Pourquoi mettre en place un dialogue de gestion dans votre collectivité

Ces dernières années ont été marquées par le développement de nouvelles pratiques managériales au sein des administrations publiques territoriales françaises, visant plus particulièrement à optimiser la performance des acteurs publics tout en les impliquant davantage dans les différents projets de la collectivité.

Parmi celles-ci, de nombreuses collectivités et établissements cherchent à établir un cadre propice au développement d'un "dialogue de gestion" entre les managers et niveaux décisionnels au sein de leur organisation. Il traduit la mise en place de communications, d'objectifs et de moyens, dans le but de garantir souplesse et efficacité dans la mise en œuvre des politiques publiques de votre collectivité.

1 - Faciliter la gestion de projets

Tout d'abord, la mise en place d'un dialogue de gestion dans votre collectivité permet une meilleure transparence à tous les niveaux.

Le contexte, les objectifs, les différentes étapes et les délais des différents projets sont alors clairement explicités à tous dès le début. Chaque acteur nourrit l'échange de ses propres connaissances, compétences et des enjeux auxquels il fait face dans son activité afin de bâtir un plan d'action solide et pertinent pour tous.

Aussi, la transparence engendrée par un dialogue entre les acteurs permet une organisation plus claire et plus solide. Les différentes parties prenantes peuvent alors communiquer sur leurs priorités et difficultés, et les échéances et/ou livrables peuvent être adaptées en conséquence.

Prenons un exemple parlant. En tant que DGS, vous décidez de déployer une plateforme informatique d'aide à la décision dans votre collectivité pour suivre vos données de facturation. Cette plateforme aura vocation à supporter l'équipe financière dans ses activités quotidiennes et à être utilisée par tous vos Directeurs métiers.

En mettant en place un dialogue de gestion :

• Le DGS pourra diffuser les lignes directrices principales du projet et réorienter les étapes et échéances si besoin
• Les Directeurs pourront faire part de leurs besoins pendant la phase de cadrage du projet : ce qu'ils ont besoin de suivre, quels types de visuels, à quelle fréquence
• Le contrôleur de gestion pourra être le référent métier pour la création d'indicateurs clefs à suivre
• Les agents du service financier pourront apporter      leur expertise technique sur les champs à prendre en compte, sur où et      comment trouver les données et les spécificités comptables de la      collectivité

Sur le même sujet : Les 7 étapes de la gestion de projet informatique dans une collectivité

Toutes les parties prenantes se doivent de communiquer pour assurer la mise en place effective du projet, prendre en compte les spécificités techniques nécessaires, et assurer la livraison de tableaux de bord pertinents répondant aux besoins de tous.

L'organisation est ici un point clef afin d'optimiser le temps et les ressources de chacun.

Un dialogue de gestion s'accompagne également de la mise en place d'outils permettant cette meilleure organisation : outils de communication entre décideurs et exécutants, réunions régulières, calendriers prévisionnels construits et adaptés tout au long du projet.

2 - Responsabiliser les managers vis-à-vis de la gestion de leurs ressources

À une époque marquée par une injonction forte à la maitrise des dépenses publiques, la mise en place d'un dialogue de gestion permet de responsabiliser l'ensemble des managers vis-à-vis de la gestion de leurs ressources financières et humaines, mais également des ressources de l'ensemble de l'organisation.

Plus concrètement, ce dialogue peut se traduire par la mise en œuvre de tableaux de bord de pilotage à destination de l'ensemble des managers de la collectivité, comprenant des indicateurs clés de suivi de l'exécution budgétaire pour chaque service, et des dépenses de personnel, déclinés selon les différentes dimensions analytiques et comptables (chapitre, nature, opération, équipement etc.).

Ces tableaux de bords peuvent ensuite servir de support à la Direction Financière ou au Pôle chargé du Contrôle de gestion afin d'animer des réunions mensuelles ou trimestrielles de gestion avec les principaux gestionnaires de crédit, afin de les accompagner vers une gestion plus efficiente de leur budget.

3 - Renforcer l’implication des acteurs

Cette responsabilisation des acteurs augmente enfin leur implication et encourage la prise d'initiatives.

Le dialogue s'inscrit donc dans une optique d'engagement 360 de toutes les parties prenantes. Il s'inscrit également dans de meilleures techniques managériales plus saines et efficaces : écouter et comprendre pour mieux manager et optimiser la prise de décision.

D'un point de vue purement linguistique, le "contrôle" de gestion perd ainsi son image de surveillant des services et des agents au profit d'un "dialogue" plus inclusif et participatif !

Si vous souhaitez en savoir plus sur l'instauration d'une culture de gestion et du pilotage, n'hésitez pas à nous contacter. Sinon n'hésitez pas à lire notre article sur comment identifier les indicateurs de pilotage à suivre dans sa collectivité.

‍