Valoriser les données mutualisées d'une Communauté d'Agglomération

"L'outil Manty me permet d'accélérer considérablement la production de tableaux de bords décisionnels en partageant rapidement et simplement avec l'ensemble des managers de notre structure, une information sans cesse actualisée. 

Agnès Bourgait, Contrôleuse de Gestion

Situation initiale

L'administration locale unique (ALU) entre la ville de Vendôme et la communauté du pays de Vendôme date de 2003. Depuis, cette mutualisation s'est régulièrement élargie, intégrant le CCAS, le CIAS, l'intercommunalité et la régie du pôle nautique, suite à une fusion avec trois autres communautés de communes, est passée en 2017 de 12 à 65 communes, avec la prise de compétences permettant de créer une communauté d'agglomération. L'ALU dispose d'une seule direction générale (DGS et DGA) chargée de diriger les différentes structures du territoire.

 

Cette mutualisation très développée, innovante en son temps, s'accompagnait de nombreux défis en matière de gouvernance des données. 

-  Une masse d'informations disponibles dans des logiciels métiers qui ne communiquaient pas ente eux ; 

-  Des traitements à réaliser dans des tableurs "maison" sans véritable automatisation avec un potentiel risque d'erreur lié à la récupération des données ; 

-  Des délais de consolidation et d'analyse longs

Un contrôle de gestion qui n'était pas outillé pour gérer et traiter autant d'informations provenant de sources différentes et une direction générale qui avait besoin d'un outil simple pour mieux suivre ces activités et particulièremment les données permettant de piloter la mutualisation afin d'en montrer les bénéfices. 

Solution

Intégration progressive de trois logiciels : le logiciel de gestion de "l'espace famille" Technocarte, puis dans un deuxième temps, les logiciels Sedit RH et Atal. La collectivité a également le projet d'intégrer une base de données financières, avec un traitement attendu des données de la nomenclatures achats pour améliorer la performance d'acheteurs de la structure.  

Une connaissance plus avancée en Ressources Humaines et Services Techniques a permis à Manty de construire des tableaux de bord de base en quelques semaines

Co-construction d'indicateurs spécifiques et personnalisation des tableaux de bords selon les besoins de la Communauté d'Agglomération

Résultats

Les données des bases métiers RH, Services Techniques et Famille centralisées sur une interface unique 

Les données de toute l'agglomération, remontées automatiquement et accessibles en quelques clics au Contrôle de Gestion et à la Direction Générale et qui sera étendue prochainement aux directeurs afin qu'ils disposent de tableaux de bord individualisés. 

A terme, une communication facilitée avec les élus référents du territoire qui les aidera dans leurs prises de décision. 

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