pôles de contrôle de gestion ont souvent la mission d’informer les directions de leur situation financière, à travers par exemple l’organisation de “Comités budgétaires” une fois par trimestre. Il est à cet égard pertinent de construire un tableau de bord visant à animer ces réunions budgétaires et rendre ainsi plus “parlantes” les données financières.
Dans le cas de tableaux de bord automatisés accessibles en consultation, ce tableau de suivi budgétaire permet aux directions de suivre en autonomie et tout au long de l’année leurs indicateurs d’exécution budgétaire.
Découvrez notre tableau de bord démo Suivi de l'exécution budgétaire
L’absentéisme constitue un enjeu important des collectivités territoriales. En effet, selon Sofaxis, le taux d’absentéisme moyen dans le secteur public local s'élèverait à 9,2% en 2018 (échantillon de 16 000 collectivités).
Afin de mieux maîtriser l’absentéisme, plusieurs indicateurs peuvent être suivis :
Il est également judicieux que la Direction Générale ou la Direction des Ressources Humaines déterminent en amont une cible à atteindre (ex : 5%) et la fasse figurer sur les histogrammes afin que chaque direction puisse comparer leurs résultats d’absentéisme par rapport à l’objectif fixé pour leur direction ou pour la collectivité.
Découvrez notre tableau de bord démo Absentéisme
Le délai de paiement des factures constitue un autre enjeu important des collectivités territoriales. Ce dernier est en effet fixé réglementairement à 30 jours, dont 20 jours entre la réception de la facture et son mandatement.
Or, les logiciels financiers n’ont pas été conçus pour piloter cet indicateur et la transmission des factures à chaque étape de facturation n’est généralement pas des plus fluides.
Un tableau de bord s’avère alors être un outil précieux pour toutes les directions !
Découvrez notre tableau de bord démo Suivi des factures et marchés
La masse salariale constitue près d’un tiers des dépenses des collectivités territoriales. Dans un contexte financier contraint, la maîtrise des dépenses liées au personnel représente donc un enjeu majeur.
Un tableau de bord de suivi de la masse salariale ou plus globalement, des dépenses liées au personnel, donne une première vision agrégée des dépenses à instant T, permet de suivre leur évolution sur plusieurs années, et d’anticiper leur évolution dans le futur.
Pour construire ce tableau de bord, il est important de bien cadrer les données que l’on souhaite suivre :
Généralement, ce tableau est composé d’indicateurs synthétiques agrégés, souvent positionnés en première place dans le tableau de bord, et déclinés selon plusieurs dimensions analytiques (directions, date de paie, catégories hiérarchiques, positions administratives, filières, âges …) puis d’indicateurs plus spécifiques réalisant un “zoom” sur certains éléments de la masse salariale tels que les heures supplémentaires, complémentaires, les astreintes, le régime indemnitaire, la NBI, etc.
Il peut être également pertinent de croiser les données provenant du SIRH au données du logiciel comptable, permettant de suivre la consommation du chapitre 012 par nature comptable ou encore la part du 012 dans le budget de fonctionnement.
Découvrez notre tableau de bord démo Gestion des effectifs et de la masse salariale
Si vous avez aimé cet article, n'hésitez pas à découvrir notre solution Manty Décision, ou à contacter un chargé d'affaires pour en parler de vive voix, et voir comment Manty peut améliorer et accélérer le pilotage de votre collectivité.
Lucie-Anna Oddon
Consultante secteur public