CentraleSupélec : fini le retraitement Excel de la préparation budgétaire, grâce Manty à Budget et son connecteur SIFAC

À propos de CentraleSupélec

CentraleSupélec est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche, membre de l'Université Paris-Saclay. Avec un budget annuel d'environ 100 millions d'euros (dont 50 % de ressources propres) et 1 000 personnels permanents, l'école est soumise à la norme comptable GBCP (Gestion Budgétaire et Comptable Publique) et utilise le logiciel SIFAC pour sa comptabilité : un environnement technique exigeant, propre aux établissements d'enseignement supérieur.

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Intervenant

• Vincent Jolys, DGS, CentraleSupélec

Quelle était la situation avant Manty Budget ?

Vincent Jolys : On avait eu pas mal de remarques sur le caractère artisanal de notre processus budgétaire, et notamment l'absence de communication entre les directions métier et la DAF. La DAF constatait que les documents ne remontaient pas de manière suffisamment homogène, demandaient du retraitement, parce que tout reposait sur des échanges de fichiers Excel. Et les directions métier, à la fin du processus, n'avaient aucune visibilité sur les arbitrages. On faisait face également à un turn-over important sur la fonction financière, ce qui entraînait une vraie perte d'information.

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Pourquoi avoir choisi Manty Budget, et comment s'est déroulé le projet ?

Vincent Jolys : On a cherché à remédier à ces difficultés en se dotant de Manty. C'était une nouveauté pour Manty Budget, qui n'avait jamais été interfacé avant avec la norme comptable GBCP, ni avec le logiciel SIFAC. On a dû adapter la plateforme aux spécificités de cette norme. Ça s'est déroulé assez facilement : c'est un projet qui a été pris en charge par la DAF, qui a ensuite assuré le déploiement dans l'ensemble des directions de l'école. Les équipes de CentraleSupélec connaissent parfaitement les normes GBCP et le logiciel SIFAC, ce qui nous a beaucoup aidés à monter rapidement en compétences. Quelques mois ont suffi.

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« Ça a été très rapide. Le déploiement a été très facile. La prise en main aussi, extrêmement facile. Moi-même je suis un des utilisateurs de Manty, puisque je gère en direct les lignes spécifiques à la direction générale. »
- Vincent Jolys, CentraleSupélec

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Quels bénéfices concrets avez-vous observés après le déploiement ?

Vincent Jolys : Les gens étaient vraiment contents et satisfaits, à la fois de la facilité d'utilisation de l'outil, et du fait qu'il facilite l'ensemble des échanges d'informations entre la DAF et les directions métier, puisque tout est dans l'outil. Les directions métier peuvent aussi joindre des argumentaires pour expliquer les choix qu'elles ont faits. Et pour la DAF, disposer dans un seul lieu de l'ensemble des documents, c'est extrêmement important, surtout face au turn-over. On avait une vraie perte d'information avant. Ça a largement facilité le travail de préparation budgétaire, qui a été beaucoup plus fluide que les années précédentes.

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« Pour la DAF, c'est la certitude d'avoir l'ensemble des documents au même endroit et ne pas avoir à courir après les mails. Manty apporte cette sécurisation. »
- Vincent Jolys, CentraleSupélec

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Qu'est-ce qui a le plus surpris vos équipes ?

Vincent Jolys : Le premier commentaire qu'on a eu au moment du déploiement, c'est sa facilité d'utilisation. Finalement, le plus compliqué pour les utilisateurs, c'est la maîtrise des termes techniques liés à la compétence finance, pas l'outil lui-même. La deuxième chose, ça a été la transparence que l'outil apporte entre les directions et la DAF. Ça a été très fluide, très simple. Les équipes Manty étaient à l'écoute de nos demandes et de nos besoins, et ont tenu les calendriers et les délais qu'on s'était fixés.

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Recommanderiez-vous Manty Budget à d'autres établissements ?

Vincent Jolys : Je recommanderais vraiment cet outil, notamment pour des structures plus complexes que CentraleSupélec. J'ai travaillé en université, j'ai connu la complexité de ce type d'organisation et la difficulté de ne pas avoir un outil qui permet de rassembler toute l'information. C'est une vraie force de l'outil : sa capacité à s'adapter à notre organisation.

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Quels sont vos enjeux pour la suite ?

Vincent Jolys : Nos enjeux pour cette année vont être d'assurer la continuité du connecteur avec le passage en SaaS de SIFAC, c'est-à-dire SIFAC+. C'est un vrai enjeu pour qu'on arrive à reconnecter tous nos outils. C'est le chantier sur lequel nous travaillons avec les équipes Manty.