Le contrôle de gestion outillé : des coûts d'activité aux décisions

À propos de Montigny-le-Bretonneux

Montigny-le-Bretonneux est une ville de 35 000 habitants des Yvelines (78), issue de la ville nouvelle de Saint-Quentin-en-Yvelines. Simple village dans les années 70, elle s'est développée très rapidement grâce à l'appui financier de l'État et de l'intercommunalité. Son budget annuel est de l'ordre de 55 millions d'euros en fonctionnement et 5,3 millions en investissement.

Depuis le passage de Saint-Quentin-en-Yvelines en communauté d'agglomération classique en 2004, les financements abondants de l'État ont pris fin. Avec la baisse progressive des dotations et les réformes fiscales successives, les recettes de la collectivité perdent de leur dynamique. La ville a donc créé un poste de contrôleur de gestion pour déterminer le coût des activités et les optimiser, tout en maintenant le service à la population. C'est dans ce cadre qu'elle s'appuie sur Manty Décision.

Intervenante

• Mélissa Magron, Contrôleur de gestion, Ville de Montigny-le-Bretonneux

En quoi consiste votre rôle de contrôleur de gestion ?

Mélissa Magron : Le contrôleur de gestion, c'est un poste transversal. Mon métier ne se résume pas à faire des études de coûts, des analyses et des négociations de délégation de service. Mon but premier est de travailler avec tous les services, de leur apporter mon aide dans une démarche d'amélioration, et d'être un soutien pour les prises de décision.

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Comment accédiez-vous à la donnée avant Manty ?

Mélissa Magron : Les services avaient des indicateurs à leur niveau, mais ne les partageaient pas avec le contrôleur de gestion. Nous faisions face à une difficulté de recensement des différents logiciels métiers, qui nécessitaient l'expertise des services. Nous devions donc les solliciter pour la collecte des données, plus ou moins longue en fonction de leur plan de charge du moment.

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Qu'est-ce que Manty Décision a changé ?

Mélissa Magron : Manty permet de centraliser les tableaux de bord dans un seul et même endroit, en évitant de se retrouver avec X fichiers et X versions. Les indicateurs ne sont pas figés : ils peuvent être modifiés à tout moment et adaptés aux besoins de chacun. La collecte des données est grandement facilitée et fiabilisée en amont, ce qui permet de dégager davantage de temps pour l'analyse.

La plateforme nous donne accès à un grand périmètre d'information, avec la possibilité de croiser les données. La mise à jour automatique à J+1 est un atout majeur, car nous avons la vision et l'évolution en temps réel. Sans oublier que la plateforme est très intuitive et facile d'utilisation. C'est un réel outil d'aide à la prise de décision.

« La mise à jour automatique à J+1 est un atout majeur : nous avons la vision et l'évolution en temps réel. »
Mélissa Magron, Contrôleur de gestion, Ville de Montigny-le-Bretonneux

Comment les tableaux de bord sont-ils partagés dans l'organisation ?

Mélissa Magron : Les tableaux de bord purement financiers et humains sont accessibles par l'ensemble de l'organisation, selon leur accès au périmètre, alors que les tableaux de bord plus spécifiques sont partagés avec les acteurs concernés.

Avec l'accompagnement de Manty, nous avons commencé par mettre en place des tableaux de bord de suivi financier et humain en vision globale. J'utilise également la plateforme comme outil de requêtage, notamment pour les calculs de coûts des activités.

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Quelles visualisations utilisez-vous ?

Mélissa Magron : Nous utilisons presque toutes les visualisations mises à disposition par l'outil : le tableau croisé dynamique, les barres, le nombre, la jauge ou encore le camembert. On choisit en fonction de l'indicateur et de ce qu'on veut montrer : une évolution, une répartition ou un chiffre clé, par exemple.

Le tableau croisé dynamique est la visualisation que nous utilisons le plus, car elle permet d'avoir une vision globale. Pour mes calculs de coûts, j'utilise aussi les données sous forme de tableau croisé dynamique, que j'exporte ensuite sur Excel.

Le requêteur est facile d'utilisation et compréhensible par tous : il ne nécessite pas de formation particulière. La difficulté réside plutôt dans la connaissance des logiciels métiers, ce qui n'a pas de lien avec la compréhension du requêteur.

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Un exemple concret : le tableau de bord du centre aquatique

Mélissa Magron : Nous avons créé un tableau de bord pour le centre aquatique du lac, qui regroupe les différents indicateurs pour les prises de décision. On a une jauge sur le fonctionnement : on connaît notre point actuel par rapport à ce qui est budgété, où on se situe. On a ensuite le détail des recettes par activité, sachant que dans notre centre aquatique, on a la piscine, la remise en forme et la relaxation. On passe ensuite aux indicateurs RH, avec l'évolution de la masse salariale sur les dernières années, et enfin la fréquentation par catégorie : fitness, piscine, centres de loisirs, etc.

« Quand j'avais une question, je rentrais en contact directement avec l'équipe, qui me répondait en deux minutes. L'équipe est au top. Vraiment. »
Mélissa Magron, Contrôleur de gestion, Ville de Montigny-le-Bretonneux

Que retenez-vous de l'outil et de l'accompagnement ?

Mélissa Magron : Manty, c'est vraiment ludique. C'est facile de comprendre comment formaliser la requête, comment créer les tableaux de bord, comment les exporter. Quand quelque chose n'allait pas ou me posait problème, je rentrais en contact directement avec l'équipe, qui répondait en deux minutes à ma question. Petit à petit, les liens se sont faits, et c'est vrai que l'équipe est au top. Vraiment.

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