Contexte

Dans plusieurs collectivités et établissements publics territoriaux, le choix de Manty a été motivé par la volonté de la Direction Générale de mettre à disposition de toutes les directions des indicateurs clés de pilotage de leurs ressources financières et humaines.

 

Le changement de statut de la collectivité, la mutualisation des services ou encore la restructuration des directions ressources ont constitué autant de contextes propices à la mise en oeuvre d'un tel projet.

 

Les constats les plus récurrents soulevés par ces administrations publiques, et moteurs dans leur prise de décision étaient notamment :

  • Le manque d'ergonomie des logiciels financiers et de ressources humaines, ne permettant souvent pas aux directions fonctionnelles de requêter en autonomie les données concernant leur activité.

  • Le temps passé par les services ressources à répondre aux questions des directions

  • Le manque d'harmonisation du pilotage réalisé par les différentes directions

  • L'absence d'analytique et d'indicateurs agrégés ne permettant pas un pilotage efficient

Connecteurs & logiciels intégrés

Ces administrations ont donc fait le choix d'intégrer en priorité sur leur plateforme Manty les données provenant de leurs systèmes d'informations RH et financiers.

 

Une fois les connecteurs installés et le projet lancé avec l'ensemble des parties prenantes (DGA Ressources, Directions RH et financière, DSI et/ou Direction du Pilotage et de la Performance), la première étape a été d'identifier avec les référents de chaque périmètre la liste des indicateurs qu'ils souhaitaient déployer à leurs directions, par ordre de priorité, et leur répartition dans différents tableaux de bord (par périmètre, par thématique, ou encore par direction par exemple).

Les grandes familles de données composant un système d'information RH :

  • Les données relatives aux effectifs et affectations des agents

  • Les données relatives à la paie

  • Les données d'absence

  • Les données de formation

 

Les grandes familles de données composant un système d'information financier :

  • Les données relatives à l'exécution budgétaire du budget primitif au montant mandaté

  • Les données de facturation

  • Les données de suivi des marchés

Construction des indicateurs & tableaux de bord

Selon les collectivités, les indicateurs à suivre étaient soit impulsés par la direction générale ou par les directions ressources, dans le but notamment d'harmoniser le pilotage des directions, soit en identifiant auprès des directions fonctionnelles leurs besoins, afin de créer des indicateurs adaptés aux spécificités de chaque direction. Ces deux méthodes sont complémentaires et se sont le plus souvent inscrites dans la continuité l'une de l'autre.

 

Les premiers mois de ces projets ont ainsi été consacrés à la construction progressive de ces indicateurs et tableaux de bord ainsi qu'à la préparation des données. Cette étape consiste plus spécifiquement à nettoyer et structurer les données dans le but de rendre les indicateurs plus lisibles dans une perspective de pilotage - par exemple, en triant les différents types d'absence, comme illustré ci-dessous, ou en supprimant les valeurs obsolètes.

Cette étape de paramétrage a également consisté en la construction de nouveaux indicateurs de pilotage, inexistants dans la base de données initiale, à l'instar par exemple des équivalents temps plein, du taux d'absentéisme, des taux de mandatement et réalisation des dépenses et recettes ou encore des politiques publiques.

Partage des tableaux de bord aux différentes directions

Une fois les tableaux de bord validés par les référents et mis en forme, les tableaux de bord ont pu être diffusés largement aux différentes directions, selon leur droits d'accès.

 

Grâce au système de permissions et à la conception dynamique des tableaux de bord développés par Manty, un seul et même tableau de bord a pu être partagé à l'ensemble des directions, qui chacune, ne voit que les données qui les concernent. Par exemple, sur un même tableau, la Directrice des Sports voit les données financières filtrées sur son gestionnaire SPORT et les données RH associées à la Direction des Sports, tandis que le Directeur de l'Urbanisme voit les données filtrées sur son gestionnaire et sa Direction.

 

En collaboration avec les porteurs du projet, et dans chacune des collectivités ayant comme objectif premier la mise à disposition d'indicateurs de pilotage au sein de leur organisation, nous avons ensuite pris le temps de rencontrer individuellement chaque direction afin d'identifier leurs besoins spécifiques et de personnaliser leur propre tableau de bord. Ainsi, alors que la Direction de la Culture pilote mensuellement les dépenses de son Conservatoire et la masse salariale de ses vacataires, la Direction des Bâtiments va quant à elle désormais suivre en autonomie ses dépenses de fluides et les accidents de travail de ses agents.

Données du logiciel métier et données agrégées et structurées par Manty

Bilan : les résultats clés

  • Des tableaux de bord accessibles en consultation à toutes les directions, avec des données mises à jour quotidiennement de manière automatique 

  • Des heures épargnées à requêter puis re-traitrer les données des systèmes d'information, permettant aux directions de se concentrer uniquement sur l'analyse de leurs données

  • Un véritable dialogue de gestion instauré entre les directions ressources et fonctionnelles

  • Des indicateurs de pilotage harmonisés au sein de l'organisation

Cas d'usage

Mettre à disposition des directions les indicateurs clés de pilotage de leurs ressources financières et humaines

Derniers témoignages de Manty Décision

Clermont Auvergne Métropole (63),  
Métropole | 300 000 habitants

"L'accompagnement Manty est similaire à de la haute couture, c'est à dire entièrement personnalisé et adapté aux besoins de la collectivité"

Derniers articles sur le blog Manty

Exploitation des données : 6 points à surveiller dans ma collectivité en 2021

12 févr. 2021 - Par Julia Lacolle