« Le premier outil financier sympathique » : le budget devient collaboratif et décentralisé à Vallée Sud Grand Paris

À propos de Vallée Sud Grand Paris

Vallée Sud Grand Paris est un établissement public territorial regroupant 11 communes du sud des Hauts-de-Seine (92). L'intercommunalité exerce des compétences très diverses : gestion des déchets, aménagement, équipements publics, sportifs et culturels.

Son budget 2023 s'élève à 222 millions d'euros en section de fonctionnement et 238 millions d'euros en section d'investissement. En 2022, l'établissement déploie Manty Budget pour préparer son budget 2023 : formations en mai et juin, saisie décentralisée par les services jusqu'à fin septembre, arbitrages budgétaires à l'automne et vote en janvier 2023.

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Intervenants

• Carole Burgaud, Directrice du développement économique, Vallée Sud Grand Paris
• Grégory Privat, Chef de service comptabilité, Vallée Sud Grand Paris

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Comment fonctionniez-vous avant Manty Budget ?

Carole Burgaud : C'était trop, trop lourd. Moi qui ai 5 axes, il fallait préparer par axe sur Excel, que chaque personne de mon équipe remonte ses besoins par ligne, des lignes qui ne correspondaient pas vraiment à celles de l'outil qu'on utilisait. C'était assez compliqué de gérer à travers Excel.

Grégory Privat : Cela nécessitait de la part de la direction financière de produire beaucoup de tableaux Excel.  C'était beaucoup de temps, des risques d'erreurs et surtout le manque de donnée en temps réel.

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Comment s'est passé le déploiement ?

Grégory Privat : La mise en place de Manty Budget s'est très bien passée. C'est plutôt Manty qui s'est adapté au calendrier de VSGP. Les formations ont eu lieu en mai et juin 2022, les services ont saisi tout l'été jusqu'à fin septembre, puis on a enchaîné sur les arbitrages budgétaires pour un vote qui s'est tenu en janvier 2023. Les utilisateurs ont été formés dans un premier temps, puis on a réalisé un tuto en interne. Il n'y a pas eu de réelles difficultés à mettre en place l'outil, et ce malgré un public hétérogène : d'un côté des experts du processus budgétaire, et d'autres qui le sont moins.

Carole Burgaud : Manty nous a envoyé des vidéos. J'avais une alternante, bien sûr moi débordée de travail. Je lui envoie les vidéos en lui disant « après, je te dis comment ça se passe ». Elle m'appelle et me dit : « Ce n'est pas la peine que tu m'expliques. C'est tellement facile, c'est bon pour moi. »

« C'est vraiment le premier outil où on regarde une vidéo et après on est capable de faire. Il est intuitif. On fait des tutos YouTube pour repasser ses chemises, pourquoi pas sur Manty Budget ? »
- Grégory Privat, Chef de service comptabilité, Vallée Sud Grand Paris

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Comment la saisie s'est-elle organisée ?

Grégory Privat : Ce sont les personnes qui s'occupent des processus budgétaires habituels de chaque direction qui ont saisi dans Manty. On a eu réellement une saisie décentralisée des demandes budgétaires, avec une vingtaine ou une trentaine d'agents qui ont saisis.

Carole Burgaud : C'est ce qu'on a fait avec l'alternante, elle a fait une première saisie, puis on a affiné, équilibré le budget, ajouté les commentaires. J'ai pris la main et j'ai équilibré tout ça. Avant, on était quatre autour d'une table sur trois ou quatre réunions avec des papiers Excel : « Oui mais madame Burgaud, ça c'est où dans votre tableau ? »

Là, c'était clair, parce qu'il y a les antennes, les axes, le détail par axe et l'action. C'est pour ça que je dis que ça change un peu la vie.
- Carole Burgaud, Directrice du développement économique, Vallée Sud Grand Paris

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Quels bénéfices concrets avez-vous observés ?

Carole Burgaud : Le premier avantage, c'est que j'ai vu mon budget de l'année dernière, avec une vision en temps réel de sa répartition. Ça m'a permis de me positionner sur l'année à venir et de faire des économies, parce que j'avais les statistiques. Deuxième chose : c'était très rapide.

Grégory Privat : L'espace direction financière permet aux politiques, ou tout au moins au vice-président, d'avoir une vision à 360 degrés du dialogue budgétaire. Ce que les services ont apprécié, c'est la facilité, l'intuitivité de l'outil et la traçabilité. Tout le monde est très satisfait par rapport à la saisie antérieure, qui était beaucoup plus complexe et moins intuitive.

« L'espace direction financière permet aux politiques d'avoir une vision à 360 degrés du dialogue budgétaire. »
- Grégory Privat, Chef de service comptabilité, Vallée Sud Grand Paris

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Comment s'est passée la relation avec les équipes Manty ?

Grégory Privat : La relation était très constructive avec les équipes Manty, qui ont su déployer assez rapidement le process. Ils ont touché toutes les strates de Vallée Sud Grand Paris, en ayant toujours un discours cohérent et rassurant. Je pense que c'est une belle équipe.

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