Comment transmettre des informations aux élus de ma collectivité

Pierre angulaire de l’action publique locale, la relation entre les élus et l’administration territoriale repose en large partie sur la communication et la transmission d’informations de la part de cette dernière. Nous nous sommes penchés sur la question : communiquer avec les élus, mais dans quels buts, et sous quelles formes ?

L’information des élus est le fondement d’une prise de décision éclairée. Elle est aussi nécessaire à la communication externe des élus, à destination des citoyens. Rouage de la vie démocratique, elle est donc essentielle à la fois dans les moments de prise de décision, et dans le suivi de la mise en œuvre de celles-ci. Cette information à destination des élus passe par des canaux multiples. Elle est mise en œuvre tout au long de l’année, au fil de l’eau, mais plus particulièrement encore lors de certains rendez-vous annuels, au premier lieu desquels la préparation budgétaire. Elle est aussi particulièrement importante en début de mandat, lorsque les nouveaux élus doivent rapidement appréhender un ensemble complexe d’informations.

Elle s’adresse en priorité au maire ou président de la collectivité, dont le mandat nécessite une connaissance à la fois globale et précise de la situation du territoire. Outre une information générale, les adjoints demandent souvent des données sur les politiques publiques de leurs secteurs, ou sur des projets à fort enjeu politique. Enfin, les autres élus sont informés par divers moyens, comme à travers les conseils municipaux ou encore la lecture de documents obligatoires tels que le rapport d’orientation budgétaire.

De l’autre côté, communiquer avec les élus est l’affaire d’un certain nombre d’acteurs de la collectivité : la direction générale des services, bien sûr, de par son rôle pivot entre le politique et l’administratif ; mais aussi les directions ressources et métiers. Le contrôle de gestion est également impliqué : il apporte notamment son expertise dans la définition des indicateurs pertinents et dans l’animation du dialogue élus-directions-services.

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La communication administrations-élus relève de deux enjeux majeurs :

• Créer un référentiel commun pour aligner élus et directions.

Ce référentiel améliore la coordination en posant un diagnostic commun sur l’action ou la situation de la collectivité, et en mesurant les résultats selon des critères compris par tous. Il met en lien les orientations stratégiques des élus, la définition des actions concrètes qui en découlent, et enfin leur mise en œuvre. Inversement, il facilite l’appropriation par les élus des projets proposés ou pilotés par la direction générale. Enfin, il valorise le travail des agents territoriaux auprès des élus, et donc indirectement des citoyens, en mettant en lumière les réussites autant que les difficultés.

• Favoriser la compréhension des rôles respectifs, en menant une réflexion commune sur les modalités et le contenu de l’information à destination des élus.

De cette manière, les directions seront en mesure d’anticiper certains besoins des élus, et de répondre rapidement et efficacement à leurs sollicitations.

Les formes et finalités de la transmission d’informations sont bien sûr propres à chaque structure. Cependant, elle est nécessairement fondée sur des données pertinentes, contextualisées et à jour. Ces données peuvent être transmises soit directement sous la forme de tableaux de bord, soit en intégrant des indicateurs dans d’autres supports (rapports, notes, supports de réunions…)

1. Le tableau de bord du maire ou président de l’exécutif

Ce type de tableau de bord a pour objet une vision générale de la situation de la collectivité. Semaine par semaine ou mois par mois, il présente les grandes données financières et de ressources humaines.

Il contient généralement des indicateurs concernant, en finance :

• L’exécution budgétaire, en dépenses et en recettes, sur l’exercice en cours et en comparaison avec les années précédentes ;
• Un focus sur certains chapitres, souvent le 011 (dépenses à caractère général) et le 012 (charges de personnel), ou sur les antennes de la collectivité ;
• Le délai de traitement des factures, dans les collectivités pour lesquelles les intérêts moratoires constituent un enjeu important.

Et en ressources humaines :

• Les effectifs, par exemple le nombre d’agents par filière, statut ou encore catégorie ;
• La masse salariale, mensuelle et sur l’année ;
• Les mouvements (entrées et sorties) ;
• Les heures supplémentaires et complémentaires ;
• Les absences, les accidents de travail…

A cela peuvent s’ajouter des indicateurs d’activité dans les domaines relevant d’une importance politique particulière.  

Ce tableau de bord s’adresse donc au maire ou président à la fois en tant que pouvoir exécutif, et en tant qu’employeur public.

Il peut être décliné de diverses manières : par exemple en un tableau de bord hebdomadaire, rassemblant les informations à suivre au plus près, en particulier dans les grandes collectivités, telles que l’exécution. Ce tableau peut ensuite être complété par une version mensuelle présentant les indicateurs qui évoluent plus lentement, tels que les effectifs.

Avec Manty Décision, vous pouvez envoyer des tableaux de bord automatiquement, à intervalles réguliers

Certaines collectivités choisissent aussi de transmettre ce type de tableaux aux adjoints : l’adjoint ou vice-président chargé du personnel sera intéressé par la partie « RH » du tableau.

Les tableaux de bord de Manty Décision peuvent être filtrés afin de ne présenter que les informations relatives à une direction ou un service particulier.

Découvrez notre tableau de bord modèle à destination des maires et présidents de collectivités sur la plateforme démo de Manty Décision

2. Informer sur l’avancée d’un projet ou d’une politique publique

Une communication fluide entre directions et élus dépend de la compréhension qu’a chaque partie du point de vue et de la perspective de l’autre. Que ce soit lors de la préparation budgétaire ou dans le suivi au cours de l’année, les élus réfléchissent en termes de projets ou d’orientations politiques ; les services financiers envisagent d’abord le budget du point de vue comptable ; tandis que les services métiers ont un prisme plus opérationnel.

Pour approfondir, lisez notre article Préparez sereinement le budget de sa collectivité en mode projet

Ces trois perspectives doivent être réunies par un référentiel commun que toutes les parties prenantes s’approprient. Le travail de définition des indicateurs est donc essentiel. Surtout, ces indicateurs sont propres à chaque collectivité, en fonction de ses enjeux prioritaires et projets en cours. On peut cependant distinguer deux types de démarches :

• Le suivi du plan de mandature

C’est la traduction concrète de la feuille de route des élus, qui définit des objectifs chiffrés et mesurables à partir des grandes priorités. Elle prend appui sur les documents stratégiques – projet de mandat, puis lettre de cadrage, etc. – et a pour but le suivi d’un ensemble de projets.

Dans certaines collectivités, le suivi du plan de mandature se décline en un tableau de bord global, ainsi que des tableaux par direction ou par axe stratégique. Le premier offre une vue d’ensemble et dresse la liste des projets, leur état (à lancer, en cours, terminé…) et leur « météo » (calme, vigilance, alerte…). Les seconds suivent le rythme d’avancement des projets, grâce à des indicateurs spécifiques à chacun d’entre eux – qu’il s’agisse du nombre de kilomètres de route rénovés ou de celui de véhicules à faible émission dans la flotte de la collectivité.

Le suivi du plan de mandature implique donc un nombre important d’indicateurs – plusieurs centaines dans les grandes collectivités. Ceux-ci devant être régulièrement actualisés, un outil automatisant leur mise à jour est indispensable.

Pour découvrir comment piloter votre plan de mandature avec Manty Décision, consultez notre article sur le sujet !

• Le tableau de synthèse d’une politique publique

La politique publique peut correspondre à une compétence de la collectivité, à une direction ou un service, ou encore au périmètre d’un adjoint, souvent plus transversal. Ce type de tableau présente généralement les ressources – financières, humaines, matérielles – qui lui sont consacrées, ainsi que les résultats obtenus.

Les données relatives au suivi des projets sont souvent saisies dans des fichiers Excel par les services responsables. Avec le connecteur Excel, vous pouvez importer ces données directement dans Manty Décision, en tirer des indicateurs et les croiser avec vos autres sources de données.

Prenons l’exemple d’un département qui souhaite suivre sa politique publique « protection de l’enfance ». Ce département va identifier les gestionnaires liés à cette politique, afin de visibiliser le périmètre de l’adjoint à l’enfance, qui pourra constater en un coup d’œil l’exécution des dépenses et des recettes. Le département va également mesurer les résultats, à travers un certain nombre d’indicateurs :

• Nombre d’agents affectés aux foyers de l’enfance
• Nombre de bénéficiaires d’une aide au transport
• Nombre de professionnels de la Protection maternelle et infantile formés
• Nombre de participants à un programme de prévention du surpoids et du diabète
• Etc.

Comment les indicateurs de suivi de projet ou d’une politique sont-ils utilisés ?

Ces indicateurs sont ensuite expliqués aux élus à travers des réunions de suivi ou des notes de projet. Ils permettent de surveiller les éventuels retards et d’actualiser les échéanciers. Ils sont donc une manière de fluidifier les préparations budgétaires : au moment de l’arbitrage, les élus connaîtront déjà précisément les projets en cours et leur déroulement.

En interne, les adjoints peuvent ainsi objectiver les résultats de la collectivité dans les domaines dont ils ont la responsabilité, et rendre compte de leur action auprès du maire ou président et des autres élus. En externe, les élus disposeront ainsi de toutes les informations dont ils ont besoin pour porter les projets de la collectivité auprès des citoyens, dans un rôle certes politique, mais aussi de mise en avant de l’action publique et de l’impact des politiques locales sur le territoire.

Enfin, si ces indicateurs s’adressent en premier lieu aux élus ou à la direction générale, ils sont aussi valorisants pour les agents : ceux-ci constatent le résultat de leur travail pour ce projet ou cette politique publique, et sont conscients que les données qu’ils saisissent sont exploitées et transmises aux décideurs.

Avec Manty, il est possible de partager un tableau de bord de façon publique auprès des administrés, via un simple lien qui peut être mis sur le site de la mairie par exemple. Les élus sont en général friands de cette fonctionnalité, car elle leur permet de communiquer de façon objective et transparente, sur leur action, l’avancée des projets et la situation de la collectivité.

Découvrez notre tableau de bord modèle de suivi du Plan de transition écologique et solidaire sur la plateforme démo de Manty Décision

3. Alerter les élus sur un imprévu pour corriger la trajectoire

Repérer les imprévus ou les anomalies fait partie du travail quotidien des services, notamment de la direction financière et du contrôle de gestion. Une fois ces aléas identifiés, la DGS et les élus concernés en sont informés.

Ces imprévus sont souvent financiers. Il peut par exemple s’agir de dépenses importantes de la part des services techniques à cause de l’augmentation des prix des matières premières, ou encore de prestataires demandant la révision de marchés de travaux pour la même raison. D’autres aléas ont trait aux ressources humaines : il s’agit par exemple de l’absentéisme lié à l’épidémie de Covid-19, ou encore d’une augmentation du nombre d’accidents du travail.

A lire également : notre article Mettre en place une revue de gestion grâce à l’import Excel dans Manty Décision

Ces imprévus sont habituellement repérés non pas grâce à des tableaux de bord spécifiques aux élus, mais plutôt ceux utilisés au jour le jour par les services. En revanche, les informations peuvent être répercutées auprès des élus à travers des indicateurs montrant l’évolution de la variable sur plusieurs mois ou années.  

Avec Manty Décision, vous pouvez créer un tableau de bord à destination d’un élu à partir d’indicateurs présents dans vos propres tableaux, ou issus de la bibliothèque d’indicateurs.

Conclusion

Favoriser une relation de confiance et une bonne répartition des rôles entre élus et administration : tel est le rôle d’une communication fluide et fiable, condition nécessaire à un service public efficace et à une démocratie locale solide. Lorsqu’ils sont fondés sur des réalités chiffrées, les échanges entre les parties prenantes facilitent la mise en cohérence des différentes temporalités de la collectivité : exercices budgétaires, dépenses pluriannuelles, calendrier électoral.

Vous avez apprécié cet article et souhaitez en savoir plus ? Consultez notre page dédiée à Manty Décision ou prenez rendez-vous avec un chargé d’affaires pour déterminer comment appuyer votre communication avec les élus sur une solution décisionnelle.

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