Comment Jouy-le-Moutier a fait disparaître la double saisie de sa préparation budgétaire ?

À propos de Jouy-le-Moutier

Jouy-le-Moutier est une commune du Val-d'Oise (95) de 16 000 habitants, dotée d'un budget annuel de 35 millions d'euros et d'environ 300 agents. Sa structure budgétaire comprend une dizaine de directions, réparties en 20 gestionnaires.

En 2022, la ville choisit de se doter de Manty Budget pour préparer son budget 2023 : une première préparation budgétaire entièrement dématérialisée et collaborative.

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Intervenantes

• Élodie Cordier, Directrice des finances, Ville de Jouy-le-Moutier
• Aurélie Penza, Responsable de service Assemblées et Coordination administrative, Ville de Jouy-le-Moutier

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Comment fonctionniez-vous avant Manty Budget ?

Élodie Cordier : Avant, on faisait des extractions Excel. On travaillait uniquement sur des fichiers avec des versions multiples. Une version définitive, le risque c'est qu'il y ait des oublis, que ce soit source d'erreurs par rapport à la mise à jour. Les ajustements ne pouvaient pas se faire facilement, les données pouvaient être un peu obsolètes par rapport à la réalité. Et puis les services, à la fin, devaient ressaisir dans Ciril ce qui avait été décidé en conférence politique et budgétaire. Je devais vérifier que tout avait été saisi de manière exacte et reconsolider l'ensemble. C'était énormément de travail.

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Comment s'est passée la prise en main de l'outil ?

Élodie Cordier : Une simple session d'une heure et demie nous a suffi pour découvrir l'outil. C'est tellement intuitif qu'on se l'approprie très rapidement. Je pense que c'est un outil à la portée du plus grand nombre. Ça rend la saisie du budget agréable, ça change vraiment de l'approche qu'on avait précédemment.

Aurélie Penza : C'était très simple. Tout le monde a bien compris. Il n'y a eu aucune erreur. La préparation a été très fluide, très intuitive. On visualise tout de suite grâce aux statuts ce qui est à traiter. Il y a un code couleur, c'est très visuel. On sort de la réunion en sachant que tout a bien été saisi, que les données sont les bonnes.

« Une simple session d'une heure et demie nous a suffi pour découvrir l'outil. C'est tellement intuitif qu'on se l'approprie très rapidement. Je pense que c'est un outil à la portée du plus grand nombre. »
- Élodie Cordier, Directrice des finances, Ville de Jouy-le-Moutier

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Quels gains concrets avez-vous observés pendant la préparation budgétaire ?

Élodie Cordier : On a pris les données de Manty et on les a remontées dans Ciril. Je n'ai eu aucune erreur, j'ai fait ça en une vingtaine de minutes. Un gain de temps pour moi, mais aussi pour les services, parce qu'il n'y avait pas de double saisie. C'est un seul et même outil : tout le monde a accès aux mêmes données, aux mêmes visuels tout au long de la préparation budgétaire. On a vraiment chaque matin les données, tout ce qui avait été saisi la veille.

Aurélie Penza : On sait qui a saisi quoi, j'ai mis plus ou j'ai mis moins, c'est très intéressant pour ne pas perdre d'informations. Parce que des fois ça arrive : quand on fait 50 ou 60 saisies, on peut oublier pourquoi on a augmenté ou diminué une ligne. Là, tout est tracé. Et à la fin de chaque conférence budgétaire, on sait exactement où on en est sur l'équilibre du budget global.

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« J'ai repris les données de Manty et je les ai remontées dans Ciril. Aucune erreur, j'ai fait ça en une vingtaine de minutes. C'est un gain de temps pour moi et pour les services. »
- Élodie Cordier, Directrice des finances, Ville de Jouy-le-Moutier

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Comment les arbitrages budgétaires avec les élus ont-elles évolué ?

Aurélie Penza : Les conférences ont été beaucoup plus courtes. On leur présente uniquement les lignes qui ont un intérêt pour eux, ce qui leur a permis un gain de temps. C'était beaucoup plus synthétique que les tableaux Excel qu'on présentait avant. On a repris ligne par ligne et comme les commentaires avaient été renseignés au fil de la saisie, ça a permis d'aller directement sur le fond du sujet. C'est un réel gain de temps. En plus, on sort de la réunion avec la certitude que tout a bien été saisi et qu'il n'y a pas besoin d'y revenir.

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Quelles fonctionnalités vous ont le plus servi ?

Élodie Cordier : L'espace d'arbitrage m'a beaucoup aidée pour la préparation de la note budgétaire, avec la présentation par chapitre : ça permet d'avoir les montants globaux par chapitre pour les notes de présentation au conseil municipal. J'ai aussi beaucoup utilisé l'onglet Analyse, très souple, où on peut ajouter des visions pluriannuelles et des croisements de données. Et le panneau de configuration permet de choisir les données visibles selon les besoins : on visualise tout de suite les variations à la hausse ou à la baisse. Ce n'est plus une vue en silo, on a une vraie vue d'ensemble, et c'est beaucoup plus intéressant.

On a aussi beaucoup utilisé les catégories, moins d'une dizaine, qui permettent aux services de classifier leurs dépenses et recettes, et de présenter le budget par politique publique aux élus. On pourra peut-être faire évoluer vers un budget vert, si on le souhaite.

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Quels retours avez-vous eu des directeurs et des gestionnaires ?

Aurélie Penza : Les retours ont été très positifs. Une prise en main très facile, très bien présentée. Ils ont apprécié la possibilité d'ajouter des commentaires. En tant que directeurs, ils avaient aussi accès à l'outil et pouvaient voir en temps réel où en étaient leurs équipes dans la saisie. C'est vraiment un outil qui leur parlait davantage que les tableaux Excel. Et tout le monde est content.

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Recommanderiez-vous Manty Budget à d'autres collectivités ?

Élodie Cordier : Je recommanderais tout à fait Manty à d'autres collectivités, parce que c'est un outil performant qui fait vraiment gagner du temps à chaque maillon de la chaîne. Et ça, je pense que c'est loin d'être négligeable. C'est un vrai plus pour la collectivité.