Deux tableaux de bord de mi-mandat pour valoriser l’action de la collectivité auprès de la population

Cet article a été écrit en collaboration avec deux anciens collaborateurs de cabinet ayant accompagné les élus locaux pendant de nombreuses années et travaillant désormais chez Manty : François Cunéo, Chef de projets et Thomas Miachon, Consultant senior.

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Communiquer sur les actions concrètes de la collectivité est essentiel pour entretenir le contrat de confiance qui existe entre les élus locaux et les administrés. Ce lien, fondé sur la perception que les actions mises en place sont pertinentes et efficaces, requiert que les habitants soient informés des projets de la collectivité et donc qu’elle communique dessus. Pour cela, les élus s’appuient sur les membres du cabinet, mais également l’administration qui fournit la majorité des données et des explications sur lesquelles reposent la communication. Ce processus - qui implique de nombreux acteurs - se révèle donc souvent complexe et chronophage.

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Prenons l’exemple d’une grande ville où la perception des habitants quant à l'entretien et la propreté du domaine public diffère de la communication avancée par les élus. Conscient de ce décalage, le maire a un enjeu de démontrer les efforts de l’administration pour adresser ce problème. Il peut alors appuyer ses prises de paroles sur des éléments objectivés tels que l'augmentation du nombre d'heures des agents sur le terrain, la fréquence des tournées de ramassage de déchets (en hausse) ou l’investissement dans la modernisation du matériel des Services techniques. Cette approche met en avant l’intervention quotidienne des équipes de propreté urbaine -  dont le travail est généralement invisible - tout en démontrant la nécessité de mettre en place de mesures complémentaires telles que des actions de sensibilisation sur les déchets ou l’installation de nouvelles poubelles.

À travers deux exemples de tableaux de bord : Communication municipale et Suivi des investissements du mandat, découvrez comment Manty Décision peut vous aider à mesurer, suivre et communiquer efficacement sur les réalisations de votre collectivité.

Deux bonnes pratiques pour tirer parti des données de sa collectivité et communiquer sur la réalisation du programme

1. Faire une sélection des thèmes porteurs pour les habitants avec des objectifs concrets et des indicateurs précis

Pour faciliter la communication tout au long du mandat, les élus et l’administration peuvent tout d’abord définir les thématiques qui intéressent les habitants - souvent inspirées du programme du mandat. Celles-ci sont ensuite partagées en interne et en externe, et scindées en objectifs concrets et réalisables. Par exemple, dans le cadre de sa politique publique “mobilité”, le maire d’une ville peut avoir pour objectif de développer l’infrastructure cyclable de sa ville.

Des indicateurs spécifiques - choisis avec les services - sont ensuite associés à chaque objectif afin de les mesurer, de les suivre attentivement et de générer des données fiables et pertinentes. Pour apporter la preuve du travail de la collectivité par les chiffres, il est essentiel de “choisir des indicateurs qui parlent aux habitants” précise François Cunéo. Dans notre cas, il pourrait s’agir des indicateurs “installation de 10 nouvelles vélostations dans la ville” ou “doubler le nombre de pistes cyclable dans la ville”. Certaines informations comme les dépenses d’investissement ont également un fort impact pour démontrer les “priorités” budgétaires de la ville. 

Ce travail autour de la définition de thèmes, d’objectifs et d’indicateurs permet ensuite de structurer la remontée des informations au cabinet avec, par exemple, la création de trames à remplir, de tableaux Excel formatés et envoyés périodiquement par celui-ci aux services. 

2. S’appuyer sur les outils de BI pour remonter l’information

“Les élus s’expriment tout au long de leur mandat sur de nombreux supports et évènements, sur des thématiques plus spécifiques ou grand public. Il y a les discours, les voeux , les réunions de quartiers, les contenus rédactionnels type éditos, etc. Dans tous les cas, ils ont besoin d’informations remontées des services.” François Cunéo, Chef de projet

Pour satisfaire ce besoin d'informations, la collectivité doit mettre en place un système efficace pour collecter, traiter et analyser ces données, mais également faciliter la diffusion de l’information entre les différentes parties prenantes. “Lorsque le cabinet collecte les données, il est tributaire de la disponibilité et la bonne volonté de ses interlocuteurs. Dans ce contexte, le retour peut être long, la qualité des remontées de données est très variable, les données brutes sont parfois complexes ou doivent être retraitées et les données sont parfois anciennes.”, explique François Cunéo.

En effet, “l’enjeu du pilotage se situe également en interne. L'accès à des données structurées et actualisées simplifie considérablement le suivi et l'analyse des indicateurs, permettant aux membres de l'exécutif de se focaliser sur le choix de l’histoire qui va les accompagner” ajoute Thomas Miachon.

L’utilisation d'une solution de visualisation de données et de pilotage stratégique, telle que Manty Décision peut ainsi être une réponse appropriée aux défis généralement rencontrés par le cabinet du maire. 

“La force de Manty Décision est de pouvoir automatiser la remontée de données sur une sélection d’indicateurs et de filtrer les résultats par quartier par exemple. Le logiciel permet ainsi de produire à tout moment un tableau de bord à jour sur un secteur choisi. Une souplesse extrêmement appréciable.” indique François Cunéo

Les deux tableaux que nous allons maintenant présenter ont été conçus en étroite collaboration avec des municipalités. Ils peuvent cependant être aisément ajustés à d'autres typologies de collectivités, en modulant au besoin les indicateurs intégrés.

Découvrez comment un département pilote son plan de mandature avec Manty Décision dans notre article !

Communiquer sur l’atteinte des objectifs politiques du mandat

Bien que non obligatoire, de nombreuses collectivités réalisent un bilan annuel ou de mi-mandat pour présenter les réalisations de la collectivité. La mi-mandat constitue un moment privilégié pour prendre du recul, faire le point sur les objectifs et les projets - notamment pluriannuels - de la collectivité, les analyser et de procéder à des ajustements. 

Ce premier tableau de bord “Communication municipale” créé dans Manty Décision avec une de nos villes utilisatrices, a été pensé comme un bulletin spécial du magazine de la ville publié chaque année ou à la mi-mandat.

Il permet d’illustrer les résultats des principales actions, mais aussi d’objectiver le discours politique en lui donnant une certaine consistance. “Un maire voudra toujours convaincre ses administrés de l’efficacité de son projet et ce sera d’autant plus efficace s’il s’appuie sur des données chiffrées et bien présentées. Ce tableau permet cela avec des graphiques simples et clairs.”, indique François Cunéo qui a travaillé à son élaboration.

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Complet, ce tableau croise des données financières, des données RH et des données d’activité provenant des logiciels métiers ou de fichiers CSV (intégrées grâce au connecteur Import Excel de Manty Décision). “Cela permet par exemple de visualiser l’évolution des recettes fiscales de la ville et ses causes. Leur augmentation est- elle liée à la hausse du taux communal de la taxe foncière ou à l’augmentation du nombre de propriétaires portée par les nouvelles constructions ?” développe Thomas Miachon.

À titre d’information, cette fonctionnalité d’import Excel facilite la structuration et la remontée de données éparses, grâce à la création d’un modèle de fichier CSV pouvant être rempli par les services à intervalles réguliers, et éliminant le besoin de retraitements pour obtenir des indicateurs à jour dans un tableau de bord.

Afin de faciliter la communication autour des différentes politiques publiques, chacune d’entre elle dispose de sa propre section du tableau. On retrouve par exemple : 

• la section “Écologie” qui met en avant les actions prises pour renaturer la ville, réduire l’impact de la collectivité sur l’environnement et s’adapter au changement climatique.  Elle comprend des indicateurs tels que le suivi du déploiement du réseau cyclable et le nombre d’actions de sensibilisation dans les écoles.
• le volet dédié à la “Tranquillité publique” qui suit les actions de sécurisation du territoire engagées par la collectivité dans le cadre des pouvoirs de police du maire, à travers des indicateurs tels que l’effectif de la police municipale, le nombre de patrouilles effectuées ou encore la vidéoprotection.
• Élément important pour les habitants et faisant souvent l’objet de mécontentements, la “Voirie” dispose de sa propre partie qui met en lumière les efforts menés pour améliorer la qualité des routes. Elle contient des indicateurs comme les montants des plus importantes rénovations de voirie, et le nombre de rues refaites. Cela peut être complété avec les investissements en matière d’accessibilité des trottoirs.

Découvrir le tableau “Communication municipale” sur notre plateforme de démo !

“Pour illustrer sa situation comparativement aux villes voisines ou de même strate, la collectivité peut également y ajouter des données open data” suggère François Cunéo. Le taux de satisfaction des habitants ou encore la place de la collectivité dans un classement des villes où il fait bon vivre, peuvent par exemple piquer la curiosité des habitants.

Valoriser les dépenses d’investissement 

Manifestation concrète de la volonté politique, l’investissement est une donnée massivement suivie et partagée par les collectivités souhaitant montrer que le budget est utilisé de manière équitable et en accord avec le programme du mandat. 

Le tableau de “suivi des investissements du mandat”, conçu par une de nos collectivités clientes en Ile-de-France, permet de visualiser comment le budget est utilisé pour financer les grandes dépenses d'investissement et projets d'infrastructure. 

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Les données qu’il contient peuvent ensuite alimenter des actions de communication destinées à la population (sur les réseaux sociaux, dans le journal municipal, en assemblées de quartier ou réunion d’habitants) pour partager l’évolution des grands projets d’investissements. Elles peuvent également alimenter des discussions internes. “Chaque année durant le débat d’orientation budgétaire, nous mettions en avant les investissements fait depuis le début du mandat et ceux prévus pour l’année à venir” explique Thomas Miachon. Il ajoute que les données d’investissement “sont souvent utilisées lors de seminaires de travail organisés par la majorité pour appuyer les discussions”.

Découvrir le tableau “Suivi des investissements du mandat” !

Composé uniquement de données disponibles sur le logiciel comptable, il contient des indicateurs tels que : 

• le montant total des investissements depuis le début du mandat
• le montant dépensé chaque année pour chaque gros projet d’investissement ou opération
• le montant total des investissements depuis le début du mandat sur différents postes de dépenses comme les aménagements urbains et de voirie, ou encore la vidéosurveillance.
• le détail des dépenses d'investissements par service, par code fonction et par année

Il est également possible d’intégrer d’autres champs de texte dans ce tableau afin de donner plus d’informations sur les projets en cours - état d’avancement, coûts principaux, délais - et de rappeler les retombées espérées pour la population. Idée : une fois le projet terminé, on pourra ajouter les retombées observées et les résultats d’une éventuelle enquête de satisfaction.

Conclusion

Les deux tableaux de bord présentés dans cet article permettent d’appuyer le “ressenti du terrain” que les élus maîtrisent. L’outil Manty Décision, simple d’utilisation et automatisant tout ou partie du processus, est alors une aide bienvenue : 

• pour le collaborateur de cabinet sous l’eau, qui doit fréquemment centraliser et mesurer l’impact concret de la vision portée par les élus ;
• et pour l’administration qui doit fournir et détailler les données d’activités. 

“Agir aux côtés des élus au service de la population est très gratifiant. C’est un engagement qui a un réel impact dans la vie quotidienne des gens.” indique François Cunéo. 

“Ce travail de communication autour de la donnée permet à tous les citoyens de suivre et s'approprier les actions mises en oeuvre sur le territoire. In fine, et alors que l'on parle régulièrement du lien entre les élus et les citoyens, la communication de données structurées et objectives permet de donner du sens à l'action publique.” conclut Thomas Miachon.

Pour en savoir plus sur Manty Décision, notre outil de visualisation de données et de pilotage stratégique, rendez-vous sur notre page dédiée ou prenez rendez-vous avec un de nos chargés d’affaires secteur public pour discuter de vos besoins.