1. Situation initiale

L'administration locale unique (ALU) entre la ville de Vendôme et la communauté du pays de Vendôme date de 2003. Depuis, cette mutualisation s'est régulièrement élargie, intégrant le CCAS, le CIAS, l'intercommunalité et la régie du pôle nautique, suite à une fusion avec trois autres communautés de communes, est passée en 2017 de 12 à 65 communes, avec la prise de compétences permettant de créer une communauté d'agglomération.

 

L'ALU dispose d'une seule direction générale (DGS et DGA) chargée de diriger les différentes structures du territoire.

Cette mutualisation très développée, innovante en son temps, s'accompagnait de nombreux défis en matière de gouvernance des données.

  • Une masse d'informations disponibles dans des logiciels métiers qui ne communiquaient pas entre eux.

  • Des traitements à réaliser dans des tableurs "maison" sans véritable automatisation avec un potentiel risque d'erreur lié à la récupération des données

  • Des délais de consolidation et d'analyse longs

  • Un contrôle de gestion qui n'était pas outillé pour gérer et traiter autant d'informations provenant de sources différentes, et une direction générale qui avait besoin d'un outil simple pour mieux suivre ces activités - et particulièrement les données permettant de piloter la mutualisation - afin d'en montrer les bénéfices.

Territoires Vendômois (41)

Valoriser les données mutualisées d'une Communauté d'Agglomération

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"L'outil Manty me permet d'accélérer considérablement la production de tableaux de bords décisionnels en partageant rapidement et simplement avec l'ensemble des managers de notre structure, une information sans cesse actualisée. 

Agnès Bourgait, Contrôleuse de Gestion

2. Solution

  • Intégration progressive de quatre logiciels : le logiciel de gestion de "l'espace famille" Technocarte, puis les logiciels Sedit RH et Atal (Services techniques), et enfin, Sedit Finances.

  • Les données des logiciels métiers Financiers, RH, Services Techniques et Services à la Population, centralisées au sein d'un lac de données et sur une interface unique.

  • Construction de tableaux de bord à destination :

    • Du contrôle de qualité et de gestion, afin de leur permettre d'objectiver quantitativement la mutualisation des services des 65 collectivités de l’agglomération ;

    • Des directions générales et directions opérationnelles afin de leur permettre d'accéder en autonomie à leurs données de ressources et d'activités. Environ 30 tableaux ont été créés par le Contrôle de Gestion afin de répondre aux besoins de pilotage propres à chaque direction.

  • Plusieurs développements et intégrations de données spécifiques ont été réalisées afin de répondre aux besoins particuliers de la Communauté d'Agglomération, comme par exemple la structuration des 62 budgets de la CA par collectivité.

  • Création d'indicateurs spécifiques dans le cadre d'une revue mensuelle de politiques publiques.

3. Résultats

  • Les données de toute l'agglomération sont maintenant remontées automatiquement et accessibles en quelques clics au Contrôle de Gestion, à la Direction Générale, au Président Maire et aux directeurs et directrices, via des tableaux de bord entièrement personnalisés.

  • Des données agrégées et structurées sur plusieurs exercices, budgets, directions (...)

  • Des données de comparaison pluriannuelle, par collectivité, par établissement, ou par direction

  • Une évaluation plus objective des bénéfices et coûts liés à la mutualisation des services

  • Un dialogue de gestion fluidifié au sein de la collectivité

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