De Manty Décision à Manty Budget : Montigny complète sa chaîne budgétaire

À propos de Montigny-le-Bretonneux

Montigny-le-Bretonneux est une ville de 35 000 habitants des Yvelines (78), issue de la ville nouvelle de Saint-Quentin-en-Yvelines, avec un budget de l'ordre de 55 millions d'euros en fonctionnement et 5,3 millions en investissement.

Déjà utilisatrice de Manty Décision pour son pilotage financier et ses tableaux de bord, la ville devient en mai la première commune à adopter Manty Budget, avec un objectif : fluidifier les processus liés au budget pour les agents, les gestionnaires et les élus. Elle l'utilise pour préparer son budget de fonctionnement 2022.

Intervenants

• Catherine Bastoni, Première adjointe au maire en charge des finances, de la commande publique et de la transition écologique
• Carine Loos, Directrice Générale des Services
• Christelle Dain, Directrice des finances
• Nathalie Hamon, Responsable de la préparation budgétaire
• Caroline Baranes, Directrice des systèmes d'information
• Jean-Christophe Archimbaud, Directeur de la culture
• Michèle Chappe, Directrice du service événementiel

Pourquoi avoir choisi Manty Budget ?

Christelle Dain : Ça fait deux, trois ans qu'aux finances, nous avons l'objectif de simplifier la préparation du budget : simplification de la trame d'argumentaire, suppression des doubles saisies, faciliter le travail de compilation des inscriptions budgétaires une fois les arbitrages opérés.

Carine Loos : La ville de Montigny avait déjà entamé une relation de travail depuis plusieurs années avec Manty pour la partie Décision et les tableaux de bord, qui permettent déjà un travail de pilotage financier. L'étape suivante était de pouvoir faciliter le process de préparation budgétaire.

Catherine Bastoni : Après, il y a aussi tout un contexte qui a été très particulier, avec des arbitrages difficiles liés à la persistance de la crise sanitaire. Il fallait donner une vision globale du budget à tous, aux élus, aux chefs de service. Et vraiment, Manty Budget permet d'avoir cette vision et d'être complètement interactif.

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Comment se déroulait la préparation budgétaire avant ?

Caroline Baranes : À la ville de Montigny, on vote le budget en décembre. On commençait ce process généralement au printemps et on rendait une copie début septembre aux finances. Il fallait à la fois remplir un fichier Excel et un argumentaire, indépendamment du travail propre à chaque service d'élaborer son budget. On avait plusieurs manipulations de données, de fichiers, de recopies.

Jean-Christophe Archimbaud : Essentiellement à partir de tableaux croisés dynamiques Excel, doublés d'un argumentaire avec un format spécifique dans lequel étaient reprises des données des TCD, puis nos outils de pilotage spécifiques à nos services. Donc pas mal de documents, de doublons, de croisements et d'actualisations nécessaires.

Christelle Dain : Un, c'était un tableau Excel, un, c'était un fichier Word. Ils mettaient beaucoup d'explicatif, mais il n'y avait pas forcément beaucoup de données financières. Chacun faisait à sa manière, et ça pouvait être compliqué en arbitrage de se familiariser avec le document de chacun, qui était différent.

« Ce type d'outil permet de consolider rapidement les données chiffrées et, pendant les séances d'arbitrage, de se concentrer sur le fond et de proposer aux élus des points tangibles sur lesquels la décision doit se poser. »
Carine Loos, Directrice Générale des Services, Ville de Montigny-le-Bretonneux

Qu'est-ce que l'outil a changé pour les arbitrages ?

Carine Loos : Ce type d'outil permet de rapidement consolider les données chiffrées et, pendant les séances d'arbitrage, de se concentrer sur le fond et de proposer aux élus des points vraiment tangibles sur lesquels la décision doit se poser. Dans un contexte réglementaire mouvant et une tension économique liée à la crise sanitaire, on souffre d'un manque de visibilité dans la prospective financière. Plus on gagne du temps et on sécurise nos données, plus on a la possibilité de creuser et d'être vraiment dans le pilotage de nos données financières et dans la perspective.

Christelle Dain : Ça faisait longtemps qu'on était sur une même façon de préparer le budget. Ils râlaient un petit peu parce que c'était une préparation lourde, mais ils étaient habitués. Moi, je n'étais pas inquiète, parce que je savais vraiment le gain qu'il pouvait y avoir en utilisant Manty, et que tout le monde allait gagner du temps, finances et services.

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Quels retours avez-vous eus des services ?

Nathalie Hamon : Ils étaient contents, très contents. On n'a pas eu de retour négatif du tout, puisqu'ils n'avaient plus les tableaux Excel ni la double saisie : ils saisissaient directement dans Manty. Nous, derrière, on avait déjà préparé les argumentaires avec des tableaux collés, qui se mettaient à jour automatiquement. Au moment des réunions d'arbitrage, ça permettait de contrôler si c'était OK, d'avoir une discussion. Et s'il y avait des modifications de saisies budgétaires, c'est moi qui les faisais directement en arbitrage.

Jean-Christophe Archimbaud : Ça s'est très bien passé, parce que c'est pour nous une simplification de la démarche. On est sur une seule plateforme qui se partage en temps réel, c'est un vrai changement. On n'a plus les V1, V2, V3, V4. Et comme c'est un outil en développement, les réponses nous parvenaient très rapidement : les observations sur tel ou tel manque étaient prises en compte très vite. Le sentiment général, c'est une grande simplification de la procédure.

Michèle Chappe : Je l'ai trouvé facile à utiliser, très fluide. Pas beaucoup de questions, c'est très facile à prendre en main. Et c'est plutôt positif, parce que c'est un sacré dossier qui revient chaque année. C'est un peu les devoirs de vacances.

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« On n'a pas eu de retour négatif du tout : plus de tableaux Excel, plus de double saisie. Les services saisissaient directement dans Manty. »
Nathalie Hamon, Responsable de la préparation budgétaire, Ville de Montigny-le-Bretonneux

Et côté finances et élus ?

Nathalie Hamon : C'est plus rapide, même pour les services et même pour nous. On peut voir si on dépasse la lettre de cadrage, on peut voir où en sont vraiment les services, gestionnaire par gestionnaire. Franchement, très bien.

Catherine Bastoni : Ce qui est intéressant, c'est qu'on a accès à la plateforme à tout moment. Automatiquement, on a tout de suite les mises à jour. En arbitrage, on actualise, on a la visualisation des saisies modifiées. Ça donne une fluidité et une transparence : tout le monde visualise tout ce qui est saisi, tout ce qui est mis en place.

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