6 exemples de croisements de données utiles pour votre collectivité

Incontournables dans tous les secteurs d’activité, les tableaux de bord décisionnels sont composés d’indicateurs permettant une vision en temps réel ou en différé des ressources et de l’activité d’une organisation.

Les avancées technologiques ont permis d’exploiter de manière plus efficiente les données stockées dans les systèmes d’information et à partir de ces données, de produire des indicateurs graphiques accessibles à tous.

Quels sont les tableaux de bord à suivre par les administrations publiques territoriales en France ?

Cet article présente 6 tableaux de bord pertinents à suivre et parmi les plus fréquemment suivis pour piloter l’action publique territoriale.

1 - Tableau de bord de la Direction Générale des Services ou du Comité de Direction

Chargées de piloter et coordonner l’ensemble de l’activité des services, il est généralement pertinent que la Direction Générale des Services et les Directions Générales aient accès à leurs propres indicateurs au sein d’un tableau de bord qui leur est destiné.

Ce tableau de bord doit être suffisamment concis, pour être consulté rapidement le matin en arrivant ou avant un rendez-vous, tout en étant exhaustif, pour permettre une vision globale des ressources RH et financières, et de l’activité. Lorsqu’une donnée attire l’attention d’un.e directeur.trice général.e, l’objectif est qu’il ou elle se tourne ensuite vers les directions concernées afin de leur demander une analyse et des éléments de compréhension plus approfondis.

Il doit également être constitué des indicateurs liés aux enjeux clés de la collectivité, comme par exemple l’absentéisme ou les dépenses d’investissement.  

Les indicateurs pertinents à suivre :

• Les dépenses de fonctionnement et d'investissement mandatées cumulées sur plusieurs années et leurs taux de réalisation
• Un suivi des chapitres globalisés 012 et 011 ainsi que du chapitre 65
• La durée moyenne de traitement des factures de la réception au mandatement et de la réception au paiement
• Le taux d'absentéisme mensuel
• La masse salariale mensuelle et par direction
• L'évolution des effectifs sur plusieurs années

Quels gains espérer :

• une meilleure vision d'ensemble, comparative et évolutive d'un mois ou d'une année sur l'autre, des ressources de la collectivité
• un accès à l'information en autonomie à tout moment de l'année
• une meilleure prévention & anticipation des risques pour une gestion et un pilotage efficients

Découvrez notre tableau de bord démo Direction générale

2 - Tableau de pilotage des ressources RH et financières des directions

Il est également pertinent que l’échelon décisionnel des directions ‘fonctionnelles’ (DST, DEJ, DAF, DRH, DSI, …) puisse accéder facilement à des tableaux de bord de pilotage de leurs ressources RH et financières.  

Les indicateurs RH pertinents sont par exemple :

• l’évolution des effectifs
• le niveau d’absentéisme par nature d’absence, compressible et incompressible
• le suivi du nombre et du coût des heures supplémentaires
• la masse salariale mensuelle comparée à l’année N-1.

Les indicateurs financiers pertinents sont par exemple :

• les taux de réalisation des dépenses par rapport au budgété et en comparaison à l’année N-1 à la même période
• la consommation des crédits par opération ou antenne
• ou encore le nombre de factures restant à mandater

Quels gains espérer :

• gain de temps dans l'analyse des données, permettant de faire gagner des dizaines de milliers d'euros par an
• prise de conscience de problématiques (absentéisme, consommation des crédits, nombre d'heures supplémentaires) permettant une intervention rapide

Découvrez notre tableau de bord démo Direction des Ressources Humaines

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3 - Tableau de suivi budgétaire

La clôture budgétaire ne peut pas être le seul moment où les directions se rendent compte de leur exécution budgétaire sur l’année écoulée.

Les directions des finances ou pôles de contrôle de gestion ont souvent la mission d’informer les directions de leur situation financière, à travers par exemple l’organisation de “Comités budgétaires” une fois par trimestre. Il est à cet égard pertinent de construire un tableau de bord visant à  animer ces réunions budgétaires et rendre ainsi plus “parlantes” les données financières.

Dans le cas de tableaux de bord automatisés accessibles en consultation, ce tableau de suivi budgétaire permet aux directions de suivre en autonomie et tout au long de l’année leurs indicateurs d’exécution budgétaire.

Quels gains espérer :

• prise de conscience d'un décalage entre budgété et réalisé permettant une réaction rapide
• meilleure prévision du budget de l'exercice suivant

Découvrez notre tableau de bord démo Suivi de l'exécution budgétaire

4 - Tableau de pilotage de l’absentéisme

L’absentéisme constitue un enjeu important des collectivités territoriales. En effet, selon Sofaxis, le taux d’absentéisme moyen dans le secteur public local s'élèverait à 9,2% en 2018 (échantillon de 16 000 collectivités).

Afin de mieux maîtriser l’absentéisme, plusieurs indicateurs peuvent être suivis :

• L’évolution mensuelle et sur plusieurs années du nombre d’agents absents et du nombre de jours d’absence
• La répartition des absences par nature d’absence
• Les absences (en jours ou nombre d’agents) compressibles et incompressibles
• Les absences par directions et services
• Le taux d’absentéisme (= nombre de jours d’absence / (effectifs ETP à date * nombre de jours de la période) * 100).

Il est également judicieux que la Direction Générale ou la Direction des Ressources Humaines déterminent en amont une cible à atteindre (ex : 5%) et la fasse figurer sur les histogrammes afin que chaque direction puisse comparer leurs résultats d’absentéisme par rapport à l’objectif fixé pour leur direction ou pour la collectivité.

Quels gains espérer :

• une meilleure compréhension de l'absentéisme dans la collectivité
• une réduction du taux d'absentéisme compressible

Découvrez notre tableau de bord démo Absentéisme

5 - Tableau de suivi des factures et délais de paiement  

Le délai de paiement des factures constitue un autre enjeu important des collectivités territoriales. Ce dernier est en effet fixé réglementairement à 30 jours, dont 20 jours entre la réception de la facture et son mandatement.

Or, les logiciels financiers n’ont pas été conçus pour piloter cet indicateur et la transmission des factures à chaque étape de facturation n’est généralement pas des plus fluides.

Un tableau de bord s’avère alors être un outil précieux pour toutes les directions !

Les indicateurs pertinents :

• Le nombre de factures reçues, mandatées, restant à mandater.
• Répartition des factures selon l’état de la facture dans le circuit de validation des factures .
• Une liste des factures restant à mandater, filtrée sur chaque direction, ordonnée selon leurs délais de traitement depuis leur réception - de la facture la plus ancienne à la facture la plus récente.
• Le nombre de jours entre chaque étape de facturation (date de réception - date d’envoi au service - date de service fait - date de mandatement - date de paiement).

Quels gains espérer :

• une réduction des délais de paiement, et donc une réduction des intérêts moratoires liés au retard de paiement

Découvrez notre tableau de bord démo Suivi des factures et marchés

6. Tableau de pilotage de la masse salariale

La masse salariale constitue près d’un tiers des dépenses des collectivités territoriales. Dans un contexte financier contraint, la maîtrise des dépenses liées au personnel représente donc un enjeu majeur.

Un tableau de bord de suivi de la masse salariale ou plus globalement, des dépenses liées au personnel, donne une première vision agrégée des dépenses à instant T, permet de suivre leur évolution sur plusieurs années, et d’anticiper leur évolution dans le futur.

Pour construire ce tableau de bord, il est important de bien cadrer les données que l’on souhaite suivre :

• Souhaite-t-on suivre seulement la masse salariale (brut + charges patronales) ou d’autres dépenses liées au personnel ?
• Quelles sont les rubriques de paie à prendre en compte ? Ou quelles natures comptables du logiciel financier ?
• Souhaitons-nous prendre en compte tous les effectifs ? Ou isoler la masse salariale des titulaires, des non-titulaires, des élus ou encore des postes permanents / non-permanents ?

Généralement, ce tableau est composé d’indicateurs synthétiques agrégés, souvent positionnés en première place dans le tableau de bord, et déclinés selon plusieurs dimensions analytiques (directions, date de paie, catégories hiérarchiques, positions administratives, filières, âges …)  puis d’indicateurs plus spécifiques réalisant un “zoom” sur certains éléments de la masse salariale tels que les heures supplémentaires, complémentaires, les astreintes, le régime indemnitaire, la NBI, etc.

Il peut être également pertinent de croiser les données provenant du SIRH au données du logiciel comptable, permettant de suivre la consommation du chapitre 012 par nature comptable ou encore la part du 012 dans le budget de fonctionnement.

Quels gains espérer :

• une vision globale et une gestion maitrisée des dépenses de personnel
• rationalisation des coûts et des dépenses
• mieux comprendre et anticiper les variations d'effectifs sur la masse salariale

Découvrez notre tableau de bord démo Gestion des effectifs et de la masse salariale

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Lucie-Anna Oddon

Consultante secteur public

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