Comment automatiser (en partie) la préparation de la paie des agents des CCAS-CIAS ?

L’activité fluctuante des agents des CCAS-CIAS complexifie le processus de préparation de la paie, par l’introduction d’éléments variables qui nécessitent l’intervention des services, en amont du travail effectué par les ressources humaines.

Dans cet article, découvrez comment simplifier cette procédure avec Manty Décision !

Les CCAS-CIAS en bref

Établissements responsables de l’aide sociale à l'échelle locale, les centres communaux d’action sociale (CCAS) détiennent partiellement ou totalement la compétence d’action sociale transférée par la commune. Leurs missions, les moyens consacrés à leur activité ainsi que leurs domaines d’intervention varient considérablement. Leurs principaux champs d’action incluent toutefois la lutte contre l’exclusion, les services d’aide à domicile, la prévention et l’animation pour les personnes âgées, etc.

Obligatoires dans les communes de plus de 1 500 habitants, les CCAS peuvent décider de mettre en commun leurs budgets et leurs compétences au sein d’un centre intercommunal d’action sociale (CIAS). Il en est de même pour les petites communes qui bénéficient de cette manière d’un territoire d’intervention et de moyens plus importants.

Les CCAS-CIAS en chiffres :

• En 2019, on dénombre un peu moins de 14 500 CCAS et CIAS en France.
• En 2019, les dépenses totales des CCAS et des CIAS s’élevaient à 6,3 milliards d’euros (hors remboursements de dette) et les frais de personnel constituent 63 % des dépenses de fonctionnement.
• Les CCAS et les CIAS regroupent plus de 126 000 agents au 31 décembre 2018. La grande majorité des effectifs (82 %) est constituée d’agents de catégorie C.

Un processus de préparation de paie complexe

Les services des CCAS-CIAS ont une activité fluctuante, dépendante des demandes et des besoins identifiés sur leur territoire à un moment déterminé. Les agents ont des horaires variables, travaillent le week-end et les jours fériés, et se déplacent énormément sur leur territoire. Cette fluctuation se répercute sur les modalités de calcul des salaires, tributaires des éléments variables de paie saisis et classifiés avec soin par les agents dans leur logiciel métier.

Ainsi, la génération de la paie des agents sociaux nécessite un travail préalable d’identification et de décompte des variables de paie. Chaque mois, les responsables de services dédient une à deux journées à la production du document Excel envoyé à leurs ressources humaines.

Le processus manuel de préparation de la paie mis en place dans de nombreux établissements est complexe, chronophage et propice aux erreurs.

1. Les responsables de service parcourent les différents modules de leurs logiciels métier, et choisissent les données à exporter.
2. Une fois le paramétrage fait, ils extraient les données brutes entrées par chaque agent dans un fichier Excel.
3. Ils vont par la suite reporter ces informations dans un ou plusieurs documents Excel dans le but d’effectuer des retraitements, des calculs, et produire les indicateurs dont ils ont besoin.
4. Pour finir, ces indicateurs sont reportés sur le dernier document Excel envoyé au service RH pour la génération des salaires.

Ce processus comporte deux problèmes majeurs : la préparation du document final exige une mobilisation importante d’effectifs et de temps et le risque d’erreur est élevé. Les informations ne se trouvent pas toutes au même endroit, et une fois récupérées, les données brutes doivent être traitées pour arriver aux indicateurs finaux. Enfin, la multiplication des saisies et des documents utilisés augmente le risque d’erreurs. Celles-ci se reportent sur les colonnes de multiples documents Excel et sont source de tension pour les agents dont les indemnités et le montant du salaire dépendent de ces informations.

Automatiser et fiabiliser le processus

Bonne nouvelle — mais vous l’aurez deviné au titre de cet article — la préparation de la paie des agents sociaux peut être simplifiée par l’utilisation de Manty Décision !

La plateforme Manty se connecte à vos logiciels de planification et de tarification des activités du CCAS-CIAS, et vous permet de gérer les éléments de la paie de manière automatisée et fiable. L’automatisation du processus tient de la création d’un tableau de bord — contenant tous les indicateurs nécessaires et se mettant à jour automatiquement et quotidiennement — qui élimine le besoin d’extraction et de calculs. Le processus gagne en fiabilité, car les indicateurs, une fois créés, n’ont pas besoin d’être modifiés et les extractions se font avec le bon paramétrage.

Méthodologie de la préparation de la paie avec Manty

1. Créez un tableau de bord unique composé de tous les indicateurs qui doivent se retrouver sur le document à envoyer aux RH. Vous pouvez utiliser notre tableau de bord modèle, ajouter ou retirer des indicateurs, et le paramétrer afin qu’il corresponde exactement à vos besoins.
2. Une fois votre tableau de bord créé, consultez-le tous les mois au moment de la préparation de la paie, afin d’accéder aux informations dont vous avez besoin. Filtrez les données par agent et par mois pour obtenir aisément les détails des indicateurs pour chacun d’entre eux pour la période qui vous intéresse, et visualisez les mises à jour en temps réel.

Les indicateurs sont calculés sur Manty à partir des données de vos logiciels et ne nécessitent pas de retraitements.

    3.    Reportez simplement les chiffres dans votre document final et transmettez-le au service RH !

Désormais, la préparation de ce document ne demande qu’une demi-journée aux services ! C’est deux jours de libéré que vous pouvez allouer à d’autres tâches !

Conclusion

La création d’un tableau de bord, contenant tous les indicateurs nécessaires, et se mettant à jour automatiquement et quotidiennement, élimine le besoin d’extraction et de retraitements.  

Le processus de préparation de la paie des agents est ainsi optimisé, et le travail allégé pour les agents, qui pourront alors se concentrer sur d’autres tâches moins rébarbatives !

Vous êtes client Décision et vous souhaitez vous équiper du connecteur à votre logiciel social, prenez rendez-vous sur le site ou contactez votre chargé de compte : https://www.manty.eu/decision

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Vous souhaitez avoir plus d’informations sur les possibilités de pilotage des CCAS-CIAS avec Manty Décision : https://www.manty.eu/ccas