110 communes, 350 agents : chaque service devient acteur de son budget

À propos de Val de Saintonge Communauté

Val de Saintonge Communauté est un EPCI rural de 110 communes situé en Charente-Maritime (17), qui compte 55 000 habitants. Aux compétences classiques d'intercommunalité (économie, tourisme) s'ajoutent de nombreux services de proximité : écoles, centres de loisirs, piscines, crèches. La communauté de communes emploie environ 350 agents pour un budget de 50 millions d'euros.

En 2021, elle décide de moderniser son processus de préparation budgétaire et déploie Manty Budget fin 2021 sur quelques services pilotes, en investissement comme en fonctionnement, sur le budget principal et un budget annexe. Pour le budget 2023, tous les services passent sur l'outil.

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Intervenants

• Renaud Rosier, Directeur Général des Services, Val de Saintonge Communauté
• Cécilia Guiberteau, Directrice des services à la population, Val de Saintonge Communauté
• Sarah Serouge, Responsable du service petite enfance, Val de Saintonge Communauté
• Gérard Bielka, Vice-président en charge des finances, Val de Saintonge Communauté

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Comment se déroulait la préparation budgétaire avant Manty ?

Gérard Bielka : Une préparation qui était jusqu'à présent un petit peu classique, un petit peu orthodoxe : nomenclature, nomenclature.

Renaud Rosier : Comme dans beaucoup de collectivités, je pense, un processus un peu dépassé, hyper centralisé au niveau de la direction des finances, très descendant. Beaucoup de fichiers Excel, une méthode assez ancienne, qui ne permettait pas aux responsables de service de réellement s'impliquer dans la préparation budgétaire et d'en assurer le suivi ensuite. Ça générait de la perte de temps pour la direction des finances, qui devait sortir des balances, produire des fichiers Excel spécifiques à chaque service. Ça générait des doublons et énormément d'erreurs de saisie.

Cécilia Guiberteau : Notre ancien processus était long et fastidieux. Il était basé sur des exports, qui n'étaient pas satisfaisants parce que les commentaires ne remontaient pas. Plusieurs services avaient des outils Excel en parallèle, et on démultipliait les outils : au fil de la préparation, on avait une V1, une V2, une V3.

‍Sarah Serouge : En tant que cheffe de service, j'étais obligée de créer un outil Excel pour faire participer les directrices de structure à la préparation budgétaire. Ce double usage, avec un outil plutôt fait maison, était source d'erreurs. Il n'y avait pas de données centralisées.

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Comment s'est passée l'expérimentation ?

Renaud Rosier : On l'a déployé fin 2021 sur quelques services pilotes.

Cécilia Guiberteau : On a fait à la fois l'investissement et le fonctionnement, sur le budget principal et un de nos budgets annexes. Quand on a commencé à communiquer sur le fait qu'on allait avoir un nouvel outil, ça a été vraiment vécu de manière positive, comme quelque chose qui allait nous aider à avancer et à changer nos méthodes.

La formation est très courte, mais elle est vraiment suffisante pour comprendre l'environnement de l'outil et ses potentiels. L'environnement est intuitif, et on arrive à s'y faire très, très vite.

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« La formation est très courte, mais vraiment suffisante. L'environnement est intuitif, et on arrive à s'y faire très, très vite. »
- Cécilia Guiberteau, Directrice des services à la population, Val de Saintonge Communauté

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Quelles fonctionnalités vous ont le plus servi ?

Renaud Rosier : L'historisation des saisies : on n'a pas besoin d'aller chercher dans divers dossiers, dans divers fichiers. Ça me semble super important. Le deuxième point, c'est l'espace DAF, avec l'ensemble des ratios de gestion. L'objectif, c'est que cet espace évolue en temps réel, ce qui nous permet de le caler à notre prospective financière travaillée en amont. Et la saisie par opération permet de budgéter globalement sur une opération, ce qui est nouveau. Au-delà de la simple ventilation par chapitre ou par nature, l'idée, c'est de permettre à nos élus de faire des arbitrages entre l'ensemble des projets portés par la communauté de communes.

Sarah Serouge : J'ai pu travailler mon arborescence, c'est-à-dire ce qui m'intéressait de regarder : l'année N-1, l'année N, etc. Et j'ai surtout complété les commentaires pour donner matière ensuite aux élus et aux directeurs. L'outil reprenait tout de suite la donnée de l'année d'avant, donc j'avais juste une modification à la baisse ou à la hausse à effectuer. C'est un gain de temps.

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Quels gains concrets avez-vous observés ?

Renaud Rosier : Une préparation budgétaire plus rapide, bien plus collaborative, parce que les directeurs ont saisi, et les responsables de service ont saisi avec leurs collègues. Beaucoup moins d'erreurs, et surtout beaucoup moins de mails, beaucoup moins de fichiers Excel avec des versions 1, des versions 4, des versions 10, où au final on ne sait pas quelle est la bonne et où on refait le travail plusieurs fois. Le gain de temps pour la direction des finances a été juste énorme : elle n'a pas eu à saisir l'ensemble des budgets de toute la collectivité.

Cécilia Guiberteau : Les avantages ont été flagrants dès le début. Un gain de temps évident, avec l'arrêt des exports Excel, et le fait que tout soit concentré, de la saisie jusqu'aux arbitrages, au sein du même outil. Un gain de temps à la fois pour les services thématiques et pour les services comptables.

Gérard Bielka : C'est une meilleure visualisation de l'ensemble des demandes de crédit des services, et ça doit permettre un meilleur arbitrage.

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« L'intérêt de ce logiciel, c'est de présenter les choses de manière beaucoup plus pédagogique, avec des opérations, et de faire un lien entre la technicité du budget et le projet politique de la collectivité. »
- Gérard Bielka, Vice-président en charge des finances, Val de Saintonge Communauté

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Que retenez-vous de cette première utilisation ?

Sarah Serouge : Simple de compréhension.

Cécilia Guiberteau : Vraiment intuitif. Vraiment adapté à nos fonctionnements, parce que personnalisable à volonté. L'intérêt aussi, c'est que par son ergonomie et ses fonctionnalités, il rend les données financières accessibles à tous.

Gérard Bielka : L'intérêt de ce logiciel, c'est de présenter les choses de manière beaucoup plus ludique, beaucoup plus pédagogique, avec des opérations, et de faire un lien entre la technicité du budget et le projet politique de la collectivité.

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Et pour la suite ?

Pour la préparation du budget 2023, la communauté de communes passe tous ses services sur l'outil. Les formations se déroulent à la rentrée, début septembre, avec une présentation des nouvelles fonctionnalités de l'année. L'objectif : que tous les services, les établissements et les encadrants participent et collaborent au budget, un budget ainsi plus lisible pour les élus lors des conférences d'arbitrage de fin d'année.

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