Le pilotage par la donnée au service d'un syndicat en pleine réorganisation

À propos du SYVADE

Le SYVADE est un syndicat public de traitement des déchets de Guadeloupe. Il assure la compétence du traitement des déchets ménagers et assimilés sur un territoire d'environ 140 000 habitants, soit près de 40 000 tonnes de déchets par an, pour un budget global d'environ 39 millions d'euros annuels.

En 2021, la structure se dote de Manty Décision avec les connecteurs à ses logiciels Ciril Finances et Ciril RH, dans un contexte de réorganisation : des collectivités venaient de quitter le syndicat, entraînant une baisse des tonnages et un sureffectif de fait qu'il fallait redéployer.

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Intervenants

• Myra Trival-Faulech, DRH, SYVADE
• Olivier Caillon, Responsable Informatique, SYVADE

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Vous connaissiez déjà Manty Décision avant le SYVADE ?

Myra Trival-Faulech : J'avais mis en place et utilisé la solution à Saint-Martin dès 2018. C'est un outil extraordinaire pour nous, puisque ça arrivait post ouragan Irma, où de nombreuses données avaient été perdues et les serveurs détruits. Ça nous a permis de faire des études très poussées et d'être une véritable aide à la décision du président de l'époque.

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Dans quel contexte l'outil a-t-il été déployé au SYVADE ?

Myra Trival-Faulech : Ce lancement intervient dans un contexte très particulier pour le syndicat. Des collectivités ont quitté le SYVADE, donc aussi une baisse du nombre de tonnages de déchets, générant une forme de sureffectif de fait. Il a fallu réorganiser tout ça, faire le point sur l'organigramme, et voir où on pouvait redéployer toutes ces ressources.

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Quels usages quotidiens avez-vous développés ?

Olivier Caillon : J'aime bien suivre les opérations, parce que le SYVADE a pas mal d'opérations techniques à suivre. J'ai carrément créé un tableau de bord dédié pour pouvoir le suivre aisément. Je suis aussi le traitement des factures et les éléments budgétaires pour aider mon DGS à préparer le budget chaque année.

Myra Trival-Faulech : Au quotidien, on regarde beaucoup les variables, les heures supplémentaires. J'utilise essentiellement Manty autour des heures supplémentaires, du régime indemnitaire, pour savoir comment le faire évoluer, et autour de tout ce qui est absentéisme.

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Comment Manty vous a-t-il aidés à réduire l'absentéisme ?

Myra Trival-Faulech : Le SYVADE avait, à un certain moment, un absentéisme un petit peu chronique. Manty nous a permis d'analyser en profondeur où étaient les absences et quelles actions on pouvait mener. Ça m'a notamment permis de proposer un plan de formation plus adapté : en regardant où on avait le taux d'absentéisme le plus fort et en creusant le type d'absence, on a vu qu'il y avait toute une démarche de prévention, de gestes et postures, qu'on pouvait mettre en place pour réduire de manière considérable les absences, et donc forcément les coûts.

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« En réduisant de manière drastique les heures supplémentaires, on avait, à budget constant, la possibilité de recruter 10 personnes en équivalent temps plein. C'était  une information capitale. »
- Myra Trival-Faulech, à propos de son expérience à Saint-Martin

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Et sur le régime indemnitaire ?

Myra Trival-Faulech : Voir comment ce régime indemnitaire évolue, comment on peut valoriser, notamment en faisant une corrélation avec les heures supplémentaires, parce que ce sont des personnes qui s'investissent encore plus que d'autres. Comment valoriser ces personnes en étant plus justes, parce qu'on avait un régime indemnitaire qui n'était pas toujours adapté en matière de NBI et de suivi. Ça a permis de partir d'un point zéro, d'avoir une vraie cartographie des emplois, et de permettre au président de réajuster tout ce qui était réajustable.

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Comment l'information est-elle partagée avec les élus ?

Myra Trival-Faulech : On a un conseil syndical composé de différents élus, et il est important de leur faire remonter des données au plus juste de la réalité, pour permettre à ce conseil de prendre les meilleures décisions et d'arbitrer au mieux les orientations à venir du SYVADE : les recrutements, mais aussi une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. En ayant une pyramide des âges très précise, on peut se dire qu'on a une population plutôt vieillissante ou plutôt jeune, et avoir une vraie prospective RH.

Un extrait de Manty est transmis de manière hebdomadaire au directeur général des services, et de manière mensuelle au président, sur un format que nous avons établi avec lui. Lors des conseils syndicaux, il le partage avec les autres élus pour suivre l'évolution de la masse salariale du SYVADE.

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Et pour les rapports obligatoires ?

Myra Trival-Faulech : En ce moment, nous sommes en plein sur les campagnes de promotion interne et d'avancement de grade, et aujourd'hui, en quelques clics, on a les informations. Quand il a fallu travailler sur le RSU ou sur les tableaux de bord liés à l'égalité femmes-hommes, ce sont autant de choses qui, avant, auraient demandé à chacun de retourner dans les dossiers et de chercher. Là, en un clic, on a l'intégralité des informations. C'est un vrai bonheur pour les équipes.

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« Il y a des fois de vraies décisions à prendre, et Manty nous y aide fortement, à travers des données objectives. On n'est plus dans l'émotion, ça ne souffre d'aucune contestation. »
- Myra Trival-Faulech, SYVADE

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Quels sont les avantages du décisionnel au quotidien ?

Myra Trival-Faulech : Quand vous arrivez à gérer les absences à l'échelle du service, à savoir précisément ce qui se passe, s'il y a un mal-être au travail, et comment accompagner, sur les gestes et postures certes, mais aussi peut-être sur des risques psychosociaux. Si on identifie que les absences les plus fortes sont au sein du même service, il y a peut-être des questions à se poser sur le plan managérial. Ce sont des choses qu'on ne pouvait pas faire sans ce type d'outil.

Dans une démarche de contrôle de gestion, l'avantage, c'est que ça permet de travailler en transversalité et d'avoir une vue d'ensemble en permanence de l'activité. Avec les extractions que chacun peut faire, sur la partie financière ou la partie RH, on peut faire des préconisations adaptées.

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