Évaluation de la mutualisation des services, partage des données : le retour d’expérience de Territoires Vendômois sur la mise en place de Manty Décision

Cette interview est tirée de l’intervention de Mme. Bourgait à la table ronde des rencontres du pilotage #2, animée par Frédéric Leognany. Propos retranscrits par Aloïce Triviaux-Frenet.

Agnès Bourgait, directrice de la qualité et du contrôle de gestion de l'agglomération Territoires Vendômois, revient sur la mise en place de Manty Décision dans sa collectivité, les enjeux majeurs de la mutualisation des services et de son évaluation, ainsi que les défis spécifiques liés au pilotage dans une intercommunalité.  

Pouvez-vous présenter votre collectivité et vos enjeux autour du pilotage ?

Territoires Vendômois est une communauté d'agglomération de 55 000 habitants située dans le département de Loir-et-Cher. Créée en 2017, elle est issue de la fusion de quatre communautés de communes (CC) dont une était déjà mutualisée avec l'administration de la ville de Vendôme (17 000 habitants). 

Lors de la fusion, l’enjeu était de transposer cette manière de travailler auprès d'une communauté d'agglomération de 65 communes, dont un certain nombre de petits villages de moins de 500 habitants. Le fonctionnement d'une administration XXL et d’un maire, souvent seul avec sa secrétaire de mairie et son agent technique, étaient deux réalités totalement différentes.

Quelles sont les principales ambitions de votre pôle Contrôle de gestion ?

Avec la création de l'agglomération en 2017, il était essentiel de mettre en place une évaluation de la mutualisation. J’ai donc été chargée de mener cette évaluation, d'introduire des outils de contrôle de gestion et de partager les avantages qui en découlent avec toutes les communes.

Un jour, le président de l’agglomération est rentré de Paris et m’a dit “Agnès, je crois que j'ai trouvé quelque chose qui va vous intéresser”. Nous avons effectivement été enthousiasmés par Manty Décision et nous l’avons déployé en 2020. Il est désormais connecté à cinq logiciels différents : finances, ressources humaines, services techniques, services à la population et gestion des équipements aquatiques.

Découvrez Manty Décision, notre solution de visualisation de données et pilotage stratégique !

L'évaluation joue un rôle essentiel dans la légitimité de la mutualisation des services. Sans elle, il est difficile de dire si la mutualisation fonctionne ou non, et quels sont ses effets. L'une des difficultés de ma mission était de rendre la convention de mutualisation plus visible. Les suspicions qui peuvent apparaître sont souvent liées à l’idée qu’une commune est plus avantagée que les autres par la mise en commun des services. Cependant, grâce à Manty qui nous aide à mesurer l’activité en temps réel, nous sommes en mesure de visualiser les indicateurs de mutualisation - comme le temps alloué à chaque équipement - qui reflètent la réalité concrète du terrain et dissipent les doutes.

Quels étaient les principaux enjeux liés à la mise en place des indicateurs ?

Il est d’abord essentiel d'assurer la traçabilité de nos données. Je chasse donc systématiquement les tableurs Excel parce qu’ils contiennent des données figées et statiques, et lorsque quelqu’un part, beaucoup d’informations sont perdues. Nous les utilisions beaucoup, mais, petit à petit, la dynamique de la donnée Manty gagne du terrain. 

Nous avons également amélioré la qualité de nos données. Pour cela, il était nécessaire que les services support - tels que les gestionnaires finances, RH, services techniques, etc. - comprennent que les données remontées dans Manty ne font que refléter ce qui a été saisi dans la base de données. Si un résultat aberrant est obtenu, c'est parce que les données ont été saisies de manière incorrecte. Nous avons souvent rencontré ce problème dans notre logiciel de services techniques et pour les données relatives au foncier, car les méthodes de saisie dans les services de voirie, techniques et espaces verts n'étaient pas nécessairement uniformes. C'est là que la démarche qualité intervient en fournissant des lignes directrices, des procédures et une harmonisation des données, afin d'obtenir des résultats fiables et opérationnels.

Plus d'informations sur les enjeux spécifiques liés à la mutualisation des services communaux dans notre article dédié !

Nous avons également rencontré de la résistance pour le partage des données RH, malgré leur anonymisation supprimant toute mention du nom des agents. La culture de la collectivité ne privilégiait pas du tout l'accès à ces informations, mais nous assistons progressivement à une transformation. Le partage d'informations RH n'est plus vu comme quelque chose de néfaste et les RH apprécient la possibilité de paramétrer des droits d’accès distincts, plus stricts pour le SIRH que pour les autres logiciels. Les directeurs ont maintenant accès à leurs propres données RH qui représentent jusqu’à 75 ou 80 % de leurs charges de fonctionnement et qui sont indispensables à la gestion de leur service. 

Pourriez-vous nous partager un exemple d'évaluation de la mutualisation que vous avez réalisée ?

Je peux vous présenter le calcul que nous avons effectué du coût de la “cuisine centrale”, un service mutualisé qui sert la ville, l'agglomération, le CCAS et le CIAS.

Dans ce calcul, nous avons intégré les charges directes, mais également les charges indirectes qui provenaient des dix services supports mutualisés de la “cantine centrale” (en jaune sur le graphique). Nous avons dû croiser des informations provenant des indicateurs Manty pour les services connectés à la plateforme - tels que le magasin, les espaces verts, les RH - et de fichiers Excel pour les services non connectés comme le service informatique ou les assurances. 

Le calcul a révélé que les services de support - charges de structures comprises - ne représentaient que 4 % des charges totales de la cuisine centrale. Ce taux, généralement compris entre 7 % et 10 %, est donc relativement bas à Territoires Vendômois grâce à la mutualisation. 

Nous avons prévu de poursuivre ce calcul dans les années à venir afin de suivre l’évolution de ce taux et d’obtenir une vision pluriannuelle de la mutualisation de ce service. Les variations constatées peuvent témoigner d'une volonté d'investissement ou, au contraire, d’un désengagement.

Dans ce contexte, les commentaires des directions deviennent très importants. En tant que contrôleur de gestion, je les accompagne pour vérifier qu’il n'y a pas eu de problème dans l'évaluation et ce sont eux qui interprètent les indicateurs et nous informent sur ce qu’il s'est passé. C'est un peu comme lors d'une visite chez un cardiologue qui pose des électrodes. Lorsque nous positionnons les indicateurs Manty au bon endroit, ils nous permettent de suivre réellement l'activité. Ensuite, le directeur, qui est l'équivalent d'un médecin généraliste pour son service, apporte une analyse essentielle. Les données elles-mêmes n'ont aucune valeur, c'est leur interprétation qui leur donne du sens.

Qu'est-ce qui, selon vous, distingue le pilotage d'un EPCI (Établissement Public de Coopération Intercommunale) de celui d'une commune ?

La principale distinction réside, à mon avis, dans la question du partage des données.  Lorsque nous travaillons au sein d'une commune, nous formons une équipe dès le début, nous nous faisons confiance et travaillons ensemble. La gestion de 65 communes est tout à fait différente, car le partage initial fait défaut et il devient essentiel de trouver des moyens de communication efficaces. Pour moi, les outils Manty sont également une façon de fournir à chacun ce dont il a besoin pour communiquer avec les autres de manière fluide et efficace. 

Les tableaux de bord que vous avez créés sont-ils accessibles aux élus ou uniquement aux directeurs ? 

Actuellement, les tableaux de bord sont consultables par les directeurs, mais ne sont pas encore accessibles aux élus. Cette décision a été prise à la fois, car nous étions en pleine fiabilisation de nos bases de données, et également parce que nous souhaitons permettre aux directeurs, qui possèdent toutes les explications nécessaires sur les évolutions de ces indicateurs, d'interagir avec l'élu référent.

Découvrez le tableau de bord modèle Services Techniques sur notre plateforme de démo !

Je me suis par ailleurs aperçue que pour nos équipes en interne, l’accès aux tableaux de bords et aux indicateurs, est un excellent moyen de restituer l’information. À titre d'illustration, la carte des interventions techniques créée dans Manty à partir des données d’Atal, notre logiciel pour les services techniques, est un indicateur qui permet aux équipes de voir dans quels secteurs elles interviennent. Elle contribue, peu à peu, à l’intégration de cet ADN d'une intercommunalité plus grande.

‍

Vous souhaitez discuter du projet décisionnel de votre intercommunalité, prenez rendez-vous avec un de nos chargés d'affaire !

‍