Import Excel dans Manty Décision : 2 études de cas pour collectivités territoriales

Les données de votre collectivité - présentes dans un logiciel utilisé par un seul agent ou non capturées dans un logiciel métier et remplies dans un fichier Excel - ont de la valeur ! Elles peuvent être suivies et permettre d’étoffer vos tableaux de bord, indicateurs et rapports, en fournissant un axe analytique supplémentaire. 

C’est ce qu’ont mis en place plusieurs de nos clients grâce au connecteur Excel de Manty Décision. Nous vous présentons dans cet article deux cas d’usage de structures ayant utilisé des fichiers Excel pour suivre plus facilement leur activité.

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Sommaire

Dans une de nos villes cliente en Essonne, le pôle Services techniques utilise plusieurs logiciels pour fonctionner. Certains d’entre eux, comme le logiciel Atal de Berger-Levrault, sont connectés à Manty Décision. En raison de leur faible nombre d’utilisateurs, d’autres ne bénéficient pas d’un connecteur dédié, comme le logiciel qui recense les pannes et les interventions techniques sur les installations de la commune.

Avec la multiplication des outils et logiciels, le temps passé par le DGA Services Techniques à suivre les activités de son service a fortement augmenté. Afin de simplifier l’exécution de cette tâche, celui-ci a décidé d’intégrer les données de ces logiciels et outils non connectés à la solution décisionnelle en utilisant la fonctionnalité d’import Excel. 

Pour rappel, l’import Excel de Manty Décision permet aux collectivités d’ajouter simplement leurs sources de données les plus éparses à la plateforme Manty par le biais de fichiers CSV/XLS. Ces données servent ensuite à créer des indicateurs, des tableaux de bord, et appuyer la prise de décision !

Avec les données du logiciel de suivi des pannes dans Manty Décision, le directeur a pu créer un tableau de bord spécifique au suivi des interventions techniques, comprenant des indicateurs tels que :

• Un tableau regroupant toutes les pannes, leurs dates de signalement, leurs dates d’intervention, leurs états, le type d’équipements touché ainsi que le défaut signalé ;
• Une carte des lieux de panne ventilée par leur état. Elle met en évidence les lieux dans lesquels les pannes sont les plus fréquentes et ceux dans lesquels il y a le plus d’interventions ;
• Le nombre de pannes groupées par défaut signalé. Les visualisations “histogramme” ou “camembert” permettent de rapidement mettre en évidence la typologie de défauts ayant l’occurrence la plus faible ou la plus élevée.
• Le nombre de pannes groupées par état de l’intervention. 
• Le nombre de pannes groupées par date de signalement de la panne. 
• Le nombre de pannes par type d’équipement et défaut signalé. Cet indicateur met en avant les équipements ayant le plus de pannes et leurs défauts et permet ainsi d’anticiper leur remplacement.

L’ajout de ces données dans la solution de visualisation de données centralise les informations du service sur une plateforme unique et facilite également le croisement de données.

Par la suite, certains de ces indicateurs peuvent être ajoutés au tableau de bord Services techniques ! Ce tableau de suivi, plus général et regroupant des indicateurs de plusieurs activités du pôle, permet au DGA de visualiser l’ensemble des indicateurs pour suivre l’action de ses services.

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La collectivité dont nous allons vous présenter le travail a créé un fichier Excel pour faire dialoguer ses données financières et RH. L’objectif était que les DG et élus puissent évaluer le coût des politiques publiques à travers l’axe analytique que sont les “missions, programmes et actions”. La structure avait donc besoin de connaître les coûts - financiers comme RH - des différentes missions, programmes et actions mis en œuvre au cours du mandat.

Le suivi des coûts financiers a rapidement été mis en place dans le logiciel comptable par l’ajout de nouveaux champs : code missions, code programme, code action. Cependant, l’ajout de champs similaires dans le logiciel de gestion des ressources humaines n’a pas été possible. Afin de pouvoir croiser les données, la collectivité a donc créé une table de correspondance dans un document Excel, et l’a ensuite importé dans Manty Décision.

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Dans le tableau Excel, tous les services de la base RH sont associés à un axe analytique (une mission, un programme et une action) et les champs correspondants du logiciel financier. Ainsi, chaque action - qui correspond à l’axe analytique le plus fin - est rattachée à un service. Cela permet d’avoir des données précises sur les coûts RH (salaires, etc.) engendrés par chaque mission, chaque programme et chaque action.

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Une fois importée dans Manty Décision, la table de correspondance a permis aux DG et élus de filtrer les indicateurs RH du tableau de bord “Politiques publiques” sur les axes analytiques. 

Celui-ci permet, tout d’abord, de suivre des indicateurs RH sous l’angle d’un premier niveau de détail, celui des “missions” :

• L’âge moyen des agents
• Le nombre d’agents en activité
• Le nombre d’agents en activité par nature d’emploi
• Le nombre d'agents non permanents 
• Le nombre d'agents bénéficiaires d'un temps partiel selon la nature du temps partiel
• Le nombre d'agents comptant au moins 1 jour d'indisponibilité physique

Cette table de correspondance permet également de créer des indicateurs particulièrement précis tels que le coût des rémunérations chargées par axe analytique. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, la visualisation de l’indicateur dans un tableau croisé dynamique permet de découvrir en un coup d’œil le coût de rémunération associé à chaque mission, programme et action.

Dans le tableau ci-dessus, nous pouvons remarquer que la mission “Service à la population” a le coût le plus élevé après “Prévention, Collecte et Valorisation des Déchets”. Au sein de cette mission, ce sont le programme “Cohésion sociale” et l’action “Petite enfance” qui ont les coûts de rémunérations les plus importants. Avoir accès au détail des coûts par mois permet aussi de les suivre.

L’utilisation d’Excel pour faire communiquer les bases de données et créer des correspondances a eu un impact important sur l’évaluation des politiques publiques de la collectivité. Celle-ci dispose maintenant d’indicateurs plus pertinents permettant de prendre des décisions plus éclairées !

Vous souhaitez découvrir d’autres cas d’usage de l’import Excel & Manty Décision, consultez notre article sur la mise en place d’une revue de gestion grâce à l’import Excel.

Conclusion

Connecter vos fichiers Excel à votre solution décisionnelle vous permet d’utiliser des informations qui sont généralement isolées, mais également de croiser des bases de données qui ne communiquent pas entre elles !

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